Комплектация номенклатуры в 1С: когда комплект собирают документом, а когда он просто строка в заявке и КП

Комплектация в 1С — это документ, который списывает со склада отдельные товары и приходует их как один комплект. Но когда клиент просит в заявке «набор» или «комплект», собирать его документом нужно не всегда: иногда это одна строка в КП с составом внутри. Разберём, как отличить эти случаи, как заполнить документ на условном примере и где чаще всего ломаются остатки.

Комплект в 1С — это три разные вещи, а заявка клиента их смешивает

Документ комплектации нужен, когда комплект физически собирают и хранят на складе как отдельный товар со своим артикулом и остатком. Если комплект существует только как строка в КП, а склад отгружает компоненты по отдельности, документ не нужен. Если сборка меняет товар и требует затрат, это уже производство.

Типичная картина: в заявке написано «комплект стеллажа 4 полки» и в скобках перечислены стойки, полки и крепёж. В каталоге такой позиции нет. Менеджер не знает, что с этим делать.

Если такие заявки приходят регулярно, разбор состава вручную съедает часы. Для этого случая у МБС.НСИ есть разбор заявок и подготовка КП: платформа предлагает сопоставление строк и готовит черновик КП, а 1С остаётся главной системой.

Документ комплектации нужен только там, где комплект существует на складе как отдельный товар со своим остатком.

Три значения слова «комплект» выглядят так:

• Комплектация документом. Компоненты списываются, собранный комплект приходуется на склад.
• Набор одной строкой. В КП одна позиция с составом внутри, остатка у самого набора нет.
• Производство. Сборка с переработкой и затратами, которые входят в стоимость.

Из слов клиента не понять, какой вариант нужен. Помогает один вопрос внутри компании: комплект у вас лежит собранным или склад отгружает его по частям?

Какой способ выбрать: сравнение по пяти критериям

Выбор зависит от того, собирают ли комплект заранее, нужен ли его собственный остаток и как должна считаться стоимость. Таблица ниже помогает отнести ваш случай к одному из трёх способов.

Набор и комплектация в Бухгалтерии, Управлении торговлей и ERP устроены по-разному. Меню и названия зависят от конфигурации и релиза, поэтому сверяйтесь с документацией своей версии.

Мнение. Если комплект собирают заранее и регулярно продают с одним и тем же составом, берите документ. Если комплект существует только в предложении клиенту, хватит набора без сборки: меньше документов и меньше поводов для расхождений.

Как заполнить документ комплектации: что проверить до проведения

Перед проведением документа компоненты должны быть оприходованы, у комплекта должна быть карточка, а его состав обычно задан спецификацией. В документе указывают склад, комплект и количество. Название документа и раздела меню зависят от конфигурации, поэтому найдите его поиском по меню.

Что подготовить до документа

Сначала оприходуйте компоненты на тот склад, где будете собирать. Затем заведите карточку комплекта в справочнике номенклатуры: какой вид номенклатуры выбрать, зависит от вашей учётной модели. И задайте спецификацию: что входит в комплект и в каком количестве.

Что проверить перед проведением

Проверьте склад, количество комплектов и табличную часть: каждый компонент должен быть в нужном количестве. Счёт учёта выбирают по учётной политике, номера счетов уточняйте у бухгалтера.

После проведения остаток комплекта должен вырасти, а остатки компонентов уменьшиться ровно на состав. Если этого не произошло, первым делом проверьте спецификацию и склад.

Факт. Разукомплектация — обратная операция: комплект списывается, а компоненты возвращаются на склад. Точное название вида операции зависит от конфигурации и релиза.

Пример на цифрах: сборка и разборка монтажного комплекта

При сборке стоимость комплекта равна сумме стоимости компонентов. При разборке эту стоимость нужно вернуть компонентам, и один из способов — распределить её по долям. Ниже условный пример: цифры взяты для расчёта и не относятся к реальной компании. Комплект для стеллажа состоит из четырёх стоек, четырёх полок и набора крепежа.

Если распределять 4 000 ₽ комплекта по этим долям, стойки получат 2 000 ₽, полки 1 600 ₽, крепёж 400 ₽. Как именно конфигурация задаёт доли, зависит от релиза. Если цены компонентов с момента сборки изменились, доли придётся пересмотреть: сумма долей всё равно должна дать стоимость комплекта.

Сильнее всего итог меняют две вещи. Первая — цена компонентов, если их покупали партиями по разным ценам. Вторая — способ оценки запасов, который задан учётной политикой. Метод выбирает бухгалтер, а не менеджер по продажам.

Как комплект попадает в заявку и КП

Клиент пишет комплект своими словами, и его нужно связать с карточкой комплекта в справочнике или раскрыть в состав. Если этого не сделать, КП собирают вручную, а склад видит одно, клиент другое. Решение зависит от того, показываете вы комплект одной строкой или раскрываете его.

Комплект одной строкой

В КП одна позиция, состав записан внутри строки, цена комплекта задана отдельно. Склад при отгрузке списывает компоненты. Остатка у самого комплекта нет, поэтому проверять наличие нужно по компонентам.

Комплект раскрывается в состав

Каждая позиция состава идёт отдельной строкой КП. Остатки видны по компонентам, клиент видит цену каждой позиции. Такой вариант удобен, когда клиент сам правит состав.

Клиент и склад должны видеть один и тот же состав комплекта: расхождение всплывает при отгрузке.

Когда клиент описывает один набор разными словами, МБС.НСИ сопоставляет его строки с карточками каталога: подробнее об этом на странице про сопоставление строк заявки с вашей номенклатурой. Спорные строки решает человек, а точность проверяется на ваших данных на пилоте и не гарантируется.

Перед этим исключите другие причины. Состав может быть непоследовательно описан в самом каталоге, или комплект вообще не заведён в 1С. Тогда автоматический разбор заявок не поможет, сначала нужно привести в порядок справочник.

Что чаще всего ломает комплектацию и как это проверить

Чаще всего документ не проводится или остатки расходятся из-за нехватки компонентов, пустой спецификации либо настроек конфигурации. У каждой причины свой признак, и его можно проверить за несколько минут без вмешательства в учёт.

• Компонентов не хватает или остаток уходит в минус. Результат зависит от настройки контроля остатков в конфигурации. Оприходуйте компоненты и сверьте остатки склада.
• Спецификация пустая или чужая. Откройте спецификацию комплекта и сверьте состав с заявкой.
• Серии, характеристики и партии. Если у компонентов они ведутся, их может потребоваться указать в документе. Проверьте, что они заданы.
• Себестоимость после разукомплектации не сходится. Проверьте доли: сумма долей должна быть равна стоимости комплекта.
• Счёт учёта выбран неверно. Сверьте с учётной политикой и бухгалтером.

Бывают и технические причины: настройки конфигурации и обмен между базами. Если проводки вызывают сомнения, не правьте их сами, а покажите бухгалтеру.

Что зафиксировать в учёте до запуска

Порядок комплектации и оценки комплекта закрепляют в учётной политике, и решает это бухгалтер, а не настройка программы. Прежде чем запускать документ в работу, договоритесь с ним о нескольких вопросах.

Что включать в стоимость комплекта, решает учётная политика и бухгалтер, а не настройка программы.

Отдельно решите, входят ли в стоимость затраты на сборку и упаковку. Вопросы про НДС и налог на прибыль тоже к бухгалтеру: индивидуальных налоговых советов эта статья не даёт.

С чего начать, если комплекты повторяются в заявках

Начать стоит с ваших же заявок: выпишите комплекты из пяти-десяти последних и отметьте, где состав переписывали руками. Эти данные покажут, нужен ли вам единый комплект в справочнике или состав каждый раз новый. Для разовых комплектов с новым составом отдельная карточка не нужна.

1. Выпишите комплекты из последних заявок и отметьте ручную правку состава.
2. Для каждого выберите способ: документ, набор в КП или производство.
3. Заведите повторяющиеся комплекты в справочнике со спецификацией.
4. Проверьте результат на пилоте.

Пилот МБС.НСИ длится 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения. Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации; это не гарантия, точность проверяют на ваших данных по заранее согласованным критериям. Демо и пилот проводит MBS Group.

Возьмите заявки из первого шага и оставьте заявку на пилот: на ваших данных будет видно, какие комплекты платформа сопоставляет сама, а какие остаются человеку.

Частые вопросы

Чем комплектация отличается от производства в 1С?

Комплектация собирает комплект из готовых товаров без переработки, производство выпускает продукцию с затратами. Где проходит граница, определяет учётная политика, уточните у бухгалтера.

Что подготовить для пилота по заявкам с комплектами?

Последние заявки, где клиенты просят комплекты, выгрузку справочника номенклатуры и состав повторяющихся комплектов. Критерии, по которым оценивают результат, согласуют до начала работы.

Сколько ручной работы останется менеджерам после автоматического разбора заявок?

Платформа предлагает сопоставление строк, а спорные позиции подтверждает человек. Сколько таких строк окажется в ваших заявках, видно по итогам пилота.