Модуль «Закупки и поставщики»: от спецификации до выбора поставщика

Модуль «Закупки и поставщики» ведёт закупщика от заявки на закупку к обоснованному выбору поставщика. Спецификации и ответы поставщиков переводятся в цифру и сопоставляются с вашей номенклатурой, предложения сводятся в одну таблицу, цены сравниваются с историей. Аналитика рынка встроена в саму закупку: система находит поставщиков и предложения за пределами полученных КП, и альтернативы появляются прямо в конкурентном листе. Возможности настраиваются под ваш регламент закупок и справочник.

Спецификации, цены и ответы поставщиков

• Извлечение спецификаций. Находит таблицы спецификаций в проектной и тендерной документации (PDF, сканы, Word, Excel, архивы) и переносит позиции, количество, единицы и характеристики в таблицу.
• Разбиение спецификации на закупки. Раскладывает большую спецификацию на группы по категориям, поставщикам, заказам или объектам. По каждой позиции видно, брать со склада или закупать.
• Прайсы и фиды поставщиков. Забирает прайсы в Excel, PDF, CSV, фиды и выгрузки по API, сам находит нужные колонки и сопоставляет строки с номенклатурой. Готовит документ установки цен для 1С, список новых позиций и отчёт об изменении цен.
• Запрос цен поставщикам. Рассылает запрос по спецификации выбранным поставщикам или всем из категории, с вашего ящика и по шаблону. Ответы возвращаются в систему, молчащим уходит напоминание.
• Разбор ответов поставщиков. Читает КП, счета, прайсы и письма с ценами в любом формате. Определяет поставщика по реквизитам, извлекает цены, сроки и условия оплаты и привязывает их к строкам спецификации.
• Конкурентный лист. Сводная таблица по каждой строке спецификации: предложения всех поставщиков с ценой, сроком, оплатой и наличием, история закупок и найденные на рынке альтернативы, отметки точных совпадений и аналогов, подсветка лучшей цены.
• История и анализ цен. Сравнивает новое предложение с прошлыми закупками и КП, подсвечивает аномально высокие и низкие цены. У каждой цены указан источник.
• Оценка стоимости спецификации. Предварительно оценивает тендерную или проектную спецификацию по истории закупок и прайсам поставщиков. Для заказных позиций показывает, к кому обратиться, даже если цены нет.
• Консолидация заявок. Находит одинаковые позиции в заявках разных подразделений, юрлиц и объектов и предлагает объединить их в один лот. Перед закупкой сверяет с остатками на складах.

Процедура закупки

• Заявки, план и бюджет закупок. Подразделения подают потребности по единой форме из каталога, из них собирается план закупок по статьям бюджета.
• Распределение заявок по закупщикам. Предлагает исполнителя с учётом опыта в категории и текущей загрузки. Руководитель утверждает или выбирает другого.
• Этапы закупки до приёмки. Ведёт закупку от заказа и запросов до договора, оплаты, доставки и входного контроля. Показывает зависшие задачи.
• Переторжка. Повторно запрашивает улучшенные предложения в нужное число раундов и фиксирует все ответы.
• Тендерная комиссия и протокол. Голосование комиссии, комментарии и персональная фиксация решений, протокол на согласование.
• Согласование замен. Когда поставщик предлагает аналог, замена проходит цепочку согласования с данными о цене и характеристиках. История решений сохраняется.
• Договор с победителем. Готовит договор, счёт и допсоглашение по вашим шаблонам и ведёт согласование.
• Единый архив документов. КП, спецификации, договоры и протоколы в одном месте, с версиями, поиском и привязкой к закупке и поставщику.
• Анализ расходов по категориям. Показывает, на что уходят деньги, где можно укрупнить объёмы и где компания зависит от одного поставщика.

Поставщики

• Поиск поставщиков и цен. Находит производителей и дистрибьюторов нужной продукции в открытых источниках, отличает производителя от посредника, собирает контакты и цены.
• Подбор поставщиков под закупку. Отбирает из вашей базы короткий список под конкретную закупку по специализации, рейтингу, срокам и цене, с пояснением к каждому.
• Реестр поставщиков. Единая база с карточкой поставщика: реквизиты, категории и бренды по их прайсам и КП, уровень, документы, история работы.
• Проверка благонадёжности. По ИНН проверяет поставщика по открытым источникам по пунктам вашего регламента. На выходе досье со ссылками и датами и статус проверки.
• Рейтинг поставщика. Сводная оценка по качеству, срокам, цене, условиям оплаты и скорости ответов. Веса настраиваются, при ухудшении приходит сигнал.

Обычная картина в отделе снабжения выглядит так. Запрос ушёл десяти поставщикам. В ответ пришли КП в PDF, счета, прайсы в Excel и письма с ценами в тексте. Одна и та же позиция у каждого названа по-своему, кто-то предложил замену, кто-то написал «цена по запросу». Закупщик сводит всё это в таблицу вручную и сверяет строку за строкой.

Модуль делает эту сверку за закупщика. Каждый ответ разбирается построчно и привязывается к строке исходной спецификации. В конкурентном листе по каждой строке видны все предложения, лучшая цена подсвечена, аналоги отмечены отдельно. У каждой цены указан источник: КП, прайс или прошлая закупка.

Полученными КП картина не ограничивается. МБС.НСИ сопоставляет строки заявки на закупку со строками поставщиков из всех подключённых источников: вашей номенклатуры и КП, истории системы, загруженных прайсов, фидов и API поставщиков, а также предложений, найденных в интернете. Если ваши поставщики позицию не предложили или предложили дорого, в листе появляются альтернативные поставщики с рынка. Закупщик сравнивает историю, полученные КП и рынок в одной таблице, а не открывает для этого поисковик и десяток файлов.

История цен перестаёт жить в десяти таблицах Excel у одного сотрудника. Новое предложение сразу сравнивается с прошлыми закупками, аномальные цены подсвечиваются. Тендерный комитет и финконтроль работают с одним документом. Выбор поставщика и согласование замены остаются за закупщиком и комиссией.