Конкурентный лист и сравнение КП поставщиков

Конкурентный лист собирают каждый раз, когда цены запросили у нескольких поставщиков. Ответы приходят как кому удобно. Один присылает КП в PDF, второй счёт сканом, третий выгрузку прайса в Excel, четвёртый пишет цены прямо в письме. У каждого свои наименования, свои единицы и свой порядок строк.

Дальше закупщик переносит всё в одну таблицу руками. Ищет, какая строка поставщика соответствует какой строке спецификации. Пересчитывает упаковки в штуки. Отмечает, где предложили замену. Закупщики на встречах называли именно это самым болезненным местом: «у нас позиция называется одним образом, у поставщика другим».

Ручное сравнение коммерческих предложений плохо масштабируется. На пять поставщиков и двадцать строк хватает вечера. На двадцать поставщиков и спецификацию в триста строк уходит несколько дней, а ошибка в одной строке меняет итог выбора. Цены по одному предмету закупки потом лежат в десятке файлов, и когда сотрудник увольняется, история уходит вместе с ним.

МБС.НСИ берёт ответы поставщиков в любом виде и сводит их в конкурентный лист против исходной спецификации. Формат файлов приводить заранее не нужно. Кроме полученных КП в лист попадают история закупок и предложения, найденные на рынке.

Итог разбора собирается в сводную таблицу предложений. Строки берутся из вашей исходной спецификации, столбцы показывают поставщиков.

• по каждой строке видны цена, срок поставки, условия оплаты и наличие у каждого поставщика;
• лучшая цена по строке подсвечена;
• точные совпадения и аналоги отмечены разными метками;
• если поставщик предложил меньше, чем нужно, это видно как нехватка количества;
• у каждой цены указан источник: КП, счёт, прайс, фид, прошлая закупка или находка на рынке;
• рядом с ответами ваших поставщиков стоят альтернативные поставщики, найденные системой;
• таблицу можно сортировать и смотреть в разрезе заказов и объектов;
• готовый конкурентный лист выгружается в Excel или в вашу форму.

Рынок и альтернативные поставщики. Конкурентный лист не ограничен теми, кто ответил на запрос. МБС.НСИ находит поставщиков и предложения сама и сопоставляет их строки со строками заявки на закупку. Источники такие:

• ваша номенклатура и КП поставщиков;
• история закупок в системе;
• загруженные прайсы и подключённые фиды поставщиков;
• API поставщиков;
• интернет: поиск поставщиков и предложений по позиции.

Найденные предложения встают в лист отдельной отметкой «альтернатива», с источником и датой. Закупщик видит по каждой строке три слоя сразу: что брали раньше, что предложили сейчас и что есть на рынке. Добавлять ли нового поставщика в закупку, решает он.

Анализ коммерческих предложений по такой таблице занимает минуты. Закупщик видит, у кого дешевле по каждой строке, у кого дешевле в сумме, кто привезёт быстрее. Руководитель закупок, финансовый контроль и тендерная комиссия смотрят один и тот же документ.

Конкурентный лист собирается и для проектных спецификаций. Если спецификация пришла пачкой PDF, её сначала извлекают из документации, потом по ней запрашивают цены.

Каждое предложение, которое прошло через конкурентный лист, остаётся в системе. Со временем по каждой позиции копится история цен: кто, когда и по какой цене предлагал.

С историей новое предложение можно оценить сразу:

• сравнить с ценами прошлых закупок и КП по той же позиции;
• увидеть аномально высокие и подозрительно низкие цены;
• найти переплаты по прошлым закупкам;
• следить за ключевыми позициями, по которым цена важна больше всего.

У каждой цены указаны источник и дата. Когда закупщику нужно обосновать выбор поставщика, он опирается на историю и рынок и не собирает доказательства заново из десятка Excel-файлов и вкладок браузера. История не зависит от конкретного сотрудника и не теряется при его уходе.

Для оптовых компаний к истории добавляются прайсы и фиды поставщиков. Они загружаются регулярно и сопоставляются с вашей номенклатурой, получается единая база цен всех поставщиков. Подробнее в модуле «Закупки и поставщики».