Отдел снабжения: чем занимается и на каких шагах закупки уходит время

Отдел снабжения следит за тем, чтобы нужные материалы и товары пришли в компанию вовремя, в нужном количестве и по понятной цене: принимает заявки, ищет поставщиков, сравнивает предложения, оформляет договоры и сопровождает поставку. Часто время уходит не на сам поиск, а на уточнение неточных заявок и ручное сравнение предложений в разных форматах.

Чем занимается отдел снабжения и чем он отличается от отдела закупок

Отдел снабжения обеспечивает компанию материалами и товарами: в нужном количестве, в срок и по приемлемой цене. Работа начинается с заявки внутреннего заказчика (цеха, продаж, склада) и заканчивается, когда товар принят, а документы переданы в бухгалтерию.

По ходу одной закупки отдел:

• принимает заявку и уточняет у инициатора, что именно нужно;
• ищет поставщиков и запрашивает предложения;
• сравнивает предложения и выбирает поставщика;
• оформляет договор и счёт;
• следит за отгрузкой и поставкой;
• передаёт товар на приёмку и собирает документы для бухгалтерии.

Склад и логистика — смежные функции. В одних компаниях они входят в отдел, в других работают отдельно.

Слова «снабжение» и «закупки» в компаниях используют по-разному. Закупками чаще называют выбор поставщика и договор, снабжением — ещё и сопровождение поставки, и запасы. Единого стандарта названий нет, поэтому сверьтесь с тем, что записано в обязанностях у вас.

Факт. Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ идут по процедуре, которую задаёт закон, а в коммерческой компании порядок закупки определяет её собственный регламент.

Чем коммерческие закупки отличаются от закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Если компания обязана применять 44-ФЗ или 223-ФЗ, шаги и документы закупки диктует закон. В коммерческой закупке порядок устанавливает сама компания: форму заявки, число запрошенных предложений, критерии выбора.

Эта статья разбирает коммерческий случай. Кто обязан применять законы и какие процедуры они требуют, читайте в тексте самих законов, ссылки есть в конце статьи.

Из каких шагов состоит одна закупка и где на них уходит время

Закупка проходит восемь шагов: заявка, согласование, поиск и запрос предложений, сравнение, договор и счёт, оплата, приёмка, документы. Время теряется на каждом, но по разным причинам: где-то заявка ждёт ответа человека, где-то закупщик переписывает одни и те же данные из файла в файл.

На согласовании и оплате время чаще уходит на стороне финансов и руководства. Это вопрос регламента, а не программы. Два шага, где время теряется внутри самого отдела, — уточнение заявки и сравнение предложений. Их разбираем дальше. Проверять сначала стоит именно их.

Заявка пришла неточной: время уходит ещё до поиска поставщика

Неточная заявка заставляет закупщика сначала выяснять, что именно нужно, и только потом искать поставщиков. Пока инициатор не подтвердил позицию, остальные шаги стоят.

Как это выглядит на примере

Условный пример. Инициатор пишет в мессенджере: «Нужны шланги армированные, 50 метров, как брали весной». В справочнике 1С три похожие позиции с разной длиной и диаметром, а в прошлом заказе нет артикула. Закупщик пишет инициатору, потом поставщику, потом снова инициатору.

Заявка до уточнения: «шланги армированные, 50 м». После уточнения: наименование по справочнику, внутренний диаметр, давление, количество, срок, кто инициатор. Сам поиск предложений занимает меньше времени, чем эта переписка.

В неточной заявке время уходит не на поиск поставщика, а на переписку об одной и той же позиции.

Почему заявка тянется

Чаще всего причин три:

• инициатор описывает позицию своими словами;
• одна позиция записана по-разному у инициатора, поставщика и в справочнике;
• в справочнике есть дубли, и неясно, какая карточка верная.

Как проверить, что причина именно в заявке

Возьмите последние заявки и посчитайте, сколько раз закупщик возвращался к инициатору. Если возвращений мало, ищите дальше: заявки приходят поздно, нет шаблона, инициаторы не пользуются справочником, обмен с 1С настроен с ошибками. Если номенклатура короткая, а заявки типовые, дело не в названиях.

Когда возвраты к инициатору действительно съедают дни, помогает привести строки заявки к позициям вашего справочника: закупщик получает заявку, уже сопоставленную с карточками, и уточняет только спорные строки.

Предложения поставщиков приходят в разных форматах и сравниваются вручную

Когда по одной заявке приходят предложения в разных форматах, закупщик сводит их вручную, и выбор нередко делают из тех, у кого успели спросить. Время уходит на переписывание строк, а не на оценку условий.

Типичная картина: три коммерческих предложения в PDF, счёт картинкой, прайс в Excel. Названия позиций у каждого свои, единицы измерения разные, условия поставки записаны где придётся.

Чтобы сравнить предложения поставщиков в одном листе, МБС.НСИ находит поставщиков и сопоставляет строки заявки на закупку со строками их предложений. В конкурентном листе закупщик видит не только историю закупок и полученные КП, но и рынок с альтернативными поставщиками. Данные берутся из нескольких источников:

• своя номенклатура и КП поставщиков;
• поиск поставщиков и предложений в интернете;
• история закупок в системе;
• загруженные прайсы;
• подключённые фиды и API поставщиков.

Решает человек. Он проверяет спорные строки сопоставления, выбирает поставщика и подписывает договор, а система готовит сводку и подсвечивает отличия.

Конкурентный лист не лечит другие причины долгого выбора: нет критериев, кроме цены, поставщики не отвечают, условия поставки несравнимы. Эти вопросы решает регламент.

Как измерить, что отдел теряет время: четыре показателя

Достаточно четырёх показателей, и все они считаются по закрытым заявкам. Они показывают не оценку отдела, а место, где время уходит.

1. Срок закрытия заявки — дата поступления товара минус дата получения заявки. Считайте отдельно по этапам: уточнение, согласование, выбор, поставка.
2. Доля заявок, закрытых в срок — заявки в срок, делённые на все закрытые.
3. Доля срочных закупок вне плана — срочные заявки, делённые на все закрытые.
4. Доля закупок у единственного поставщика — такие закупки, делённые на все.

Условный пример, данные выдуманы. Взяли 10 закрытых заявок и усреднили по этапам: уточнение — 2,4 дня, согласование — 1,1, выбор поставщика — 3,2, поставка — 4,5. Общий срок — 11,2 дня. Дольше всего длится поставка, но она на стороне поставщика. Внутри отдела дольше всего тянутся выбор и уточнение, вместе 5,6 дня: с них и стоит начинать.

Общий срок без разбивки не говорит, где время уходит. Порогов «хорошо» и «плохо» нет: они зависят от отрасли и типа позиций, поэтому ориентир компания задаёт по своим данным. Экономию к бюджету можно считать как дополнительный показатель, но он не заменяет срок.

Когда достаточно одного закупщика, а когда нужен отдел снабжения

Один закупщик справляется, пока цикл заявки прозрачен и заявки не копятся. Отдел нужен, когда у человека нет времени на закупку, потому что он занят уточнениями, срочными вопросами и сверкой документов.

Признаки, что одному закупщику тяжело:

• заявки стоят в очереди;
• закупщик в основном уточняет и переписывает данные;
• срочные закупки идут вне плана;
• на время отпуска некому заменить;
• непонятно, кто отвечает за запасы;
• заявку нельзя найти, не спросив закупщика.

Числовых порогов по заявкам или поставщикам здесь нет: их считают по своим данным. В малом бизнесе закупщик, склад и договорная работа нередко у одного-двух человек. Это нормально, пока всё прозрачно.

Прежде чем растить штат, проверьте, сколько времени уходит на ручную рутину. Иногда хватает порядка в заявках и сравнении предложений, иногда отдел всё равно нужен. Если время теряется на согласовании и оплате, новые сотрудники в отделе ничего не изменят.

Мнение. Если загрузка закупщиков растёт, а срок закрытия заявок не сокращается, сначала разберите шаги по датам и только потом решайте, нанимать ли людей.

Что можно передать системе, а что остаётся за человеком

МБС.НСИ берёт на себя рутину: приведение строк к справочнику, сбор предложений и их сведение в таблицу. Решения остаются у людей. Это возможности платформы, а не обещание, что работы не станет.

Что останется сотрудникам, как работает 1С и что с точностью

1С (УТ, УНФ, ERP) остаётся главной системой, обмен настраивают под конфигурацию заказчика. Сотрудникам добавится проверка спорных строк, сверка результата и поддержка справочника.

Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации. Это не гарантия: точность проверяют на данных клиента по критериям, согласованным заранее. Размещение данных и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика.

Если задержки возникают на согласовании, оплате или у поставщиков, инструмент не поможет. Сначала измерьте шаги.

С чего начать: недельная проверка заявок и пилот на своих данных

Начните с замера, для которого не нужен никакой инструмент. Затем решите, нужен ли пилот.

1. Возьмите закрытые заявки за неделю.
2. Выпишите даты каждого шага: получение, уточнение, согласование, выбор, поступление.
3. Найдите этап, на котором заявка ждала дольше всего.

Если дольше всего заявки ждут на уточнении и сравнении предложений, проверьте подход на ваших данных. Пилот МБС.НСИ длится 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Аудит справочника проходит на тех же условиях. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

На пилоте видно, как заявки привязываются к справочнику, как строится конкурентный лист и где решает человек. Результат на пилоте проверяют вместе с вами. Можно показать свои заявки и прайсы на пилоте. После заявки с вами свяжется MBS Group: демо, пилот и внедрение проводит она.

Частые вопросы

Что подготовить, чтобы показать свои данные на пилоте?

Согласованный комплект: выгрузку справочника номенклатуры, образцы реальных заявок и предложений поставщиков, прайсы. Точный состав комплекта согласуют с вами заранее.

Сколько работы останется сотрудникам отдела после автоматизации?

Спорные строки проверяет человек, он же выбирает поставщика и подписывает договор. Добавится поддержка справочника и сверка результата.

Сколько длится внедрение после пилота?

Срок внедрения определяют по результатам пилота с учётом объёма данных. Пять рабочих дней отсчитывают только для самого пилота, с момента получения согласованного комплекта.

Как проверить, что после пилота стало лучше?

Сравните сроки по тем же заявкам до и после и точность сопоставления на ваших данных. Критерии точности согласуйте заранее.

Подойдёт ли это, если мы закупаем по 44-ФЗ или 223-ФЗ?

Статья и описанный подход про коммерческие закупки. У закупок по закону своя процедура, и применимость инструмента к ней сначала уточните у юриста и ИТ-службы.