Сопоставление номенклатуры с вашим каталогом

Сопоставление номенклатуры означает найти для чужой строки её место в вашем справочнике. Чужая строка приходит отовсюду. Это позиция из заявки клиента, строка прайса или КП поставщика, пункт проектной спецификации, артикул конкурента. У каждого источника свой язык: свои сокращения, свои артикулы, своя логика названий. Ваш справочник говорит на своём.

В 1С и электронном документообороте под сопоставлением чаще всего понимают связку номенклатуры поставщика со своей. Каждую новую позицию в справочнике номенклатуры контрагентов связывают руками, по одной. Пока поставщиков два и позиций немного, это терпимо. Когда в день приходят сотни новых строк, ручная связка становится отдельной работой на полный день.

МБС.НСИ делает сопоставление массово. Каждую входящую строку система ищет в вашем каталоге по артикулу, характеристикам и смыслу названия, выдаёт лучших кандидатов с оценкой уверенности и ставит метку. Пример: строка «подшипник 205 шарик» сопоставляется с позицией «Подшипник шариковый радиальный 6205».

В отделах продаж ту же работу называют «приземлить заявку» или «проценить». Процесс целиком, от письма клиента до готового КП, описан на странице «Обработка заявок и подготовка КП». Здесь речь о самой операции, на которой держатся и продажи, и закупки, и порядок в справочнике.

Простой поиск ищет совпадение букв. Чужая строка почти никогда не совпадает с вашей буква в букву.

• Разная запись артикула. «ПН-60», «ПН.60» и «ПН 60» для 1С три разных значения. Для человека это одна позиция.
• Сокращения по вкусу. Одна и та же деталь у трёх поставщиков названа тремя способами. «Оцинк.», «оц.», «цинк» означают одно покрытие.
• Смешанная раскладка. «3х1,5» с русской «х» и «3x1,5» с латинской выглядят одинаково, но поиск их различает.
• Чужие коды. Клиент пишет свой внутренний код, тендерную документацию пишут под артикул магазина вместо артикула производителя.
• Параметры внутри названия. Диаметр, длина, материал и стандарт спрятаны в одной строке в произвольном порядке.
• Похожее, но не то. Нечёткий поиск находит «Болт М8х40» на запрос «Болт М10х40», потому что строки почти совпадают. Для расчёта это ошибка.

Справочник номенклатуры контрагентов в 1С хранит соответствия, которые уже кто-то проставил вручную. Найти соответствие для новой строки он не помогает. Поиск в 1С по подстроке находит либо слишком много, либо ничего.

Многие пробовали решить задачу общим чат-ботом. Ответ получается уверенным, но проверить его нельзя. Непонятно, почему выбрана именно эта позиция и существует ли она в каталоге. На встречах такой опыт описывали коротко: «долго и не очень».

Каждая строка получает метку, оценку уверенности и объяснение.

Метка «нет в каталоге» такой же полезный результат, как «точно». Лучше пустой ответ, чем ошибка. Система не подставляет ближайшую похожую позицию, чтобы заполнить строку. Если для решения не хватает параметров, она пишет, каких именно.

По любой строке можно раскрыть путь решения: что совпало, какие кандидаты рассматривались, почему выбран этот. Сотрудник видит логику и быстро понимает, где система права, а где ей не хватило данных.

Подтверждённые сопоставления сохраняются. В следующий раз та же строка от того же клиента или поставщика найдётся сразу.

Механизм один, а применений несколько. Везде нужно связать чужую строку со своей.

Заявки клиентов. Строки заявки ложатся на ваш каталог, по ним собирается черновик КП. Процесс целиком описан на странице «Обработка заявок и подготовка КП».

Прайсы и фиды поставщиков. Десятки прайсов в Excel, PDF, CSV или фидом сопоставляются с вашей номенклатурой. Получается единая база цен всех поставщиков, документ установки цен для 1С, список новых позиций и отчёт об изменении цен. Подробнее в модуле «Закупки и поставщики».

Заявки на закупку и ответы поставщиков. Строки заявки на закупку сопоставляются со строками поставщиков: с полученными КП и счетами, с историей закупок, с загруженными прайсами, фидами и API поставщиков, с предложениями, найденными в интернете. Так в конкурентном листе рядом с ответами ваших поставщиков появляются рынок и альтернативные поставщики.

Спецификации проектов и тендеров. После извлечения спецификации из PDF каждая позиция ищется в справочнике 1С. Позиции, которых нет, предлагаются карточкой на подтверждение и не заводятся молча.

Чужой артикул и бренд. Если клиент просит позицию конкурента, система находит её параметры и подбирает вашу. Об этом страница «Подбор аналогов».

Прайс конкурента. Сопоставление прайса конкурента с вашим каталогом показывает пересечения ассортимента и разницу в ценах.

Справочник сам с собой. Тот же механизм находит дубли внутри справочника и сводит несколько баз 1С в одну. Это задача нормализации справочника.

Результат возвращается туда, где вы работаете: в 1С, в Excel или в форму, которую просит контрагент. 1С остаётся главной системой, обмен настраивается под 1С:УТ, 1С:УНФ или 1С:ERP.