Переторжка в коммерческой закупке: как провести её и записать итоги в конкурентный лист

Переторжка — повторный раунд, в котором закупщик просит поставщиков с близкими предложениями улучшить цену или условия. Проводите её, когда исходные КП уже приведены к одной базе. Результат каждого раунда записывайте в конкурентный лист рядом с первым предложением, а не поверх него: тогда выбор можно объяснить и повторить.

Переторжка: когда закупщик просит улучшить уже полученные предложения

Переторжка — повторный раунд для поставщиков, чьи предложения уже получены и близки по итоговой стоимости. Закупщик заранее объявляет правила: что улучшаем, в каком виде присылать ответ, до какого срока. Представьте: пришли три КП на одну позицию, цены рядом, а руководитель просит «поторговаться и показать, почему выбрали этого».

Просьба «дайте скидку» в мессенджере на переторжку не похожа. У неё нет общего срока, одинаковых условий для всех и записи результата. Улучшать можно не только цену: доставку, предоплату или отсрочку, срок поставки, гарантию, размер партии.

Переторжка — повторный раунд по заранее объявленным правилам, а не просьба о скидке. Улучшать в нём можно и условия, не только цену.

Факт. В коммерческой закупке правила переторжки компания устанавливает сама и сообщает поставщикам до начала раунда. Эта статья — про коммерческую закупку; если ваша закупка регулируется законом, сверяйтесь с документами заказчика.

Когда переторжка нужна, а когда лучше обойтись без неё

Переторжка оправдана, когда у вас два-три предложения, которые можно сравнить, и разрыв между лучшими небольшой после приведения к одной базе. Если же предложения различаются по сути или условиям, просьба «улучшить» ничего не даст: сначала разберитесь, почему они расходятся.

Типичная картина: у каждого поставщика свои НДС, доставка и оплата, и сравнить цены на глаз нельзя. Чтобы не считать это вручную в разных файлах, стоит собрать предложения поставщиков в один конкурентный лист и только потом решать, кого звать на раунд.

Переторжка уместна, если:

• два-три поставщика сравнимы, и вы готовы взять любого;
• после выравнивания условий разрыв между лучшими небольшой;
• количество и параметры позиции подтверждены в каждом КП.

Лучше обойтись без неё, если:

• поставщик единственный или цена закреплена договором;
• закупка срочная;
• сумма мала, и час работы стоит дороже возможной разницы;
• предложения заведомо неравны: другая марка, фасовка, комплектность.

Близкие цены бывают и по другим причинам: разная комплектация, марка, условия оплаты. Тогда сначала уточните КП, потом приглашайте. И учтите, какую работу вы добавляете себе: ещё один круг переписки и ещё одна запись в листе.

Какие бывают форматы: живой и письменный раунд, открытая и закрытая цена

В статье используются простые названия. Живой раунд идёт в реальном времени: поставщики подают цены в течение заданного окна. Письменный раунд проходит с общим сроком: каждый присылает предложение один раз. Отдельно решается, видят ли участники цены друг друга: открытая цена или закрытая.

Ни один формат не лучше остальных для всех закупок: выбирайте по товару и по тому, как вы работаете с поставщиками.

Открытая или закрытая цена

Открытые цены подгоняют поставщиков друг под друга, но подрывают доверие: поставщик видит, что его цену показали соперникам. Закрытая цена безопаснее для отношений, а итоговое сравнение вы всё равно делаете сами в листе.

Один раунд или несколько

Второй раунд имеет смысл, пока разрыв между лучшими предложениями сокращается. Когда он перестал сокращаться или поставщики дошли до нижней границы, третий круг превращается в давление. Шаг снижения цены и срок ответа задавайте заранее, под свою закупку.

Сначала приведите предложения к одной базе

Цена в письме и цена для вас — разные числа. Если поставщик снизил сумму, но убрал доставку или потребовал полную предоплату, вы выиграли только на бумаге. Поэтому единая база нужна до приглашения и после каждого раунда.

Что выравнивать:

• НДС: цены с налогом и без него;
• доставка: включена в цену или идёт отдельной строкой;
• фасовка и единицы измерения: штуки, упаковки, килограммы;
• предоплата и отсрочка;
• срок поставки;
• гарантия.

Отсрочку и предоплату не прячьте в формуле: запишите допущение в отдельной колонке, например «предоплата 100%». Тогда любой коллега увидит, что вы приняли, и сможет возразить.

Если один товар у поставщиков называется по-разному, начните с сопоставления позиций поставщиков и клиента: иначе сравнивать нечего. Признак ошибки простой: лидер по цене в письме оказывается вторым в единой базе.

Мнение. Если предложения различаются по трём и более условиям, приводите их к базе до первого приглашения: так вы заранее увидите, у кого реальный запас по цене.

Как провести переторжку по шагам

Порядок такой, чтобы все участники получили одинаковые условия и вы смогли потом объяснить выбор:

1. Определите, кого приглашаете: тех, чьи предложения сравнимы и близки в единой базе.
2. Объявите условия: что улучшаем, в какой форме присылать цену, до какого дня ждёте ответ, какой шаг снижения допустим.
3. Предупредите, что итог определяется по единой базе, а не по сумме в письме.
4. Получите ответы и сразу приведите их к базе.
5. Решите, нужен ли второй раунд: он оправдан, пока разрыв сокращается.
6. Сообщите итог всем участникам коротко, без цифр соперников.

Разница в формулировке письма видна сразу. До: «Дайте лучшую цену». После: «Пришлите итоговую цену за 1 000 шт. с доставкой до нашего склада и условиями оплаты, ответ — до такого-то дня. Выбор делаем по сумме с учётом доставки и оплаты».

Чаще всего ошибаются в трёх местах: размытый срок, разные условия у участников и личные договорённости в обход общего процесса. Любая из них делает итог невоспроизводимым.

Как записать переторжку в конкурентный лист

Первое предложение не затирайте. Каждый раунд записывайте в новые колонки или в новую строку с датой и автором: тогда конкурентный лист фиксирует весь ход торга, а не последнюю цену. Общую структуру листа разбирает статья как собрать конкурентный лист из разных КП.

Условный пример: партия 1 000 шт., три поставщика.

В письме после первого раунда лидирует А (118 000 ₽), но в единой базе он второй после Б. Во втором раунде А пересчитал цену и смягчил оплату.

Какие колонки нужны

Минимум: поставщик, раунд, дата, цена в письме, условия, цена в единой базе, срок, что изменилось, комментарий. Поле «что изменилось» показывает, снизили цену или ухудшили условия. Письма и КП прикладывайте вложением.

Как записать причину выбора

Одно предложение: критерий, разница, условие. Например: «Выбран А: в единой базе на 3 000 ₽ ниже Б при предоплате 50%; отсрочку Б и В в критерий не включали». Если критерий был другим, например отсрочка важнее цены, запишите его.

Что может пойти не так: демпинг, обида поставщиков и «победа на бумаге»

Риски известны, и у каждого есть простое действие:

• Слишком низкая цена. Поставщик может сорвать срок или заменить материал. Спросите, из чего собрана цена, и запросите подтверждение условий.
• Потеря доверия. Поставщики запоминают, как с ними обращались. Правила одни для всех, цены соперников не называйте.
• Раунд ради давления. Если выбор уже сделан, приглашать других нечестно: они потратят время зря и запомнят это.
• Победа на бумаге. Цена упала, а условия ухудшились. Сравнивайте только по единой базе.
• Лишний круг. Когда разрыв перестал сокращаться, остановитесь.

Где в этом процессе помогает МБС.НСИ и что остаётся за человеком

МБС.НСИ сопоставляет строки заявки на закупку со строками предложений поставщиков, чтобы закупщик меньше приводил их к одному виду вручную. В конкурентном листе видны не только история закупок и полученные КП, но и рынок: альтернативные поставщики, которых можно позвать на раунд. Данные берутся из вашей номенклатуры и КП поставщиков, поиска поставщиков и предложений в интернете, истории системы, загруженных прайсов, подключённых фидов и API поставщиков.

1С остаётся главной системой, а спорные строки решает человек. Выбор поставщика и условия раунда тоже остаются за закупщиком, подробнее — на странице о том, как устроена точность и где решает человек.

Что проверить на пилоте со своей закупкой:

• как система сопоставляет строки и показывает условия поставщиков;
• получается ли единая база по НДС, доставке и оплате;
• как хранятся раунды: этот сценарий и поля уточните у MBS Group, не предполагайте заранее;
• какие альтернативные поставщики появляются для вашей позиции.

Пилот длится 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Его стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап. Точность проверяется на ваших данных по критериям, согласованным заранее, и гарантией не является.

Чек-лист и короткое письмо для приглашения на переторжку

Перед отправкой приглашения пройдитесь по списку:

• предложения приведены к единой базе;
• определён круг участников;
• задан срок ответа;
• понятно, что улучшаем: цену, доставку, оплату, срок;
• правила одинаковы для всех;
• известен критерий выбора;
• итог записан в лист вместе с причиной;
• участникам сообщён результат.

Письмо из четырёх-пяти строк:

Здравствуйте! Мы сравнили предложения и приглашаем вас на второй раунд по позиции «…», партия 1 000 шт. Пришлите итоговую цену с доставкой до склада и условиями оплаты до такого-то дня. Выбор делаем по единой базе: цена с НДС, доставка, оплата и срок. Итог сообщим всем участникам.

Следующий шаг: возьмите свою последнюю закупку с тремя-четырьмя КП и соберите для неё лист с колонками раундов. Если ручная сверка занимает часы, можно проверить сопоставление предложений на пилоте со своими КП.

Частые вопросы

Что подготовить до начала переторжки?

Приведённые к одной базе предложения, список приглашённых, критерий выбора и текст приглашения со сроком ответа.

Сколько работы добавит переторжка закупщику?

Обычно один круг переписки и одну запись в листе на раунд. Дольше всего занимает сведение новых цен к единой базе.

Можно ли провести переторжку, если предложений всего два?

Можно, если они сравнимы и вы готовы взять любого из двух. Если один поставщик уже выбран, раунд будет формальностью.

Нужно ли сообщать проигравшим поставщикам цену победителя?

Нет, достаточно коротко сообщить итог. Цены соперников лучше не называть: так вы сохраните доверие поставщиков к следующим раундам.

Как проверить, что переторжка дала реальный результат?

Сравните итоговые цены в единой базе до и после раунда и убедитесь, что условия поставки и оплаты не ухудшились.