Нужна ли PIM-система B2B-дистрибьютору, если справочник номенклатуры уже есть в 1С

Не всегда. Если в справочнике 1С живут дубли, а прайсы поставщиков приходят в десяти форматах, PIM этого не исправит: сначала нужен порядок в номенклатуре. PIM нужна, когда карточки товара приходится вести под несколько каналов и правят их несколько человек.

Нужна ли PIM дистрибьютору: короткий ответ

PIM-система — программа, где ведут расширенные карточки товара: описания, характеристики, фото, версии под разные каналы — и готовят их к публикации. Дистрибьютору она нужна, когда карточки уходят в несколько мест и над ними работают несколько человек. Если справочник 1С в беспорядке, система перенесёт дубли и разнобой в новое место.

Ответ зависит от трёх вещей. Первая — сколько у вас каналов и клиентских каталогов, где карточка должна выглядеть по-разному. Вторая — сколько человек правят карточки и как они согласуют правки. Третья — насколько чистый справочник: одна ли позиция записана одним способом и есть ли эталонная карточка.

PIM не наводит порядок в номенклатуре. Она хранит и публикует карточки, которые уже можно считать эталонными.

Поэтому вопрос «купить ли PIM» стоит после вопроса «в каком состоянии наша номенклатура». Для разных ответов нужны разные решения, и дальше они разобраны по задачам, а не по названиям систем.

Что хорошо делает справочник номенклатуры в 1С и где он упирается

Справочник номенклатуры в 1С ведёт то, что нужно для учёта: артикулы, единицы измерения, цены, остатки. Он остаётся главной системой для продаж и закупок. Пределы начинаются там, где карточку нужно показать клиенту или площадке с характеристиками, а правят её несколько человек.

Представьте сцену. Менеджер по закупкам получает прайс поставщика, где позиция записана как «Кабель силовой 3х2,5, бухта 100 м». В 1С такой же кабель заведён по-другому и без характеристик. Клиент просит каталог с сечением, числом жил и типом изоляции. Здесь три разные задачи: узнать, что это одна и та же позиция; хранить её характеристики; выдать их клиенту в нужном виде. Первую решают порядок в справочнике номенклатуры и сопоставление строк. Вторую в какой-то мере берут на себя дополнительные реквизиты. С третьей справочник может не справиться.

Состав полей и названия меню зависят от конфигурации и релиза 1С, поэтому сверяйте их с документацией своей версии.

Что 1С ведёт хорошо

• Учётные реквизиты: наименование, артикул, вид номенклатуры.
• Единицы измерения и их соотношение.
• Цены и остатки по складам.
• Связь с продажами, закупками и документами в одной системе.

Если основных полей не хватает, справочник обычно расширяют дополнительными реквизитами и характеристиками; как это устроено в вашей версии, зависит от конфигурации и релиза 1С. Для небольшого каталога с редкими изменениями этого часто хватает.

Где справочник перестаёт справляться

Первый предел — версии карточки. Один товар нужно показать на сайте, в каталоге для клиента и на площадке, и в каждом месте разные требования. В справочнике одна запись, и версии приходится держать в файлах.

Второй предел — согласование. Когда карточку правят несколько человек, нужны очередь правок, следы изменений и проверка полноты. Есть ли это в вашей конфигурации, зависит от настройки.

Третий — разрастание дополнительных реквизитов. Со временем их становится много, часть пустует, и никто не помнит, зачем нужна половина.

Чем PIM отличается от справочника 1С, Excel и MDM

Главное различие в задаче. Справочник 1С отвечает за учёт, Excel — за быструю ручную работу, PIM — за карточки товара под каналы, MDM — за мастер-данные компании целиком. Оценки в таблице даны словами, потому что возможности зависят от конфигурации и конкретной системы.

MDM шире по охвату: это порядок в общих мастер-данных всей компании, не только в товарах, но и в контрагентах, сотрудниках, организациях. DAM — хранилище фото, видео и файлов; PIM обычно берёт из него изображения для карточек.

Таблица не выбирает «лучший вариант вообще». Если нужны только учёт и простые характеристики, может хватить 1С. Если главная боль — версии карточек и согласование, смотрят на PIM. Если нужен единый порядок по всем справочникам компании, разговор уже про MDM.

Откуда берутся данные и где источник правды

У каждого типа данных должно быть одно главное место. Учётные данные и цены ведёт 1С, описания, характеристики и медиа — система карточек, если она есть. Если один реквизит правят в двух местах, со временем значения разойдутся.

Поток у дистрибьютора выглядит так. Прайсы и файлы поставщиков приходят в разных форматах. Их строки нужно сопоставить с вашей номенклатурой: это задача до всякой PIM, и дубли позиций мешают ей сильнее всего, потому что одна позиция находит несколько «двойников» и сопоставление ошибается. После сопоставления учётные данные попадают в справочник 1С, а карточки с характеристиками уходят на сайт, в каталог клиента и на площадки.

Правило простое. Артикул, единицы, цена и остаток — в 1С. Описание, сечение, число жил, фото — там, где карточку ведут для публикации. 1С при этом остаётся главной системой, а обмен настраивают под конфигурацию заказчика.

Когда PIM нужна, а когда хватит порядка в справочнике

Хватит порядка в справочнике, если каналов один-два, правок мало и за карточки отвечает один человек. PIM стоит оценивать, когда каналов несколько и требования у них разные, а правки идут по почте. Числовых порогов по числу позиций здесь нет: ориентир задают каналы и люди, и вывод пересматривают при их росте.

Признаки, что справочника уже мало

Версии карточки под каналы ведут вручную, в файлах. Правки согласуют письмами. Клиент или площадка возвращает карточки с замечаниями, и их исправляют заново. Если вы узнаёте себя в двух из трёх признаков, PIM стоит оценить.

Когда достаточно порядка в НСИ

Каналов один-два, характеристики меняются редко, ответственный один. Главная беда — дубли и разнобой, а не отсутствие версий. Тогда помогает нормализация справочника и расширенный набор реквизитов, а отдельная система добавит только лишнюю работу.

Что ещё может быть причиной плохих карточек

Нет правил заполнения, и каждый менеджер пишет по-своему. Нет эталонной карточки, с которой сверяют остальные. Обмен с 1С настроен неточно и затирает правки. У сотрудников нет прав на правку нужных полей. Всё это лечат регламентом и настройкой, а не новой системой.

Мнение. Если дубли и разнобой есть, а каналов один-два, начинайте с порядка в справочнике. Оценку PIM откладывайте до момента, когда версии под каналы и согласование правок станут отдельной болью.

Как прикинуть, окупится ли PIM: условный расчёт

Окупаемость считают по часам работы с карточками и потерям от переделок. Ниже условный пример с вымышленными числами, без привязки к рынку: подставьте свои.

1. Берём 2 000 карточек и 0,5 часа на заполнение одной карточки. Получаем 1 000 часов.
2. Умножаем на условную ставку сотрудника 600 ₽ в час. Получаем 600 000 ₽ на первичное заполнение.
3. Добавляем переделки: допустим, 30% карточек (600 штук) возвращают с замечаниями, и на каждую уходит ещё 0,25 часа. Это 150 часов, или 90 000 ₽.
4. Сравниваем сумму с тем, что даст система: меньше повторного ввода и переделок. Из этой выгоды вычитаем не только лицензию, но и подготовку данных, интеграцию и обучение людей.

Сильнее всего результат меняют два числа: доля карточек, которые правят повторно, и число каналов. Чем больше версий одной карточки, тем дороже ручная работа. Стоимость внедрения рассчитывается под задачу, поэтому в расчёте её надо подставлять из реального предложения, а не из оценки «на глаз». Расчёт не обещает экономии: он показывает, где она возможна.

Что проверить до решения и с чего начать

Начать стоит с проверки данных. Ответы на вопросы ниже покажут, нужна ли вам PIM, или хватит наведения порядка.

• Сколько позиций в справочнике дублируется или записано разными способами.
• У скольких позиций пустые характеристики, нужные клиентам и площадкам.
• Есть ли эталонная карточка, с которой сверяют остальные.
• Кто отвечает за правки и как они согласуются.
• В какие каналы уходят карточки и какие там требования.
• Сопоставляются ли строки прайсов поставщиков с вашими артикулами, или это делают вручную.

Если на первые три вопроса ответ неутешительный, сначала нужна проверка справочника.

Как проверить справочник на пилоте

Проверить справочник можно на пилоте МБС.НСИ. Вам нужно подготовить согласованный комплект данных, а потом разобрать спорные строки: решение по ним всегда остаётся за человеком. 1С при этом остаётся главной системой. Размещение, обработку данных и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика под её требования.

Факт. Пилот МБС.НСИ занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Его стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации. Это не гарантия: точность проверяют на ваших данных по критериям, которые согласованы заранее.

Если вы готовы начать, проверьте справочник на пилоте: отправьте заявку, после неё с вами свяжется MBS Group, которая проводит демо и пилот. По результатам станет ясно, достаточно ли порядка в НСИ или пора оценивать отдельную систему для карточек.

Частые вопросы

Что такое PIM-система простыми словами?

Это программа, в которой собирают и ведут карточки товаров: описания, характеристики, фото, версии под разные каналы. Учёт остатков и цен она не заменяет.

Что подготовить, чтобы понять, нужна ли нам PIM?

Выгрузку справочника номенклатуры, пару свежих прайсов поставщиков и список каналов, куда уходят карточки. По ним видно, сколько в данных дублей и пустых полей.

Сколько работы останется сотрудникам после внедрения?

Заполнять карточки и разбирать спорные строки по-прежнему будут люди. Система убирает повторный ввод и поиск расхождений, но проверку не отменяет.

Сколько времени занимает проверка справочника перед решением?

Сам пилот длится 5 рабочих дней с момента, когда получен согласованный комплект данных. Время на подготовку комплекта в этот срок не входит. Срок внедрения определяют по итогам пилота с учётом объёма.

Как проверить, что карточки стали лучше?

Согласуйте критерии заранее на ваших данных: сколько позиций сопоставлено, у скольких карточек заполнены характеристики, сколько замечаний вернули клиенты и площадки. Точность на пилоте проверяют на выборке, и она не гарантирована.