Извлечение спецификаций из проектной и тендерной документации

Проект или тендер редко приходит одной аккуратной таблицей. Обычно это архив: пояснительная записка, чертежи, спецификации оборудования и материалов в PDF, часть листов сканом, часть в Word или Excel. Документации сотни страниц, а нужны из неё десять листов со спецификацией.

Тендерный специалист, инженер или сметчик находит эти листы и переносит строки руками в Excel или в 1С. Потом ищет каждую позицию в справочнике, чтобы понять, что есть на складе и что закупать. На одной из встреч прозвучало, что внесение спецификаций занимало до 4,5 человеко-месяца в месяц на три отдела. Ошибки при этом неизбежны. Как сказал один из клиентов, «достаточно одного неправильного тире», и позиция уже не находится в справочнике.

Извлечение спецификаций в МБС.НСИ снимает ручной перенос. Система находит таблицы спецификаций в документах и переносит их в цифру. Дальше позиции сопоставляются со справочником, раскладываются на закупки и получают предварительную оценку стоимости. Решение по спорным строкам остаётся за специалистом.

Большую спецификацию редко закупают одним заказом. Её делят по категориям, по поставщикам, по объектам или по срокам. Вручную это ещё один день работы со сводной таблицей.

МБС.НСИ классифицирует позиции спецификации и раскладывает их на группы. Признак группировки выбираете вы: категория товара, поставщик, заказ, объект. По каждой позиции система показывает, есть ли она на складе. Закупщик видит, какие позиции запросить со склада и какие отдать в закупку. Для каждой группы указывается ориентир бюджета и ответственный.

Если одинаковые позиции пришли в разных спецификациях или от разных подразделений, их можно объединить в один лот с суммарным объёмом. Объединённый лот хранит ссылки на исходные заявки.

По каждой группе дальше запрашивают цены. Ответы поставщиков сводятся в конкурентный лист против той же спецификации, с которой всё началось.

До участия в тендере или до согласования проекта нужно понять, сколько всё это стоит. Сметчику часто не нужен полный расчёт. Нужно заполнить две колонки: цену и сумму по каждой строке.

МБС.НСИ даёт предварительную оценку стоимости спецификации по строкам. Источники три:

• история ваших закупок и полученных КП;
• прайсы и фиды поставщиков, загруженные в систему;
• цены из открытых источников, где они есть.

У каждой цены указан источник, поэтому оценку легко проверить и защитить. Для заказных позиций, у которых открытой цены нет, система показывает поставщиков, работающих с такими позициями, и ставит метку «цена по запросу». По таким строкам цены запрашиваются отдельно.

Оценка помогает тендерному отделу быстрее решить, идти ли в торги, а снабжению заранее увидеть дорогие позиции. Окончательную цену определяют КП поставщиков и решение вашего специалиста.