Весогабаритные характеристики товара: откуда брать данные и как использовать в закупках и логистике

Вес и габариты берите в таком порядке: сначала у поставщика по спецификации, потом в каталоге производителя, потом с упаковки, и только в последнюю очередь замеряйте сами. Записывайте их в карточку отдельно для штуки, коробки и паллеты. Иначе закупщик не посчитает доставку, а склад не поймёт, сколько места нужно под поставку.

Какие вес и габариты нужны в карточке товара

Закупщик получил два предложения с близкой ценой за штуку. Чтобы выбрать, надо понять, сколько стоит довезти товар и сколько коробок поместится в машину. Для этого в карточке нужны длина, ширина и высота, вес нетто и вес брутто. Причём не один раз, а для каждого уровня упаковки: штука, транспортная коробка, паллета.

Нетто — вес самого товара, брутто — вес товара вместе с упаковкой. Кроме размеров нужны два числа: сколько штук в коробке и сколько коробок на паллете. Без них заявку в штуках не перевести в вес и объём.

Отдельно записывайте размер товара и размер коробки. Для закупки важна коробка: именно её грузят в машину и ставят на стеллаж.

Откуда брать весогабаритные данные: пять источников и их надёжность

Первым обращайтесь к поставщику: он отгружает товар и знает параметры упаковки, в которой тот приедет. Второй источник — каталог производителя. Остальное служит для сверки или для случаев, когда данных нет. Ни один источник не защищает от ошибки полностью, поэтому цифры важных позиций сверяйте минимум с двумя. Как переносить характеристики из каталога в карточку, разобрано в статье о заполнении карточек товара из каталога производителя.

Как проверить цифры до того, как они попадут в справочник

Проверка занимает минуту на позицию и состоит из трёх шагов. Первый — единицы: граммы или килограммы, миллиметры или сантиметры, и одинаково ли они записаны у всей группы. Второй — логика: вес нетто не больше брутто, а коробка не меньше товара внутри. Третий — плотность: вес коробки делите на её объём и сравниваете с соседними позициями той же группы.

Если у однотипных товаров плотность различается в разы, ищите ошибку. Чаще всего это перепутанные единицы или размеры товара вместо размеров коробки.

Но аномалия не всегда ошибка. Пустотелые, насыпные и жидкие товары могут отличаться от соседей по плотности вполне законно. Спорные позиции смотрит человек, который знает товар. Какие диапазоны считать нормой, определяйте по своим группам, а не по чужим таблицам.

У проверки есть слепое место: если неверны и вес, и размер в одной пропорции, плотность выйдет правдоподобной. Такие ошибки находит только сверка с упаковкой.

Какие поля завести в справочнике номенклатуры

Весогабаритные данные входят в карточку номенклатуры как обычные реквизиты. Их нужно хранить не одним числом «вес», а набором по уровням упаковки, с коэффициентами, которые связывают штуку с коробкой и паллетой.

Заполняет и обновляет эти поля тот, кто отвечает за справочник, а не закупщик между делом. Когда поставщик меняет упаковку, данные обновляют.

В 1С для этого уже есть место. Например, в 1С:Управлении торговлей 11 вес и объём хранятся в карточке товара: в описании версии 11.5.9 мобильное рабочее место кладовщика умеет дополнять карточку весом и объёмом и создавать для товара упаковку. Товар можно учитывать в упаковках, а количество при этом пересчитывается в единицы хранения. Так коробка и паллета становятся упаковками с коэффициентом к штуке.

Единицы измерения, упаковки и дополнительные реквизиты устроены по-разному в разных конфигурациях и релизах. Названия полей и пути меню зависят от вашей версии, поэтому найдите нужный справочник поиском по меню своей конфигурации. Чтобы в разных местах не жили разные числа, держите один эталон данных в справочнике номенклатуры.

Зачем весогабаритные данные закупщику

Три вопроса закупщика в этом разделе решает карточка с весом и объёмом: сколько стоит товар с доставкой, сколько войдёт в машину и можно ли сравнить предложения в одних единицах. Если цифры в карточке неверны, расчёт тоже будет неверным. Поэтому сначала данные, потом расчёты.

Сравнить предложения по полной стоимости, а не по цене за штуку

Цена за штуку у двух поставщиков близкая, а доставка отличается: у тяжёлого товара она зависит от веса, у объёмного от места в кузове. Когда в карточке есть вес и объём, к цене добавляют доставку до склада и сравнивают итог. Так закупщик не угадывает, а считает.

Те же данные нужны и после покупки. В 1С:Управлении торговлей 11 дополнительные расходы распределяют на себестоимость товаров по выбранному показателю: количеству, объёму, весу или себестоимости. Распределить доставку по весу или объёму получится, только если эти реквизиты в карточках заполнены и верны.

Понять, сколько влезет в машину и какой размер партии разумен

Заявка в штуках переводится в вес, объём и число паллет. Партия, которая чуть-чуть не заполняет машину, делает доставку дороже в расчёте на единицу. Увидев это заранее, закупщик может немного изменить объём заказа.

В 1С это видно при формировании заказов. В 1С:Управлении торговлей 11 при заказе поставщику учитываются упаковка заказа и минимальная партия поставки, а рабочее место показывает общую сумму и вес заказа. Если вес в карточке неверный, неверным будет и вес заказа.

Записать в конкурентный лист сопоставимые данные

Предложения приходят в штуках, упаковках и килограммах. Через вес и габариты их приводят к одному виду. МБС.НСИ подбирает предложения поставщиков и сопоставляет строки заявки со строками их предложений, а закупщик видит в конкурентном листе не только историю и полученные КП, но и рынок. Если хотите сравнить предложения поставщиков в конкурентном листе, заведите весогабаритные данные до этого шага.

Что они дают складу и логистике

Перевозчики часто берут деньги по большему из двух весов: фактического и объёмного. Объёмный вес считается из габаритов коробки по коэффициенту перевозчика. Например, в условиях одного из авиаперевозчиков за объёмный груз оплата идёт не по фактическому весу, а по объёмному. Значение коэффициента и правила округления у каждого перевозчика свои, их берут на странице тарифов вашего перевозчика, а здесь важен сам принцип.

Цифры из карточки перевозчик всё равно проверит. В федеральных авиационных правилах это записано прямо: при бронировании грузоотправитель сообщает вес брутто, объём груза и габариты каждого грузового места, при приёме груз взвешивают и обмеряют, а если вес разошёлся с заявленным, окончательным считается вес, который установил перевозчик. Поэтому ошибка в карточке не экономит деньги, а превращается в пересчёт стоимости на приёмке.

Отсюда следует, что размер упаковки важен не меньше веса. Избыточная коробка увеличивает объёмный вес, даже если товар в ней не тяжелее.

Склад планирует место приёмки и хранения по габаритам и числу коробок на паллете. Без WMS это делают таблицей, но нужны те же данные. Если их нет, место под поставку оценивают на глаз, и поставка то не помещается, то занимает лишние паллетоместа.

Пример: от карточки одного товара до стоимости доставки

Возьмём коробку промышленных светодиодных ламп. Все числа условные, они нужны только для расчёта. В карточке записано: коробка 40×30×20 см, вес брутто 6 кг.

1. Берём данные из карточки. Объём: 0,4 × 0,3 × 0,2 = 0,024 м³.
2. Проверяем плотность. 6 кг ÷ 0,024 м³ = 250 кг/м³. Сравниваем с другими лампами из группы: если у них около того же, цифры правдоподобны.
3. Переводим заявку в вес и объём. Заказ 200 коробок: 200 × 6 = 1 200 кг и 200 × 0,024 = 4,8 м³.
4. Сравниваем с условиями перевозчика. Допустим, перевозчик считает 1 м³ как 300 кг (у вашего перевозчика коэффициент другой). Тогда объёмный вес 4,8 м³ равен 1 440 кг, и платить придётся за него, а не за фактические 1 200 кг.

Теперь представим ошибку. В карточку по недосмотру внесли размеры самой лампы, скажем 30×20×10 см. Объём одной единицы получится 0,006 м³, а на 200 коробок выйдет 1,2 м³ вместо 4,8. Расчёт занижает объём в четыре раза, а правда вскрывается на приёмке.

Без данных разговор с логистом звучит так: «Сколько это машин?» — «Не знаю, прикинем». С верными данными: «Заявка — 1 200 кг и 4,8 м³, влезает в один рейс». Ответ логисту нужен именно такой.

Типичные ошибки при вводе веса и габаритов

Ошибки повторяются от справочника к справочнику, и каждая заканчивается пересчётом стоимости или нехваткой места. Сверьте свой справочник с этим списком.

• Перепутаны нетто и брутто. Вес в заявке занижен или завышен. Заметно, когда вес на приёмке расходится с карточкой.
• Габариты товара записаны вместо габаритов коробки. Объём занижен, на приёмке не хватает места.
• Смешаны единицы: граммы и килограммы, миллиметры и сантиметры. Плотность отличается в разы, это видно при проверке.
• Данные не обновлены после смены упаковки поставщиком. Перевозчик пересчитывает стоимость.
• Позиция заведена дважды, и в дублях разные цифры. Закупщик берёт ту, что попалась. Если дублей у вас много, начните с нормализации справочника, а порядок поиска и объединения разобран в статье о дублях в 1С.

С чего начать, если WMS нет

Система управления складом для хранения этих данных не обязательна. Для небольшого справочника вручную достаточно, и это нормальный старт.

1. Выберите десять–двадцать позиций, которые закупают чаще всего.
2. Для каждой соберите вес брутто, габариты коробки и число штук в коробке по порядку источников: поставщик, производитель, упаковка, обмер.
3. Проверьте единицы, нетто и брутто, плотность.
4. Внесите данные в карточку, укажите источник и ответственного.
5. Обновляйте их, когда меняется упаковка у поставщика.

Ручной сбор перестаёт справляться, когда позиций сотни и тысячи, поставщиков много, а прайсы приходят в разных форматах. Тогда можно подключить платформу: МБС.НСИ умеет дополнять карточки характеристиками по данным поставщиков и открытым источникам. Спорные строки решает человек, а 1С остаётся главной системой.

Оцените это на пилоте: он занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап. Точность проверяется на ваших данных по критериям, которые вы согласуете заранее. Выберите позиции, соберите выгрузку номенклатуры с поставщиками и прайсами и запросите пилот, чтобы дополнить карточки характеристиками.

Частые вопросы

Что подготовить, чтобы собрать вес и габариты по товарам?

Выгрузку номенклатуры с артикулами, поставщиков по каждой позиции и последние прайсы или спецификации. Сначала возьмите позиции, которые закупают чаще всего.

Сколько работы останется сотрудникам, если данные собирает программа?

Спорные строки проверяет человек: расхождения между источниками и позиции без данных. Объём зависит от качества прайсов и числа позиций, поэтому его оценивают на пилоте.

Как понять, что в справочнике верные вес и габариты?

Сверьте выборочно с упаковкой или данными поставщика и сравните плотность с похожими товарами. Если перевозчик больше не пересчитывает стоимость после приёмки, данные работают.

Нужна ли система управления складом, чтобы вести весогабаритные данные?

Нет. Данные можно хранить в карточке номенклатуры в 1С или в таблице. WMS нужна, когда по ним начинают автоматически размещать товар на складе.