Нормализация справочника номенклатуры и НСИ

Нормализация НСИ нужна, когда справочником номенклатуры перестают пользоваться с доверием. Продажи не находят позицию и заводят новую. Закупки покупают то, что уже лежит на складе под другим названием. Отчёты по остаткам и оборотам расходятся с реальностью. Обычно это видно по нескольким признакам.

• Дубли. Один товар заведён несколько раз: «ПН-60», «ПН.60» и «Профиль ПН 60». На встречах звучало, что дубли обычно занимают от 5 до 15% справочника, и они «всё время создаются».
• Разные названия одного товара. Одна и та же деталь от трёх поставщиков заведена тремя карточками. В справочник попало то, «что поставщик написал в УПД».
• Мусор в наименованиях. Служебные пометки вроде «не использовать» или «старый», лишние символы, опечатки, смешанная раскладка, разная запись артикула через пробел, точку или с лишними нулями.
• Нет категорий. Позиции лежат в одной папке или в группах, которые сложились стихийно.
• Характеристики только в названии. Диаметр, длина, материал записаны в строке наименования в произвольном порядке, а поля карточки пустые.
• Несколько несвязанных справочников. У каждой базы 1С, у каждого юрлица и подразделения своя номенклатура, и связи между ними нет.

Справочник может насчитывать от нескольких тысяч до сотен тысяч позиций. Чем он больше, тем меньше шансов навести порядок вручную. На встречах это описывали как работу «на годы».

Нормализация номенклатуры в МБС.НСИ включает очистку наименований, классификацию, извлечение характеристик, эталонную карточку, поиск и слияние дублей и защиту от новых. Исходное наименование каждой позиции сохраняется со связью к новому, поэтому любое изменение можно проследить.

Эталонная карточка задаёт единый стандарт для каждой категории. Для неё определяются шаблон наименования и обязательные параметры. Например, для крепежа: тип, стандарт, диаметр, длина, класс прочности, покрытие. Карточки собираются по шаблону, и наименования в справочнике начинают читаться одинаково.

Классификация. Позиции раскладываются по многоуровневому классификатору: товарные группы, вид номенклатуры, группа учёта. Классификатор ваш, например классификатор МТР, или эталонный. Позиции, в которых система не уверена, уходят на проверку.

Извлечение характеристик. Параметры достаются из наименования и описания и раскладываются по полям. Из «болт м8х40 оцинк» получаются тип, диаметр, длина и покрытие. Значения приводятся к единому виду: единицы, синонимы, запись цвета. Значения, которые система не распознала, выводятся отдельным списком.

Единый справочник из разных баз. Справочники нескольких баз 1С, юрлиц и подразделений сводятся в один эталонный. Связи с исходными кодами сохраняются в таблице соответствий.

Правила нормализации у каждой компании свои, и это нормально. Шаблоны, обязательные параметры, классификатор и порядок записи артикулов настраиваются под ваш процесс и справочник. Начинать можно с одной категории или с выгрузки части справочника.

Чистый справочник нужен не только специалисту НСИ. На нём держится сопоставление номенклатуры заявок и прайсов и подбор аналогов по параметрам. Если характеристик в карточках не хватает, их дозаполняет обогащение карточек.

Почистить справочник один раз мало. Без защиты он зарастает заново через несколько месяцев. Новые карточки заводят менеджеры, закупщики, загрузка прайсов нового поставщика.

МБС.НСИ проверяет справочник в момент, когда появляется новая позиция:

• при создании карточки сотрудником;
• при загрузке прайса или фида нового поставщика;
• при разборе спецификации, где встретилась незнакомая позиция.

Если похожая позиция уже есть, система предупреждает и предлагает её вместо новой. Сотрудник видит варианты и решает сам: выбрать существующую карточку или всё-таки завести новую. Новые позиции из спецификаций предлагаются карточкой на подтверждение и не попадают в справочник молча.

Права на создание и изменение карточек распределяются по ролям и отделам. Все изменения пишутся в журнал, поэтому видно, кто и когда завёл позицию. Подтверждённые решения специалиста НСИ сохраняются в системе. Когда сотрудник уходит, знание о том, что с чем объединено и почему, остаётся.