Проверка поставщика и рейтинг поставщиков перед закупкой

Лучшая цена в конкурентном листе ещё не ответ на вопрос, у кого покупать. Перед закупкой нужно понять, работает ли компания, нет ли у неё банкротства и крупных судов, способна ли она привезти нужный объём. И как она поставляла раньше: в срок или с опозданием на три недели, полным комплектом или с недовложением.

Обычно эти сведения разбросаны по разным людям. Проверка поставщика живёт у службы безопасности, в её сервисах и таблицах. Историю срывов помнит закупщик. Анкеты и документы лежат в почте. Когда поставщиков десятки, а закупок сотни, проверку делают выборочно, а при уходе сотрудника пропадает и память о том, кто подводил.

Заказчики на встречах хотели одного и того же. Чтобы по каждой закупке было видно, у кого покупали, кто оценивал поставщика и кто принимал решение. Чтобы «подтягивались риски по благонадёжности» без ручного поиска. Чтобы регламент проверки на два десятка пунктов проходил целиком каждый раз, даже в спешке.

МБС.НСИ собирает эту работу рядом с закупкой. Платформа проверяет поставщика по вашему регламенту, считает рейтинг по истории поставок и хранит досье со ссылками на источники. Результат виден при подборе поставщиков под закупку и в конкурентном листе рядом с ценой. Решение о том, работать ли с поставщиком, остаётся за закупщиком, службой безопасности и комиссией.

Рейтинг поставщика складывается из того, как он работал с вами. В нём учитываются:

• качество поставок: брак, возвраты, недовложения;
• соблюдение сроков: обещанная дата против фактической;
• цена относительно других предложений и истории закупок;
• условия оплаты;
• скорость и полнота ответов на запросы цен.

Данные для рейтинга система берёт из истории закупок в 1С, из ответов поставщиков на запросы и из конкурентных листов. На одной из встреч методику описали просто. Запросили поставку к одной дате, привезли через три недели, значит, рейтинг должен упасть. Свою методику вы переносите в систему. Веса критериев настраиваются под вашу политику закупок. Кому-то важнее срок, кому-то цена.

На выходе поставщики разложены по рангам, от лучшего до нерекомендованного. Закупщик видит рейтинг и может раскрыть, из чего сложилась оценка. Видна динамика. Если поставщик начал срывать сроки, приходит сигнал.

Рейтинг работает там, где выбирают поставщика. При подборе под закупку он помогает решить, кому слать запрос, а кому нет. В конкурентном листе он стоит рядом с ценой, и самая низкая цена от поставщика с плохой историей сразу заметна. Последнее слово остаётся за закупщиком. Иногда слабый поставщик оказывается единственным, кто везёт нужную позицию, и рейтинг просто показывает риск.

Когда налоговая, аудитор или собственная служба контроля спрашивают, почему выбран этот поставщик, компании нужно показать, что она проверила его до сделки. Это и называют проверкой контрагента на должную осмотрительность. Собирать такие доказательства задним числом трудно. Выписки устарели, письма потерялись, сотрудник, который проверял, уже уволился.

МБС.НСИ хранит досье в карточке поставщика в реестре. В досье входят:

• результаты проверки по каждому пункту регламента со ссылками на источники и датой получения сведений;
• статус проверки и кто её подтвердил;
• документы, которые прислал сам поставщик по вашему запросу;
• история работы: закупки, КП, рейтинг и его динамика.

Документы от поставщика хранятся в досье, и видно, чего ещё не хватает. Можно ли запрашивать пакет документов письмом прямо из системы, уточняется на демо.

К каждой закупке привязаны конкурентный лист, история цен, проверка выбранного поставщика и решение комиссии с комментариями. Обоснование выбора поставщика собирается из этих материалов, искать их по почте и папкам не нужно.

Досье хранится там, где работает система: в облаке или на ваших серверах. Как устроено размещение и какие данные уходят наружу, рассказано на странице «Безопасность и данные».