Тендерная документация: как собрать спецификацию и убедиться, что ни одна строка не потерялась

Спецификация в тендерной документации редко лежит одной таблицей. Она разбита по файлам, страницам и приложениям, и строки пропадают на стыках. Соберите все файлы, перенесите позиции в одну таблицу с указанием источника и сверьте число строк с извещением, а сумму по строкам с начальной ценой, если цена дана по позициям. Тогда пропуск видно до подачи заявки.

Где в тендерной документации лежит спецификация

Спецификация — это перечень позиций с количеством и характеристиками, и в пакете заказчика она почти никогда не бывает отдельным файлом с понятным названием. Чаще всего она оформлена как часть технического задания, но может лежать в приложении, в таблице xlsx, в PDF или в архиве. Пока вы не открыли каждый файл, вы не знаете, сколько позиций в закупке.

Под тендерной документацией здесь понимается пакет, который заказчик выкладывает для участников: извещение, описание объекта закупки, проект контракта, приложения. Комплект документов самого участника для подачи заявки — другая тема.

Где искать позиции:

• таблица внутри технического задания;
• отдельное приложение к нему;
• файл xlsx с расчётом или перечнем;
• PDF с текстовым слоем или скан;
• архив с несколькими файлами;
• само извещение о закупке.

Состав пакета зависит от того, по чьим правилам идёт закупка: государственная, по закону о закупках отдельных видов юридических лиц или коммерческая. В коммерческом тендере спецификация может прийти письмом или в шаблоне заказчика. Какие документы обязательны и как они устроены, смотрите в тексте закона и в документации конкретной закупки.

Как теряются строки и как это заметить

Строки теряются там, где документ меняет форму: на разрыве страницы, в объединённых ячейках, при переходе из файла в файл, при переходе от текста к скану. Каждое место потерь находится своей проверкой — по нумерации, по числу строк или по сумме. Если такой проверки нет, пропуск обнаруживается уже после подачи заявки.

Типичный случай: таблица заканчивается внизу страницы, последняя строка делится пополам, а на следующей странице продолжение идёт без заголовка. При копировании в Excel половина строки уходит в соседний столбец, а то и вовсе теряется. Если такое повторяется на каждом пакете, стоит посмотреть, как можно извлечь спецификацию из файлов тендера без ручного копирования.

Шаг 1. Соберите все файлы пакета и определите формат каждого

Прежде чем что-то извлекать, составьте полный список файлов пакета и отметьте формат каждого. Это самый дешёвый шаг, и именно его чаще всего пропускают: берут первый подходящий файл и не ищут остальные. Тогда сумма по строкам не сойдётся, а причина останется неясной.

1. Скачайте всё, что приложено к закупке, вместе с архивами.
2. Распакуйте архивы и посмотрите, нет ли внутри вложенных.
3. Заведите список файлов: название, назначение, число страниц.
4. Отметьте формат каждого: docx, xlsx, текстовый PDF или скан.
5. Найдите в тексте технического задания все упоминания приложений и сверьте их со списком файлов.

Отдельно выпишите изменения и разъяснения заказчика и отметьте, какая версия действует. Допустимые форматы и размеры вложений определяют площадка и заказчик: точные значения смотрите в справке площадки.

Шаг 2. Перенесите позиции в одну таблицу и пометьте источник

Единая таблица позиций собирает всё из разных файлов в одном виде. Колонка с источником превращает проверку в поиск по конкретному месту, а не в чтение всего пакета заново.

Что записать по каждой позиции

Для каждой строки нужны номер в документе, наименование, характеристики, единица, количество, примечание, а также файл и страница, откуда строка взята.

Номер из документа сохраняйте как есть, а свою нумерацию ведите рядом. Тогда пропуск виден по разрыву между двумя рядами чисел. Характеристики не сокращайте: именно по ним потом подбирают позицию и аналог. Классификатор позиции, если заказчик его указал, — ещё одно поле в таблице.

Пример: 86 позиций в извещении и 81 в таблице

Условный пример, не статистика. В извещении заявлено 86 позиций, а в таблице после копирования 81. Диалог в рабочем чате:

— Сходится?

— Нет, не хватает пяти. Нашла: приложение 2 лежало в архиве отдельным файлом, там три позиции. И ещё разрыв на странице 7: две строки остались на странице 8 без заголовка.

— Добавь в таблицу и пометь файл и страницу. Потом пересчитаем сумму.

После правки таблица показывает 86 строк, и у каждой указан источник.

Шаг 3. Докажите, что ничего не потеряно: три сверки

Полноту доказывают три сверки: по числу позиций, по сквозной нумерации и по сумме с начальной ценой. Каждая ловит свой тип потерь. Вместе они дают основание сказать, что перенесено всё, но не гарантию: у каждой есть границы, и они описаны ниже.

Сверка по числу позиций

Сравните число строк в своей таблице с числом позиций в извещении или в техническом задании. Если число нигде не указано, считайте по последнему номеру в документе.

Сверка по сквозной нумерации

Просмотрите номера и найдите разрывы и повторы. Ограничение: нумерация может начинаться заново в каждом разделе или лоте, тогда сверяйте внутри раздела.

Сверка суммы по строкам с начальной ценой

Если у позиций есть цена за единицу и количество, сумма по строкам должна сойтись с начальной ценой закупки. Сверка не работает, когда цена задана одной суммой, когда закупка разбита на лоты и когда цены ориентировочные. В этих случаях остаются первые две сверки.

Если сверки не сошлись

Если число позиций, нумерация и сумма сошлись, потеря маловероятна. Если не сошлись, сначала ищите причину в документах заказчика, потом в своём переносе.

Расхождение не обязательно ваша ошибка: в извещении и в техническом задании могут стоять разные данные, пакет мог обновиться, а закупка делиться на лоты. Если противоречие осталось, направьте заказчику запрос на разъяснение. Сроки и порядок запроса определены законом или документацией закупки, смотрите их там.

Мнение. Если закупка небольшая и таблица помещается на одну страницу, три сверки избыточны: хватит пересчитать строки глазами. Если пакет больше, берите все три, иначе проверка держится на внимательности одного человека.

Вручную, в Excel или с автоматическим извлечением: что выбрать

Ручной перенос оправдан, пока закупки редкие и небольшие. С ростом объёма риск пропуска растёт, и тогда нужен способ, который вытаскивает позиции из всех форматов сразу. Ниже три способа по одним критериям. Измеримые параметры, такие как время на закупку, проверяйте на своих файлах.

В третьем способе платформа МБС.НСИ читает таблицы из PDF, сканов и офисных файлов и собирает позиции в одну таблицу. Решение по спорным строкам остаётся за человеком.

Где автоматическое извлечение не заменит человека

Автоматическое извлечение не заменяет проверку человеком там, где сам документ трудно прочитать: плохой скан, рукописные пометки, позиции в чертежах и сплошном тексте. Программа показывает, что нашла и в каком месте, а спорные строки решает сотрудник.

Когда нужен человек:

• скан плохого качества или с пометками от руки;
• перечень вынесен в чертежи и схемы;
• позиции описаны сплошным текстом с юридическими формулировками;
• документы противоречат друг другу.

Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации. Это не гарантия: точность проверяется на данных клиента по критериям, согласованным заранее.

После извлечения у сотрудников остаётся работа: проверить спорные строки, подтвердить соответствие каталогу, решить по аналогам. Готовую спецификацию можно привязать к своему каталогу. Размещение и обработку данных согласуют с ИТ-службой заказчика под её требования: облако, серверы заказчика или локальная модель.

С чего начать на своих тендерах

Начните с проверки на своих файлах, а не по описанию. Выберите два-три прошлых пакета: один простой, один с архивом и приложениями, один со сканами. Рядом подготовьте свои готовые таблицы, по которым уже подавали заявки.

Факт. Пилот МБС.НСИ длится 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

После заявки с вами связывается MBS Group: демо, пилот и внедрение проводит она. Результат оценивайте по тем же трём сверкам: число позиций, нумерация, сумма. Критерии согласуйте заранее. Чтобы проверить подход на своих тендерных файлах, оставьте заявку на пилот.

Частые вопросы

Что подготовить, чтобы проверить извлечение спецификации на своих тендерах?

Несколько прошлых пакетов целиком вместе с архивами и приложениями, ваши готовые таблицы для сравнения и список полей, которые нужны по каждой позиции.

Что делать, если число позиций в извещении и в техническом задании не совпадает?

Сначала проверьте, не относятся ли файлы к разным версиям или лотам. Если расхождение осталось, направьте заказчику запрос на разъяснение и учтите ответ в расчёте.

Сколько работы останется сотрудникам, если спецификацию извлекает программа?

Проверка спорных строк, подтверждение соответствия каталогу и решение по аналогам. Перепечатывать таблицы целиком уже не нужно, но проверка результата остаётся за человеком.

Сколько времени займёт пилот на моих документах?

Пять рабочих дней отсчитывают с момента, когда вы передали согласованный комплект данных. Срок внедрения называют по итогам пилота с учётом объёма.

Подходит ли такой порядок для закупок по 223-ФЗ и коммерческих тендеров?

Порядок тот же: собрать файлы, свести позиции в одну таблицу, сверить. Но состав документов и место спецификации определяет заказчик, иногда это письмо или шаблон, поэтому начните с чтения его документации.