Раздел «НСИ и администрирование» в 1С: что в нём настраивают, а что искать в других местах

В разделе «НСИ и администрирование» собраны настройки самой программы: какие возможности включены, какие справочники и классификаторы ведутся, кто что видит и как обслуживать базу. Документов, отчётов и самого учёта там нет. Название и состав раздела зависят от конфигурации и релиза, поэтому ниже карта, а не пошаговая инструкция.

Что в разделе «НСИ и администрирование» и почему у коллеги он выглядит иначе

Раздел отвечает за то, как программа устроена и какие данные в ней общие для всех. Вводить в нём документы или смотреть отчёты не нужно: для этого есть рабочие разделы. Здесь решают, какие возможности программе включить, как вести справочники и кому что разрешить.

НСИ расшифровывается как нормативно-справочная информация. Это справочники, классификаторы и другие данные, на которые опираются продажи, закупки, склад и бухгалтерия: номенклатура, контрагенты, подразделения, валюты.

Если вы открыли раздел и не понимаете, что здесь можно трогать, это нормальная ситуация. У коллеги из другой компании раздел может выглядеть иначе: в бухгалтерии, торговле, комплексной автоматизации, ERP и зарплате с кадрами он называется и наполнен по-своему. В части программ его в таком виде может не быть. Сверяйте карту из статьи с тем, что видите у себя на экране.

Раздел «НСИ и администрирование» настраивает программу и общие данные. Документы, отчёты и сам учёт он не заменяет.

Что в этом разделе обычно настраивают

Настройки делятся на четыре группы, и у каждой свой вопрос. Какие возможности нужны программе? Какие общие данные в ней ведутся? Кто с ними работает? Как поддерживать базу в рабочем состоянии? Названий конкретных меню и обработок здесь нет: они различаются от конфигурации к конфигурации.

Включение и отключение возможностей программы

Функциональные опции — это флажки, которые показывают или скрывают целые блоки интерфейса и документов. Включили возможность — в программе появились новые поля и разделы, выключили — блок скрылся. Набор опций зависит от конфигурации, поэтому перечислять их бессмысленно.

Справочники и классификаторы

Здесь живут данные, которыми пользуются все разделы: номенклатура, контрагенты, подразделения. Классификаторы вроде валют и банков обновляются способами, которые зависят от конфигурации. Частая беда выглядит так: одну позицию завели трижды под разными названиями, и отчёт по остаткам не сходится. Чтобы держать одну карточку на каждую позицию, нужны правила ввода, а не только флажки.

Пользователи и права доступа

Здесь решают, кто может создавать и менять карточки, а кто только смотрит. Как именно выдаются права, зависит от конфигурации. От круга тех, кто создаёт карточки номенклатуры, напрямую зависит число дублей: чем он шире, тем больше разных написаний одного товара.

Обслуживание базы

Сюда относятся служебные действия с самой базой: проверки, чистка ненужных данных, обновления. Состав зависит от конфигурации. Перед чисткой делают копию базы.

Как один флажок меняет программу: разбор на примере

Функциональная опция меняет не одно поле, а набор возможностей программы, и после включения проверять нужно сразу несколько мест. Ниже условный пример: реальное название опции и место флажка в вашей конфигурации могут быть другими.

Закупщик просит добавить в заказ поставщику поле для характеристики товара. Администратор ищет в разделе флажок, который отвечает за учёт по характеристикам, и действует в таком порядке:

1. Делает копию базы.
2. Находит опцию поиском по меню или в справке конфигурации.
3. Включает её на копии.
4. Проверяет, что поля появились в карточке товара и в документах.
5. Проверяет права: нужные люди должны видеть и менять новые поля.

Дальше обычно выясняется вот что. У части товаров характеристики давно вписаны прямо в наименование, например размер и цвет. Поле появилось, а порядок в справочнике не наступил: старые позиции придётся приводить к единому виду.

Отключение опции может скрыть блок, а введённые данные остаться в базе. В некоторых случаях программа не даёт выключить опцию, пока по ней есть данные. Как ведёт себя ваша опция, проверьте на копии. Получилось, если нужные поля видят нужные люди, а старые документы открываются без ошибок.

Мнение. Если в базе уже есть документы и справочники, сначала пробуйте опцию на копии. Пустую учебную базу можно трогать сразу.

Чего в этом разделе нет

Раздел не про учёт, поэтому многое, что ищут в нём, лежит в других местах. Руководитель просит «поправить проводки по продаже». В разделе настроек их не найти: проводки формирует документ в рабочем разделе. Быстрый тест такой: если вопрос про конкретную операцию или цифру в отчёте, это учёт, а не настройка.

Если в разделе пусто или нужного пункта нет, причина может быть в правах пользователя: программа показывает только то, что разрешено вашему профилю.

Как найти те же настройки в своей конфигурации

Меню зависит от конфигурации и релиза. Одинаковое название раздела не гарантирует одинакового состава, поэтому чужая инструкция без указания версии мало что даёт.

Искать можно тремя способами:

• поиск по меню программы, если вы знаете, как называется нужная настройка;
• справка внутри программы, где описано, что делает флажок;
• документация конфигурации на сайте поддержки 1С.

Запишите себе название конфигурации и номер релиза. Без этих двух данных вопрос «где это включается» превращается в гадание.

Отдельная оговорка про МБС.НСИ: платформа работает с 1С:УТ, 1С:УНФ и 1С:ERP, а не с любой конфигурацией. Если вы ведёте учёт в бухгалтерии или зарплатной программе, ориентируйтесь на штатные средства и документацию своей конфигурации.

С чего начать настройку и что трудно менять потом

Первый день настройки проходит спокойнее, когда вы выбираете порядок заранее. Универсального порядка нет: у малой базы и у компании с несколькими складами он разный. Базовый вариант такой:

1. Зафиксируйте конфигурацию и релиз.
2. Выдайте права пользователям.
3. Включите опции, которые нужны для работы вашего бизнеса.
4. Договоритесь о правилах названий в справочнике номенклатуры.
5. Проверьте всё на тестовой копии.
6. Только после этого вводите данные.

Потом труднее всего менять опции, от которых зависит структура данных, и правила названий позиций. Сверьте такие опции с документацией своей конфигурации до ввода данных. Названия, уже разошедшиеся по тысячам карточек, придётся приводить к единому виду вручную или отдельным инструментом.

Под размер бизнеса порядок немного смещается:

• ИП или малая компания: минимум опций и один ответственный за справочник;
• торговая компания: характеристики, единицы измерения и правила названий для закупщиков;
• несколько ответственных: права на создание карточек разделены между людьми.

Редкие опции, которые никто не просит, отложите. Включить их можно позже, когда появится задача.

Где заканчиваются штатные возможности для НСИ

Штатных средств часто хватает. Это так, когда справочник невелик, ведёт его один человек и названия совпадают точно. Возможности поиска дублей зависят от конфигурации, поэтому сначала проверьте, что есть именно у вас.

Прежде чем искать отдельный инструмент, исключите другие причины: нет регламента ввода, право создавать карточки есть у всех, за справочником никто не отвечает. Иногда достаточно регламента и ограничения прав. Тогда сотрудникам достанется ручной разбор дублей, зато без новых систем.

Штатного может не хватить, если:

• одну позицию по-разному называют клиент, поставщик и 1С;
• заявки приходят файлами в разном виде;
• новые карточки нужно согласовывать до ввода;
• позиции надо сопоставлять с предложениями поставщиков.

В закупках МБС.НСИ помогает сопоставить строки заявки с предложениями поставщиков: закупщик видит не только историю закупок, но и рынок с альтернативными поставщиками. 1С при этом остаётся главной системой, а решение по спорным строкам всегда за человеком.

Факт. Название и состав раздела «НСИ и администрирование» зависят от конфигурации и релиза 1С, поэтому настройки сверяют по документации своей версии.

Что сделать после чтения

Три действия на сегодня: запишите конфигурацию и релиз, сверьте свой раздел с картой из статьи, выберите 20–30 позиций справочника и посмотрите, сколько у них дублей и разных написаний.

Если дублей много, справочник можно проверить на пилоте МБС.НСИ. Пилот длится 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных, аудит справочника проходит на тех же условиях. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения. Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации. Это не гарантия: точность проверяется на ваших данных по критериям, согласованным заранее.

После заявки с вами свяжется MBS Group, она же проводит демо и пилот. MERA EXPERT — партнёр и витрина продукта. Чтобы понять, нужен ли вам отдельный инструмент, начните с малого: проверить справочник на дубли и разные написания можно на выгрузке из вашей 1С.

Частые вопросы

Почему в моей 1С нет раздела «НСИ и администрирование»?

Название и состав разделов зависят от конфигурации и релиза, поэтому нужные настройки могут лежать под другим названием. Найдите их поиском по меню или в справке своей конфигурации.

Можно ли отключить функциональную опцию, если в базе уже есть данные?

Сначала проверьте на копии базы: иногда программа не даёт выключить опцию, пока по ней есть данные. Скрытый блок не означает, что введённые данные исчезли.

Кому давать доступ к настройкам в этом разделе?

Тем, кто отвечает за настройку программы и общие справочники. Остальным хватает прав на работу с документами.

Что подготовить, чтобы проверить справочник номенклатуры на дубли?

Выгрузку справочника с артикулами, названиями и единицами измерения и список правил, по которым вы считаете позиции одинаковыми. Нужны также 20–30 позиций, в которых вы точно знаете ответ.

Сколько работы останется сотрудникам, если подключить отдельный инструмент для НСИ?

Решения по спорным строкам остаются за человеком, а регламент ввода и ответственный за справочник нужны в любом случае. Инструмент убирает ручной поиск совпадений, но не заменяет эти решения.