Подготовка коммерческого предложения в B2B: где теряются часы между заявкой и ответом

Основные часы при подготовке КП уходят не на текст, а на всё, что происходит до него: понять, что именно просит клиент, найти эти позиции в каталоге, проверить цены и остатки и дождаться согласования. Ниже по шагам разобрано, где время теряется и что из этого можно убрать данными и автоматизацией, а что должен решать менеджер.

Откуда берутся часы: путь заявки до отправленного КП

Коммерческое предложение готовится по заявке клиента и проходит восемь шагов. Текст и оформление занимают лишь два из них. Остальное время уходит на уточнения, поиск позиций, сверку цен и ожидание согласования. Пока вы всё это делаете, клиент может запросить те же позиции у других поставщиков и сравнить ответы. Поэтому сначала измеряют время по шагам и только потом решают, что менять.

Шаг первый: разобрать заявку и не потерять время на переспросах

Заявка приходит письмом, файлом, сканом или сообщением в чате, и в строках почти всегда чего-то не хватает: количества, марки, размера, срока, адреса поставки. Пока это не выяснено, расчёт идёт по догадке и потом переделывается. Поэтому сначала лучше задать клиенту вопросы.

Условный пример. Заявка на 30 строк, у восьми нет количества, у трёх неясен размер. Менеджер считает всё, что понятно, и отправляет вопросы одним письмом. Ответ приходит через три часа, и часть расчёта приходится делать заново. Когда заявки приходят списком, а расчёт занимает часы, первые потери начинаются именно на этом шаге.

Пока параметры заявки не уточнены, остальные шаги идут по догадке, а потом переделываются.

Что уточнять до расчёта

Нужен короткий список вопросов, который менеджер задаёт сразу и целиком: количество, марка или размер, срок поставки, адрес, условия оплаты. Если клиент заказывает не первый раз, часть ответов видна в истории заказов, и спрашивать её повторно не нужно.

Если заявка пришла в нестандартном виде

Скан, фотография списка и текст в чате заставляют набирать позиции заново. Эту работу можно сократить: строки переносят в таблицу один раз, и дальше с ними работают все шаги. Переносить позиции руками во второй раз не стоит.

Шаг второй: найти позиции в каталоге, когда одно и то же называется по-разному

Поиск и сверка номенклатуры нередко занимают самую большую часть времени. Одна и та же позиция у клиента, у поставщика и в 1С записана по-разному, и менеджер ищет её по памяти. Сопоставление позиций заявки с каталогом опирается на справочник номенклатуры, и чем он чище, тем быстрее идёт поиск.

Вот как выглядит одна позиция в трёх местах:

• в заявке клиента: «болт М10 на 60 оцинк.»;
• в прайсе поставщика: «Болт М10×60, цинковое покрытие, класс 8.8»;
• в карточке 1С: «Болт шестигранный 10×60 ОЦ».

Человек видит, что это одно и то же. Для поиска по тексту это три разные строки.

Условный пример, не данные компании: заявка на 30 строк, на поиск и сверку одной строки уходит около 5 минут. Это 2,5 часа до первого расчёта: около 3 минут на поиск названия, полторы на цену и остаток, остальное на мелкие правки. Время на поиск названия сокращает справочник и сопоставление строки клиента с вашим каталогом. Подробнее о порядке работы — в статье как сопоставить заявку клиента с каталогом.

Когда в справочнике дубли

Признак дублей: по запросу находятся две-три похожие карточки с разной ценой или остатком. Если выбрать не ту, в КП уйдут чужие цена и остаток, а ошибка всплывёт уже после отправки. Если справочник сильно засорён, сначала нужна нормализация, и только потом сопоставление.

Когда точной позиции нет

Тогда нужен аналог: позиция другого производителя с теми же параметрами или артикул поставщика, который заменяет запрошенный. Система может предложить варианты по параметрам, а подтверждает замену менеджер. Если нужно подобрать замену, когда точной позиции нет, это отдельная задача со своими критериями.

Шаг третий: цены, остатки и расчёт

Расчёт опирается на цены и остатки. Если они лежат в разных местах (в учётной системе, прайсах поставщиков и письмах), менеджер тратит время на сверку.

Сначала найдите, где настоящая задержка

Прежде чем искать виноватого, проверьте другие причины: медленно работает учётная система, цены давно не обновлялись, остатки не разбиты по складам. Проверка простая. Засеките, сколько времени уходит на цену и остаток одной позиции, и сравните с временем самого расчёта. Если сверка занимает больше, задержка в данных, а не в людях.

Что учесть при расчёте

Цену указывайте с НДС и без, чтобы закупщику не пришлось пересчитывать. Если для шага нужны действия в самой 1С, учтите, что меню и названия зависят от конфигурации и релиза: сверяйтесь с документацией вашей версии.

Обещать «расчёт за минуты» нельзя: срок зависит от размера заявки и от состояния данных.

Шаг четвёртый: согласование и оформление документа

Часть часов уходит не на работу, а на ожидание: скидку или срок согласует руководитель, и пока он занят, КП стоит. Оформление тоже отнимает время, если документ собирают в шаблоне руками.

В документе должны быть позиции с артикулами и единицами измерения, цена, срок поставки, условия оплаты и срок действия предложения. Срок действия зависит от цен поставщиков и остатков, универсального значения у него нет.

Согласование ускоряет не нажим на людей, а заранее оговорённые границы скидки и срока.

Если руководитель один раз определит, какую скидку менеджер даёт сам, а что требует его решения, часть заявок перестанет ждать его ответа.

Шаг пятый: отправить и не потерять ответ

КП можно отправить по почте, в чате, через ЭДО или личный кабинет клиента. Скорость и сохранность вложений у каналов разные, и это стоит проверить на практике с вашими клиентами. Менеджер должен знать, дошло ли предложение: вложение могло попасть в спам или не открыться.

Условный пример. Клиент просит срочно, и КП уходит с неполными позициями, потому что часть строк не успели проверить. Клиент отвечает через час, и вторая итерация забирает остаток дня. Спешка на отправке обошлась дороже, чем проверка перед ней.

Отдельно стоит повторный контакт. Если никто не отвечает за напоминание, КП остаётся без реакции, и непонятно, дошло ли оно до адресата. Назначьте ответственного и дату, когда менеджер звонит или пишет клиенту сам.

Если КП запрашивает закупщик: что он просил и что должно быть в ответе

Закупщик клиента кладёт ваши строки рядом со строками других поставщиков и сравнивает их построчно. Поэтому КП по запросу должно повторять заявку: те же позиции в том же порядке. Если строки разойдутся, закупщику придётся сопоставлять их самому, и ваше предложение может отстать от остальных. Как это выглядит с другой стороны, показано в статье как собрать конкурентный лист из разных КП.

Перед отправкой сверьте предложение с запросом:

• позиции и порядок строк совпадают с заявкой;
• единицы измерения те же, что в запросе;
• цена указана с НДС и без;
• срок поставки назван для каждой позиции;
• условия оплаты прописаны;
• срок действия предложения указан;
• замены отмечены отдельно и названы заменами.

Если запрос пришёл по закупке по 44-ФЗ или 223-ФЗ, требования к оформлению и обоснованию цены смотрите в самом запросе и в документации закупки в единой информационной системе.

Что можно автоматизировать, а что оставить менеджеру?

Автоматизировать можно рутину: разбор строк заявки, предложение соответствий в каталоге, подтягивание цен и остатков из 1С, черновик документа и напоминание о повторном контакте. Менеджеру остаются спорные строки, выбор аналога, условия, скидка и решение об отправке.

Что умеет МБС.НСИ

МБС.НСИ — платформа, которая сопоставляет строки заявки с номенклатурой и работает с 1С:УТ, 1С:УНФ и 1С:ERP, а 1С остаётся главной системой. Спорные строки всегда решает человек. Как устроена точность и где вмешивается сотрудник, описано на странице о принципах работы платформы.

Факт. Пилот МБС.НСИ занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных.

Ориентир по точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации. Это не гарантия: точность проверяют на ваших данных по критериям, согласованным заранее. Работы у сотрудников прибавится на старте: подготовить данные для пилота и проверять спорные строки.

Когда автоматизация не поможет

Мнение. Если справочник чистый и заявки длинные, начинайте с подбора позиций. Если же основное время уходит на ожидание согласования, автоматизация поиска почти ничего не изменит.

Как проверить свой процесс: метрики и первый шаг

Чтобы увидеть, где стоят очереди, возьмите 3–5 последних реальных заявок и засеките время по шагам. Ориентируйтесь на три показателя:

1. Время до первого ответа: от получения заявки до первого сообщения клиенту.
2. Время подготовки КП: от получения заявки до отправки предложения.
3. Доля КП без реакции: КП без ответа ÷ все отправленные за период.

Порядок такой:

1. Выберите 3–5 заявок разного размера.
2. Засеките время на каждом шаге из таблицы выше.
3. Найдите самый долгий шаг.
4. Решите, что убрать: данные, согласование или поиск позиций.

Если заявки короткие или основное время уходит на согласование, ищите причину там. Когда же самый долгий шаг связан с поиском позиций и справочником, проверьте подход на своих заявках в пилоте на пять рабочих дней. Стоимость пилота рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

Частые вопросы

Что подготовить, чтобы проверить автоматическую подготовку КП на своих данных?

Несколько реальных заявок разного вида, выгрузку справочника номенклатуры и примеры уже отправленных КП. Состав согласуется до начала пилота.

Сколько работы останется менеджерам, если часть шагов автоматизировать?

Останутся проверка спорных строк, выбор аналогов, условия и скидка, решение об отправке. Добавится подготовка данных и разбор ошибок на старте.

Где будут обрабатываться наши данные во время пилота?

Размещение, обработку данных и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика под её требования: облако, серверы заказчика или локальная ИИ-модель.

Как понять, что подготовка КП действительно ускорилась?

Возьмите те же заявки, по которым вы засекали время раньше, и сравните результат по тем же шагам. Отдельно посмотрите, сколько строк менеджер исправил вручную: так видно точность на ваших данных.