Где в 1С номенклатура и что заполнять в карточке товара

Справочник «Номенклатура» открывается из раздела программы, где ведутся справочники и НСИ. Точный путь зависит от конфигурации 1С и релиза. Ниже: как найти справочник, какие поля карточки влияют на учёт, а какие справочные, и как завести позицию или загрузить список из Excel, чтобы потом не разбирать дубли.

Где в 1С находится справочник «Номенклатура»

Справочник «Номенклатура» хранит карточки товаров, материалов, продукции, работ и услуг, с которыми вы работаете в базе. Открывается он из раздела, где ведутся справочники и НСИ, но называется этот раздел по-разному: в бухгалтерской конфигурации это «Справочники», а в «Управлении торговлей 11.5» работа с НСИ, например поиск дублей, собрана в разделе «НСИ и администрирование». Названия пунктов меняются от релиза к релизу, поэтому единого пути для всех баз нет.

Для «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 эксперты фирмы «1С» указывают путь прямо: справочник находится в разделе «Справочники». По другим конфигурациям ориентируйтесь на раздел со справочниками или НСИ и сверяйте путь в своей базе или в документации ИТС к вашему релизу.

Как найти справочник, если меню отличается

Самый надёжный способ не зависит от меню. Откройте любой документ с товарами, например поступление или реализацию, и нажмите кнопку выбора в поле «Номенклатура»: откроется список того самого справочника. Если раздела со справочником в меню нет вовсе, проверьте права своей роли и включённые настройки у администратора базы.

Вид номенклатуры и группа: чем они отличаются

Группа — это папка в справочнике, а вид определяет, как позиция попадёт в учёт. Путаница между ними — частая причина кривой структуры справочника.

• Группа помогает искать и держать порядок. Сама по себе она вид не заменяет, но в Бухгалтерии у группы можно указать вид: тогда у новой позиции в этой группе он заполнится автоматически.
• Вид номенклатуры задаёт тип позиции и значения по умолчанию в карточке. В Бухгалтерии 3.0 вид нужен для настройки счетов учёта, а в «Управлении торговлей 11.5» от него зависят ещё использование характеристик и серий и контроль уникальности.
• Номенклатурные группы в Бухгалтерии — отдельный справочник для учёта выручки и затрат по направлениям. Фирма «1С» прямо предупреждает не путать их с папками справочника номенклатуры.

Папка помогает найти позицию, вид определяет, как она попадёт в документы.

Вид и единицу измерения лучше решить до первой позиции. Можно ли менять вид, когда по позиции уже есть документы, и что при этом произойдёт с проведёнными документами, зависит от конфигурации и релиза. Проверьте это на копии базы, а не в рабочей базе наугад.

Поля карточки: что заполнять обязательно, а что можно пропустить

В карточке есть поля, от которых зависят документы и отчёты, и поля для порядка. Обязательный набор отличается по конфигурациям. В Бухгалтерии 3.0 вместе с наименованием обязателен вид номенклатуры. В «1С:Управлении торговлей 11.5» при загрузке справочника программа требует минимально необходимый набор реквизитов, остальные заполнять не обязательно. Если поля из таблицы нет в вашей базе, оно включается настройкой или в конфигурации не предусмотрено.

Поля, которые влияют на учёт

Вид, единица измерения и ставка НДС видны в документах и отчётах. Ставку НДС выбирают по условиям продажи конкретного товара; какую именно, подскажет бухгалтер. Классификатор в карточке — справочный реквизит.

Поля, которые нужны для порядка

Артикул, штрихкод, полное наименование и описание не меняют проводки, но по ним находят позицию. Артикул вместе с единым шаблоном наименования ловит дубль ещё до записи карточки.

Характеристики, серии и несколько единиц: когда включать

Характеристики, серии и несколько единиц измерения включают настройками, и каждая добавляет ручную работу. Подключайте их только тогда, когда без них учёт путается.

• Характеристики (размер, цвет, исполнение). Без них растёт число карточек, с ними сложнее заполнять документы.
• Серии и сроки годности. Нужны, если вы контролируете партии. Серию придётся указывать при каждом поступлении.
• Несколько единиц измерения (коробка, штука, метр). Нужны, если закупаете в одних единицах, а продаёте в других.

Где это включается и доступно ли вообще, зависит от конфигурации и релиза: обычно это настройки программы, которые меняет администратор, а в Бухгалтерии части возможностей может не быть. Проверьте в своей базе. Если каталог небольшой и различий по исполнению нет, оставьте настройки выключенными.

Как выбрать настройки под свой тип бизнеса

Выбор зависит от того, как вы продаёте и что считаете. Таблица — ориентир, окончательный набор настроек согласуйте с бухгалтерией и ИТ.

Как создать номенклатуру в 1С: три способа и порядок действий

Позицию можно завести вручную, из документа или загрузкой из файла. Самый надёжный порядок один: сначала проверить, нет ли такой позиции, потом создавать. Меню и названия кнопок зависят от конфигурации и релиза.

1. Найдите позицию по артикулу и по части наименования.
2. Откройте нужную группу.
3. Нажмите «Создать» и выберите вид.
4. Введите наименование по шаблону.
5. Укажите единицу измерения и ставку НДС.
6. Запишите карточку.
7. Проверьте её в документе: она должна выбираться без правок.

Из документа

Это быстро, но в карточке остаются незаполненные поля. После создания откройте её и проверьте вид, единицу и ставку.

Из Excel

В Бухгалтерии 3.0 загрузка запускается кнопкой «Загрузить» в форме справочника «Номенклатура» и принимает файлы xls, xlsx и ods. Сначала данные попадают в таблицу: лишние строки и колонки можно удалить, а для каждой колонки указать, в какой реквизит её загружать. Затем программа сравнивает позиции из файла с номенклатурой в базе и создаёт новые; для новых позиций указывают группу, вид, единицу измерения и ставку НДС. В «Управлении торговлей 11.5» справочник «Номенклатура» тоже можно загрузить из таблицы или внешнего файла. Так описывают загрузку материалы фирмы «1С» к этим релизам; в вашем релизе кнопки могут называться иначе.

Перед загрузкой подготовьте таблицу с колонками «наименование», «артикул», «единица», «группа» без пустых строк и повторов. Сначала загрузите несколько строк в копию базы. Сравнение с базой помогает, но одну позицию, записанную по-разному, оно может не узнать, поэтому наименования стоит заранее привести к одному шаблону.

Как дубль появляется на практике

Менеджер оптовой компании заводит «Кабель 3х1,5 ВВГ» и не замечает, что в справочнике уже есть «Кабель ВВГ 3*1.5» с остатком. Через неделю склад отгружает с одной карточки, закупщик заказывает по другой. Поиск по артикулу на первом шаге показал бы существующую позицию, а шаблон «Кабель ВВГ 3х1,5» исключил бы второе написание.

Когда позиции приходят потоком из чужих файлов, ручной порядок перестаёт работать. Тогда проще выгрузить подготовленные позиции в 1С из отдельного справочника.

Типичные ошибки при заведении и чек-лист перед сохранением

Чаще всего дубли появляются из-за копирования чужой карточки, разных единиц измерения у одного товара, наименований без шаблона и пустого артикула. Но не только: дубли приходят и при обмене между базами, и при загрузке из файла поставщика.

Что умеет сама 1С

В «Управлении торговлей 11.5» есть рабочее место «Дубли НСИ» в разделе «НСИ и администрирование – НСИ» и правила поиска дублей. Для номенклатуры поставляется правило по совпадению наименования, причём у дублей должны совпадать вид номенклатуры и единица измерения. Контроль уникальности по сочетанию реквизитов задают в виде номенклатуры. Поставляемые правила по умолчанию выключены, поэтому их надо включить и проверить на своих данных. Как безопасно объединить уже найденные дубли, разобрано в статье как найти и объединить дубли в 1С.

Чек-лист перед сохранением

Перед сохранением новой позиции проверьте:

• такой позиции нет по артикулу и наименованию;
• наименование записано по шаблону;
• выбран нужный вид и группа;
• единица измерения совпадает с единицей аналогичных позиций;
• указана ставка НДС;
• артикул заполнен, если он есть у поставщика;
• позиция выбирается в документе без правок.

Если дубли уже накопились, сначала оцените масштаб: по каким признакам видно, что справочник засорён. Когда справочник слишком большой для ручной чистки, можно навести порядок в справочнике номенклатуры отдельным проходом по всей базе.

Мнение. Если справочник насчитывает десятки позиций и ведёт его один человек, отдельный регламент поиска избыточен: хватит шаблона наименования и проверки по артикулу.

Когда справочник удобнее вести вне 1С и выгружать в неё

Если позиции приходят потоком из заявок, прайсов и спецификаций, а заводят их несколько человек, ручной порядок ломается. Чужие строки в разных форматах приходится приводить к вашей карточке, и дубль появляется чаще, чем успевают заметить.

МБС.НСИ — платформа, которая ведёт справочник отдельно и обменивается данными с 1С:УТ, 1С:УНФ и 1С:ERP под конфигурацию заказчика. Она приводит строки к эталонной карточке, а 1С остаётся главной системой. Если позиции приходят из чужих файлов, их можно привести к вашему каталогу через сопоставление номенклатуры.

Что остаётся человеку и как устроен пилот

Спорные строки решает человек: платформа готовит карточку, а выгружается она в 1С после вашей проверки.

Размещение и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика. Пилот занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных; стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения. Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации; это не гарантия, точность проверяют на ваших данных по заранее согласованным критериям.

Если каталог небольшой, ответственный один и внешних файлов нет, это не нужно. Если поток есть, подготовьте выгрузку справочника и несколько примеров входящих файлов и оставьте заявку на пилот.

Частые вопросы

Как открыть список номенклатуры в 1С, если нужного раздела нет в меню?

Проверьте права вашей роли и включённые настройки. Справочник можно открыть и из поля «Номенклатура» в документе.

Что подготовить, чтобы загрузить номенклатуру в 1С из Excel?

Таблицу с наименованием, артикулом, единицей измерения и группой, без пустых строк и повторов. Сначала загрузите несколько строк в копию базы.

Можно ли изменить вид номенклатуры, если по позиции уже есть документы?

Зависит от конфигурации и релиза. Проверьте на копии базы или в документации ИТС к своему релизу и не меняйте вид в рабочей базе наугад.

Сколько работы останется сотрудникам, если вести справочник через МБС.НСИ?

Спорные строки по-прежнему решает человек. Какая доля строк обработается автоматически, показывает пилот на ваших данных.

Как проверить, что справочник после наведения порядка в норме?

Выберите 20–30 ходовых позиций и найдите каждую по артикулу и наименованию: должна найтись одна карточка с одинаковой единицей измерения.