Номенклатура контрагента в 1С: как связать позиции поставщика со своими

Номенклатура контрагента — это сохранённое в 1С соответствие: позиция из документов поставщика равна позиции вашего справочника. Связь заводят один раз, дальше программа подставляет вашу позицию сама. Заводить её можно в карточке, при вводе документа или загрузкой прайса; заранее решите, что делать с разными единицами измерения и дублями.

Как связать позиции поставщика со своими и зачем это нужно

Связать позицию поставщика со своей — значит один раз записать в 1С пару «так поставщик называет товар — так он называется у нас». В следующих счетах того же поставщика программа находит вашу позицию по этой записи, и закупщику не нужно искать её заново.

Представьте счёт, где стоит «Кабель ВВГнг 3х2,5, бухта», а в справочнике та же позиция называется «Кабель силовой ВВГнг-LS 3x2,5». Закупщик открывает список, листает, сверяет сечение и длину, выбирает карточку. Через неделю приходит новый счёт с тем же кабелем, и всё повторяется. Если карточку не нашли, заводят новую — так в справочнике появляются дубли. Чтобы не повторять поиск и не плодить карточки, можно сопоставить строки поставщика с вашим каталогом и сохранить результат.

В записи соответствия лежат четыре вещи: поставщик, его название позиции, его артикул и ссылка на вашу позицию. Запись относится к конкретному поставщику. Тот же кабель у другого поставщика называется иначе, и для него заводят отдельную запись.

Где в 1С хранится соответствие и чем отличаются конфигурации

Соответствие хранится в отдельном справочнике, связанном с контрагентом и с вашей номенклатурой. Есть ли он у вас и включён ли, зависит от конфигурации и релиза. Конкретные пути меню и названия настроек здесь не приводятся: они меняются от релиза к релизу.

Проверить свою базу можно за несколько минут:

• найдите справочник поиском по меню, набрав «номенклатура контрагентов» или «номенклатура поставщиков»;
• посмотрите настройки номенклатуры и закупок: возможно, функцию нужно включить отдельно;
• откройте карточку поставщика и проверьте, есть ли в ней ссылка на его позиции;
• создайте тестовый документ закупки и посмотрите, предлагает ли программа запомнить выбор позиции.

Если ничего из этого не нашлось, обратитесь к ИТ-специалисту или в обслуживающую организацию: возможно, функция отключена или недоступна в вашей версии. Описание справочника для своей конфигурации сверяйте с документацией на its.1c.ru.

Если один и тот же товар вам продают два поставщика, в справочнике будет две записи, и обе ведут к одной вашей карточке.

Пять способов завести связи: когда какой подходит

Связи заводят вручную в карточке, при вводе документа, из электронного документа поставщика и загрузкой прайса. Пятый путь — автосопоставление программой с проверкой человеком. Выбор зависит от числа поставщиков и строк, а возможности конкретной конфигурации проверяйте на тестовой базе.

Автоподбор в документах работает только по тому, что уже сохранено. Чем меньше в справочнике дублей и чем чище артикулы, тем увереннее программа находит нужную карточку. Если карточек-двойников несколько, выбор между ними всё равно остаётся за человеком.

Мнение. Если поставщиков один-два и позиций несколько десятков, хватит связей, которые копятся при вводе документов. Загрузку прайса и автосопоставление имеет смысл подключать, когда ручной разбор отнимает у закупщика заметную часть недели.

Когда позиции не совпадают один к одному: единицы, фасовка, характеристики

Если единицы измерения у поставщика и у вас различаются, связи мало: нужен коэффициент пересчёта. Иначе количество и цена в документе окажутся неверными, и ошибка всплывёт при приёмке. Два других сложных случая — когда позиции соотносятся как «одна к нескольким» и «несколько к одной».

Поставщик продаёт в упаковках, а вы учитываете в штуках или метрах

Условный пример, цифры для иллюстрации. В счёте строка «Лента упаковочная ПП 19 мм, рулон 1000 м», а в 1С эта лента учтена в метрах. Закупщик вводит пять рулонов, и склад принимает пять метров вместо пяти тысяч. Связь нужно заводить с коэффициентом: один рулон равен тысяче метров. После подстановки сверьте количество и цену в документе со счётом.

Одна позиция поставщика соответствует нескольким вашим

Так бывает с комплектами и с товарами, которые у поставщика идут одной строкой, а у вас различаются характеристиками, например цветом или размером. Не склеивайте такие позиции в одну: свойства у них разные, и учёт потеряет точность. Решать, на какую из своих позиций ссылается строка, должен человек по артикулу, описанию или штрихкоду.

Несколько позиций поставщика ведут к одной вашей

Поставщик сменил артикул, и в прайсе остались старая и новая строки. Обе можно связать с вашей карточкой. Но проверьте, что это один и тот же товар, а не новая модификация.

Как подготовить прайс к загрузке и какие ошибки встречаются чаще всего

Перед загрузкой в прайсе нужно заполнить артикулы, убрать повторы и явно указать единицу и фасовку. Тогда связи получатся с первого раза, а не после недели правок. Какие колонки обязательны и какие ограничения у файла, зависит от обработки загрузки в вашей конфигурации: сверьтесь с её описанием.

Что проверить в файле:

• артикул поставщика заполнен в каждой строке;
• нет повторяющихся строк;
• единица измерения и фасовка указаны явно, а не спрятаны в названии;
• сокращения и регистр единообразны: «мм» не чередуется с «миллиметров»;
• указано, цена с НДС или без и за какую единицу.

Типовые ошибки дают предсказуемые последствия. Пустые артикулы лишают программу надёжного признака, и позиции приходится искать по названию. Повторяющиеся строки создают двойные связи. Цена за упаковку при учёте в штуках делает закупку в десятки раз дороже или дешевле, чем на деле.

Если в справочнике уже накопились двойники, сначала разберитесь с ними. Иначе связь укажет на одну из похожих карточек, и неизвестно, на какую.

Первую загрузку делайте на тестовой базе и на пяти-десяти строках. Если прайс небольшой и выверен, этого достаточно.

Как понять, что связи работают, и что проверить, если нет

Связи работают, когда новый счёт того же поставщика заполняется без ручного поиска, а количество и цена в документе совпадают со счётом. Проверить это можно за один тестовый документ.

1. Возьмите новый счёт того же поставщика с несколькими знакомыми позициями.
2. Оформите по нему тестовый документ закупки.
3. Посмотрите, подставились ли ваши позиции сами.
4. Сверьте количество, единицу и цену с исходным счётом.
5. Убедитесь, что новых карточек в справочнике не появилось.

Если позиция не подставилась, причин несколько. Связь могла не быть заведена. Поставщик мог поменять название или артикул. В справочнике могло оказаться несколько похожих карточек. Наконец, возможна ошибка настройки или обмена электронными документами, которую стоит проверить вместе с ИТ-специалистом. Не рассчитывайте, что программа найдёт позицию в любом случае: новые и спорные строки всё равно разбирает человек.

Ручной справочник перестаёт справляться, когда поставщиков много, данные ведутся в нескольких базах, а прайсы меняются часто.

Когда соответствия удобнее вести в одном месте, а не в каждой базе

Если поставщиков много, прайсы длинные и закупщик тратит часы на разбор строк, соответствия удобнее собрать в одном месте и проверять их там. Для небольшого числа позиций хватит средств самой 1С, и внешний инструмент только добавит работы.

Признаки того, что пора менять подход: несколько поставщиков с большими прайсами, несколько баз, в которых одни и те же товары связаны по-разному, регулярные дубли после ввода документов.

МБС.НСИ сопоставляет строки поставщика с вашим каталогом. 1С остаётся главной системой, обмен настраивают под конфигурацию заказчика. Спорные строки решает человек: у сотрудников остаётся проверка таких строк, а поиск по каждому счёту уходит. Когда строки сопоставлены, по ним можно сравнить предложения нескольких поставщиков: закупщик видит не только историю закупок, но и рынок с альтернативными поставщиками.

Точность проверяется на ваших данных по критериям, согласованным заранее. Ориентир — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации; это не гарантия. Размещение, обработку данных и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика.

Следующий шаг: выберите поставщика с самым длинным прайсом, подготовьте файл по чек-листу и проверьте связи на тестовом документе. Если строк слишком много для ручной работы, можно проверить сопоставление на прайсе своего поставщика за пилот. Пилот занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных, его стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

Частые вопросы

Что подготовить, прежде чем загружать прайс поставщика в 1С?

Выгрузку своей номенклатуры с артикулами и единицами, прайс с артикулом поставщика и договорённость, кто решает спорные строки. Загружать лучше сначала небольшой фрагмент на тестовой базе.

Сколько работы останется сотруднику после настройки соответствий?

Первую загрузку придётся разобрать вручную, дальше — только новые позиции и строки, где поставщик поменял название или артикул. Объём зависит от размера и аккуратности прайса.

Как проверить, что связи заведены верно?

Оформите тестовый документ по нескольким позициям и сверьте количество, единицу и цену со счётом поставщика. Если позиции подставились сами и новых карточек не появилось, связи работают.

Нужно ли сопоставлять позиции, если поставщик один, а позиций немного?

Если позиций десятки и прайс редко меняется, хватит связей в карточках. Отдельный инструмент имеет смысл, когда поставщиков и строк много или данные ведутся в нескольких базах.