Конкурентный лист: заполненный образец и сборка из КП в разных форматах

Конкурентный лист — это одна таблица, где ответы поставщиков стоят рядом по каждой позиции заявки: цена за единицу, сумма, НДС, срок и условия оплаты. Если КП пришли в разных форматах, сначала приведите названия, единицы и налог к одному виду и только потом сравнивайте цены. Ниже заполненный образец на трёх условных предложениях.

Образец: три КП в одной таблице

Конкурентный лист сводит коммерческие предложения поставщиков в одну таблицу по позициям заявки, и на его основе закупщик выбирает победителя. Ниже условный пример: заявка на бумагу А4 (200 пачек) и папки-регистраторы (100 шт.), поставщики обезличены. Все цены уже приведены к одному виду: за единицу, без НДС.

По сумме впереди Поставщик 2. Но у него самый долгий срок и предоплата, и лист показывает цену этих условий. Разбор — в разделе про сроки и оплату.

Что должно быть в листе

В листе три части: шапка, таблица и итог. Форму обычно задаёт внутренний регламент компании, поэтому образец из статьи подгоните под него. Госзакупки здесь не разбираем.

• Шапка. Номер и название закупки, дата, кто собрал лист, до какого числа принимались КП.
• Таблица. Позиция заявки, единица и количество. У каждого поставщика: цена за единицу, сумма, НДС, срок поставки, условия оплаты.
• Итог. Сумма по каждому поставщику, выбранный поставщик, причина выбора в одной-двух фразах, ответственный и отметка согласования.

Причина выбора — самое важное поле итога. Через месяц по нему видно, почему закупка ушла именно к этому поставщику.

В каком порядке собирать лист из разных КП

Собирайте лист в строгом порядке: сначала строки заявки, потом перенос ответов, потом приведение к одному виду и только затем суммы. Нарушение порядка даёт главную ошибку: «победителя» назначают до пересчёта, и после него он проигрывает.

Представьте первый день. Один ответ пришёл сканом PDF, второй файлом Excel, а третий поставщик написал цены прямо в письме. Вы переписываете строки в таблицу и считаете на калькуляторе. Часы уходят, а одна опечатка в ячейке может сдвинуть выбор. Если такие закупки у вас регулярны, посмотрите, как можно собрать лист из разных КП с меньшей ручной работой.

1. Зафиксируйте строки заявки как эталон.
2. Сложите все КП в одну папку и отметьте, от кого что пришло.
3. Перенесите каждую строку КП против позиции заявки.
4. Приведите единицы, фасовку и НДС к одному виду.
5. Добавьте сроки и условия.
6. Посчитайте суммы и подсветите лучшие цены.
7. Запишите выбор и причину.

Вторая частая ошибка: цифру из текста письма берут, не сверив с вложением. Если они расходятся, уточните у поставщика, какая верна.

Как привести названия, фасовку и НДС к одному виду

Лист привязывают к строке заявки, а не к тексту поставщика. Каждую запись из КП переводят в цену за одну единицу заявки без НДС. Только после этого цены можно ставить рядом. Расчёты ниже построены на условном примере.

Названия

Одна позиция приходит как «бумага А4 500 л.», «офисная бумага 210×297, пачка» или просто артикул поставщика. Эталоном служит строка заявки, а в идеале карточка из справочника номенклатуры.

Фасовка

Поставщик 3 прислал 1 480 ₽ за коробку из 5 пачек. 1 480 / 5 = 296 ₽ за пачку.

НДС

Поставщик 1 написал 372 ₽ с НДС 20 %. 372 / 1,2 = 310 ₽ без НДС. Поставщик 2 НДС не начисляет, его 295 ₽ записаны как есть. Как считать налог при сравнении, решает учётная политика компании, поэтому уточните это у бухгалтерии.

Цены сравнимы, когда они записаны за одну и ту же единицу заявки и с одинаковым подходом к НДС. До этого момента любая сумма в листе вводит в заблуждение.

Когда позиций много

Когда одна и та же позиция записана по-разному у многих поставщиков, платформа может предложить сопоставление со строкой каталога. Спорные строки при этом проверяет человек.

Мнение. Если побеждает поставщик, у которого цена пересчитывалась, перепроверьте пересчёт вторым человеком: ошибки чаще всего прячутся именно там.

Сравнение не только по цене: сроки, оплата, доставка

Цена в листе отвечает на один вопрос — сколько стоит товар. Срок, оплата, доставка и гарантия отвечают на другие, и без них выбор получается неполным. Лист должен показывать условия рядом с суммой, чтобы решение принимал человек, а не одна ячейка.

Вернёмся к образцу. Поставщик 2 дешевле Поставщика 3 на 900 ₽: 73 500 против 74 400 ₽. Но он везёт 10 дней и берёт предоплату. У Поставщика 3 срок 2 дня и отсрочка 7 дней. Если товар нужен на следующей неделе, разница в 900 ₽ может не иметь значения.

Добавьте в лист столбцы: срок, оплата, доставка включена или нет, минимальная партия, гарантия. Что нельзя выразить числом, пишите словами рядом с ценой. Для сравнения можно приписать доставку к цене, а стоимость отсрочки или предоплаты оценить по ставке, принятой в вашей компании. Это условный подход, он не заменяет решение руководителя.

Лист показывает цифры. Выбор победителя остаётся решением, которое нужно объяснить словами: «срок критичен», «предоплата допустима», а не просто «дешевле».

Сложные случаи: аналог, неполный ответ, частичная поставка

В реальных закупках лист ломается в трёх местах: поставщик предлагает не то, что просили, отвечает не на всё или закрывает не весь объём. В каждом случае нужна своя пометка, иначе сравнение окажется нечестным.

Поставщик предложил аналог вместо запрошенной позиции

Отметьте строку как аналог и запишите, чем он отличается от запрошенного. Не сравнивайте его с остальными, пока человек не подтвердил замену. Если разница только в комплектации, это не аналог, а другое предложение. Когда поставщик предложил аналог другого производителя, платформа помогает найти кандидатов, но допускает замену специалист.

Поставщик ответил не на все позиции

Оставьте ячейку пустой, не ставьте ноль. Итог тогда нельзя честно сравнить с остальными. Покажите итог по общим позициям отдельно или считайте каждую позицию отдельно.

Частичная поставка и разные поставщики по позициям

Если поставщик закрывает не весь объём, добавьте строку с остатком. Если по двум позициям выигрывают разные поставщики, итог считайте по выбранным строкам, а не по столбцам.

Excel: как подсветить лучшую цену и не сломать формулы

Минимальную цену по строке находит функция МИН, а подсветку даёт условное форматирование по формуле. Имя поставщика с лучшей ценой подтягивает связка ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Этих приёмов хватает для листа на несколько позиций.

• Лучшая цена в строке: =МИН(C5:E5).
• Подсветка: условное форматирование с формулой =C5=МИН($C5:$E5) для диапазона цен.
• Имя поставщика: =ИНДЕКС($C$3:$E$3;ПОИСКПОЗ(МИН(C5:E5);C5:E5;0)), где в строке 3 стоят названия.
• Закрепление: зафиксируйте шапку и первый столбец. Перед отправкой руководителю вставьте значения вместо формул.

Адреса ячеек в примерах условные, подставьте свои и проверьте формулы на рабочем файле. Главная ловушка: ноль в ячейке поставщика, не ответившего на позицию. МИН пропускает пустые ячейки, но берёт ноль как самую низкую цену, и «победит» тот, кто вообще не отвечал.

Когда КП много: что добавляет поиск поставщиков и платформа

Если закупок с разнородными КП много, ручная таблица съедает рабочие часы закупщика. Платформа МБС.НСИ может взять на себя сопоставление строк, а закупщик проверяет спорное и выбирает. Решение по спорным строкам всегда остаётся за человеком.

Платформа находит поставщиков и сопоставляет строки заявки на закупку со строками их предложений. В конкурентном листе закупщик видит историю закупок и полученные КП, а ещё рынок и альтернативных поставщиков. Данные берутся из вашей номенклатуры и КП поставщиков, из поиска поставщиков и предложений в интернете, из истории системы, загруженных прайсов, подключённых фидов и API поставщиков. Платформа работает с 1С:УТ, 1С:УНФ и 1С:ERP, а 1С остаётся главной системой.

Работа сотрудникам при этом добавляется: загрузить данные и проверить спорные строки. Проверить подход можно на пилоте. Смотрите, сколько строк сопоставлено верно на ваших КП, сколько спорных осталось человеку и как лист выглядит на реальной закупке. Ориентир точности — от 50 % на пилоте и от 80 % после адаптации. Это не гарантия: точность проверяется на ваших данных по критериям, согласованным заранее.

Платформа берёт на себя сопоставление и поиск. Закупщик остаётся тем, кто решает спорные строки и выбирает поставщика.

Проверка листа перед решением и что сохранить

Перед согласованием пройдите по листу как по списку: каждый пропуск ломает сравнение. Затем сохраните материалы, по которым решение можно восстановить.

• У всех строк один подход к НДС.
• Единицы и фасовка пересчитаны.
• Пустые ячейки не заменены нулями.
• Аналоги помечены.
• Сроки и оплата заполнены.
• Причина выбора написана словами.
• Указано, кто собрал лист и кто согласовал.

Сохраните сам лист, исходные КП в том виде, как они пришли, и письмо с выбором.

Следующий шаг простой: соберите один лист по образцу на своей закупке. Если таких закупок много, проверьте на своих КП работу платформы. Пилот занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

Частые вопросы

Как заполнить конкурентный лист, если КП пришли в разных форматах?

Перенесите все ответы в строки заявки, приведите единицы, фасовку и НДС к одному виду и только после этого считайте суммы. Тогда цены сравнимы честно.

Какой образец конкурентного листа взять для закупки?

Подойдёт форма, где есть шапка, таблица по позициям и поставщикам и итог с причиной выбора. Если в компании есть регламент закупок, сверьте форму с ним.

Сколько коммерческих предложений нужно собрать для листа?

Число задаёт регламент закупок вашей компании, уточните его у руководителя закупок. Госзакупки идут по отдельным правилам, в этой статье их нет.

Что делать, если поставщик ответил не на все позиции?

Оставьте ячейки пустыми и пометьте это в листе. Итог считайте по каждой позиции отдельно или по общим позициям.

Сколько работы остаётся сотрудникам, если сопоставление делает платформа?

Остаётся загрузить КП и проверить спорные строки. Сколько их, видно на пилоте по вашим данным.