Поиск поставщиков и запрос цен под закупку

Поиск поставщиков начинается, когда привычных не хватает. Позицию никто из постоянных не предложил. Предложили, но дорого или со сроком в полтора месяца. Нужна позиция, которую раньше не покупали. На встречах закупщики говорили об этом коротко: «одного поставщика всегда мало».

Дальше начинается ручная работа. Закупщик открывает поисковик, листает сайты производителей и дистрибьюторов, выписывает компании и цены в Excel. Часть найденных оказываются посредниками. У части цен нет даты, и непонятно, с НДС ли цена и со склада в каком городе. Потом каждому нужно написать письмо, приложить спецификацию, напомнить молчащим и перенести ответы в таблицу. На спецификацию в сотню строк уходят дни, и рынок закупщик видит урывками.

МБС.НСИ проводит закупщика через эти шаги в одной системе. Платформа ищет поставщиков и предложения по строкам заявки на закупку, рассылает запрос цен выбранным компаниям с вашего ящика и разбирает их ответы. Всё найденное и полученное сопоставляется со строками заявки и попадает в конкурентный лист. Там рядом стоят история ваших закупок, ответы постоянных поставщиков и альтернативы с рынка.

Кого позвать в закупку и у кого покупать, решает закупщик. Система собирает для этого данные и экономит дни на поиске и переписке.

Когда короткий список готов, запрос цен уходит одной рассылкой. Список собирается из двух частей. Первая часть из вашей базы: система отбирает поставщиков под эту закупку по специализации, рейтингу, срокам и цене и поясняет выбор по каждому. Вторая часть из новых компаний, найденных на рынке. Поставщиков можно добавить по одному или сразу всех из категории.

Запрос по спецификации уходит с вашего почтового ящика по вашему шаблону письма. Большую спецификацию можно разложить по категориям, чтобы поставщик крепежа получил строки с крепежом, а поставщик кабеля только кабель. Как делить запрос между поставщиками, настраивается под ваш процесс.

По каждому адресату виден статус: отправлено, ответил, молчит. Тем, кто молчит, уходит напоминание. Закупщику не нужно держать в голове, кому он писал и кто обещал ответить завтра.

Поставщику не нужно заполнять ваши формы или заходить в кабинет. Он отвечает так, как привык: присылает КП, счёт или прайс. Запрос уходит в ваших наименованиях. Если поставщик ответит в своих, система сопоставит его строки с вашими и запомнит подтверждённые связи на следующие закупки.

Кого включить в рассылку, решает закупщик. Система предлагает список и объясняет, почему в нём именно эти компании.

Ответы возвращаются в систему без ручного переноса. Поставщик отвечает на письмо, и ответ ловится обратно. Это может быть КП в PDF, счёт сканом, прайс в Excel или цены прямо в тексте письма.

Система определяет поставщика по реквизитам. Из документа она извлекает позиции, цены, сроки поставки и условия оплаты. Каждая строка ответа привязывается к строке вашей заявки. Если поставщик предложил замену, строка получает метку «аналог» с отличиями по параметрам. Строки, которые не удалось сопоставить уверенно, собираются отдельно на проверку и не подставляются наугад.

Таблица обновляется по мере того, как приходят ответы. Закупщик видит, кто уже ответил, у кого лучшая цена по строке и у кого лучший срок. Вечер сверки КП вручную превращается в просмотр готовой таблицы.

В той же таблице стоят и другие источники цен:

• ответы поставщиков на этот запрос;
• история ваших закупок и прошлые КП;
• загруженные прайсы, фиды и API поставщиков;
• предложения, найденные на рынке, с отметкой «альтернатива».

У каждой цены указаны источник и дата. Готовую таблицу можно выгрузить в Excel или в вашу форму. Как устроена сводная таблица и как в ней сравниваются аналоги, сроки и «цена по запросу», рассказано на странице «Конкурентный лист». Все возможности закупочной части собраны в модуле «Закупки и поставщики».

Выбор поставщика остаётся за закупщиком и комиссией. Таблица даёт им общую картину и источник каждой цифры.