ИИ для входящей почты: письма разобраны, заявки — в CRM
ИИ сортирует входящие письма по категориям, отвечает на типовые запросы и передаёт заявки в CRM, а договоры и претензии оставляет людям. B24U, MERA CLICK.
Входящие обращения
Письмо отличается от сообщения в мессенджере. Оно длиннее, к нему прикладывают смету, реквизиты или техническое задание. Отправитель спокойно подождёт несколько часов, но рассчитывает получить подробный и точный ответ.
А в общий ящик компании падает всё вперемешку: запрос коммерческого предложения, заявка с формы на сайте, вопрос клиента, счёт поставщика, предложение о партнёрстве, рассылка, спам. Письмо с заказом легко пропустить между двумя счетами. Один сотрудник отвечает на него на следующий день, другой не отвечает вообще, уверенный, что это уже сделал коллега.
Стандартный автоответчик сообщает отправителю лишь одно: письмо дошло. Читать каждое письмо и решать, кому его переслать, по-прежнему приходится человеку.
Подготовка ответов
Входящие письма обрабатывает ИИ-продавец на платформе B24U, сертифицированный партнёр которой — MERA CLICK. Уведомления о заявках на почту есть уже в Start AI, а автоматические ответы на входящие письма открываются с тарифа Mega AI.
С каждым письмом ИИ делает три вещи:
- сортирует: понимает, о чём письмо, и относит его к категории — поддержка, продажи, счета, маркетинг и так далее;
- собирает заявку: контакт, имя, нужная услуга, сроки и сводка переписки;
- отвечает на типовые вопросы: условия, наличие, цена, сроки — по сайту, каталогу и документам компании.
Автоответы на входящие письма в B24U поддерживаются. Команда MERA CLICK настраивает ответы по материалам бизнеса, сбор контакта и передачу письма ответственному сотруднику, а пределы, в которых ИИ может отвечать, согласует до запуска.
На этапе подключения проверяется, совместим ли ваш рабочий ящик, и настраивается приём обращений.
Уведомления о заявках
Нашёл ИИ-продавец в письме заявку — составит сводку и поставит категорию и приоритет. Уведомление приходит в Telegram-группу отдела продаж, и о новом клиенте менеджер узнаёт, даже не заглядывая в ящик.
С тарифа Pro AI заявка отправляется в CRM. В Битрикс24 она становится сделкой, поддерживаются также Creatio, RetailCRM, amoCRM, Мегаплан и другие системы, а ещё n8n и вебхук. Письма разных категорий можно распределять по отделам. Подробнее — в разделе интеграций.
Границы автоматизации
У писем бывает юридический и финансовый вес, поэтому заранее определяется, за что ИИ не берётся. Такие письма сразу уходят сотруднику:
- договоры, акты, согласование условий;
- жалобы, споры и претензии;
- письма с просьбой посчитать конкретный проект;
- счета и вопросы оплаты — если вы не решили иначе;
- всё, на что ИИ не нашёл ответа в ваших материалах.
Отвечать от лица компании на вопрос, которого нет в базе знаний, ИИ не станет. Вместо этого он сообщит, что письмо передано менеджеру.
Начиная с Pro AI и на всех тарифах выше команда MERA CLICK ежемесячно просматривает выборку диалогов. Если ИИ ответил там, где не следовало, или пропустил заявку, правила донастраиваются. Цены — на странице тарифов.
О работе ИИ-продавца в других каналах рассказывает страница ИИ-продавца, внедрения B24U с указанием исполнителя — в кейсах. Разобрать поток писем вашей компании можно на консультации Левона.
Обсудить задачу
Оставьте контакты и коротко опишите задачу. Заявку получит команда MERA CLICK и свяжется с вами: уточнит детали и предложит, с чего начать.