Управление закупками: какие цели ставить и что автоматизировать первым

Управление закупками решает одну задачу: нужное приходит вовремя, по понятной цене и от поставщика, которому можно доверять, а лишние деньги не лежат на складе. Первым автоматизируйте тот этап, где заявка чаще всего застревает или уходит с ошибкой. Как его найти, разберём ниже.

Какие цели у управления закупками

Управление закупками — это планирование потребности, выбор поставщиков и контроль поставки до приёмки. Бизнес ждёт от него пяти вещей, и у каждой есть свой вопрос, на который закупки должны отвечать.

• Поставка вовремя. Пришло ли то, что нужно, к дате, когда это нужно цеху или продажам?
• Понятная цена. Можно ли объяснить, с чем сравнивали? «Самая низкая» цена без сравнения — не ответ.
• Нужное качество. Совпадает ли пришедшее с тем, что заказывали?
• Разумный запас. Не лежит ли на складе то, что не расходуется, и не заканчивается ли то, что расходуется каждый день?
• Надёжный поставщик. Выполнял ли он условия в прошлые разы?

Цели тянут в разные стороны. Низкая цена часто означает долгий срок, а малый запас повышает риск остановки. Какая цель главнее, решает компания: для производства, где простой стоит дорого, это скорость, для магазина с широким ассортиментом — деньги в запасах.

Как превратить цели в числа: показатели закупок

Цель становится управляемой, когда у неё есть показатель, формула и источник данных. Без этого «закупать лучше» остаётся пожеланием. Показатели считайте на своих данных за одинаковый период: чужие проценты из исследований про вашу компанию ничего не говорят.

Условный пример: за месяц было 40 поставок, 34 пришли в срок. Доля поставок в срок — 85%. Важно не число само по себе, а то, что через месяц вы посчитаете его снова тем же способом.

Базу для цены выберите заранее и не меняйте. Иначе отклонения за разные месяцы нельзя сравнивать.

Что входит в работу закупщика

Закупщик отвечает за путь от понятной потребности до принятой поставки. Часть этой работы повторяется каждый день, часть требует решения человека.

• Уточнить потребность у заявителя — решает человек.
• Найти позицию в справочнике — повторяется ежедневно.
• Найти и оценить поставщиков — решает человек.
• Запросить и сравнить предложения — повторяется ежедневно.
• Оформить заказ и договор — повторяется ежедневно.
• Вести переговоры при спорных условиях — решает человек.
• Следить за поставкой и участвовать в приёмке — повторяется, спорные случаи решает человек.
• Вести учёт и документы — повторяется ежедневно.

Не все позиции требуют одинакового внимания. Деление по обороту (ABC) помогает понять, где держать запас и вести жёсткое сравнение, а где достаточно быстро заказать. Порядок расчёта смотрите в справке своей учётной системы.

Закупает один человек, отдел или каждое подразделение — зависит от компании. Централизация даёт единый справочник и сравнение, но может замедлить мелкие закупки.

Путь заявки от потребности до оплаты и где он застревает

Заявка на закупку запускает закупочный цикл: потребность, согласование, запрос предложений, сравнение и выбор, договор и заказ, поставка и приёмка, оплата. У каждой компании время на этапах своё, поэтому его нужно измерять, а не угадывать.

Типичные места потерь:

1. Заявка. Приходит в чате без размера, марки и количества.
2. Согласование. Заявка лежит «где-то у руководителя», никто не видит, где именно.
3. Выбор позиции. Закупщик ищет её в справочнике вручную.
4. Сравнение. Предложения приходят в разных форматах и сводятся на глаз.
5. Приёмка. Расхождения находят поздно, когда поставщик уже получил оплату.

Две ошибки встречаются часто. Нет единого места, где видны все заявки. И нигде не записано, почему выбрали именно этого поставщика, — через полгода это не восстановить.

Если заявки живут в чатах и таблицах, начните с того, чтобы собрать заявки и предложения поставщиков в одном месте.

Как выбрать первый шаг: проверка на последних заявках

Первый шаг определяют по данным, а не по ощущениям. Возьмите 20 последних заявок (это удобный объём для разбора, а не норма). По каждой отметьте пять вещей:

1. Сколько заявка ждала на каждом этапе.
2. Сколько раз её правили.
3. Нашлась ли позиция в справочнике с первого раза.
4. Сколько предложений сравнивали и в каком виде.
5. Были ли расхождения при приёмке.

Где больше всего отметок, тот этап и берите первым.

Прежде чем винить процесс, исключите причины, которые программа не лечит: у согласующего нет чётких полномочий, регламент нечёткий, поставщики медленные, сбоит обмен с 1С. Перегруженный сотрудник тоже даёт задержку, и она не исчезнет от новой системы.

Этот совет не подходит, если заявок несколько в неделю, закупает один человек и потерь не видно. Тогда хватит таблицы с понятными столбцами и короткого регламента.

В каком порядке автоматизировать: первое, второе, третье

Типовой порядок такой: заявки и согласование, затем справочник, затем сравнение предложений, затем учёт поставок, затем аналитика. Если главная боль в другом месте, порядок меняйте по результатам проверки на заявках.

Насколько сократится срок или какой будет экономия, заранее сказать нельзя: это зависит от ваших данных. Зато понятно, что добавится сотрудникам: заявку придётся заполнять по правилам, а спорные строки проверять.

Почему дубли в справочнике ломают закупки

Справочник номенклатуры задаёт позиции в заявке. Если одна позиция заведена несколькими карточками, ошибка появляется ещё до запроса поставщикам.

Пример: заявка до и после

Это условный пример.

До: цех пишет в чат «нужна втулка 40, как в прошлый раз». В справочнике три похожие карточки с разными размерами в названии. Закупщик берёт соседнюю, и приходит не та втулка.

После: заявка содержит ссылку на одну эталонную карточку и параметры. Предложения поставщиков сопоставлены с её строкой, поэтому спорить о том, что заказывали, не приходится.

Пока одна позиция записана по-разному, сравнивать предложения и считать историю закупок нечестно.

Когда чистка справочника не нужна

Прежде чем чистить справочник, проверьте другие причины ошибочной поставки: неточное описание заявителя, ошибка поставщика, ошибка при приёмке, сбой обмена с 1С. Если номенклатура короткая и стабильная, а карточки ведёт один человек, чистка не нужна.

В остальных случаях можно навести порядок в справочнике номенклатуры с помощью МБС.НСИ; спорные строки решает человек.

Сравнение предложений: закупщик видит и рынок, не только историю

МБС.НСИ находит поставщиков и сопоставляет строки заявки на закупку со строками их предложений. В конкурентном листе закупщик видит не только историю закупок и полученные КП, но и рынок с альтернативными поставщиками. Так можно сравнить предложения поставщиков по строкам заявки, а не по общей сумме.

Данные в конкурентный лист поступают из нескольких источников:

• своя номенклатура и КП поставщиков;
• поиск поставщиков и предложений в интернете;
• история системы;
• загруженные прайсы;
• подключённые фиды;
• API поставщиков.

Решение по спорным строкам всегда за человеком. Ориентир точности сопоставления — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации. Это не гарантия: точность проверяют на ваших данных по критериям, которые согласуют заранее.

Когда хватит таблицы, а когда нужна система

Таблицы и чаты достаточны, пока закупок мало, закупает один человек и позиции он знает наизусть. Они перестают справляться, когда заявки теряются, одну позицию заводят по-разному, закупкой занимаются несколько человек или нужно показать, почему выбрали поставщика.

Критерии выбора: объём заявок, число участников, нужен ли обмен с 1С, требования ИТ-службы к размещению данных. МБС.НСИ интегрируется с 1С:УТ, 1С:УНФ и 1С:ERP, обмен настраивают под конфигурацию заказчика, а размещение и работу ИИ согласуют с его ИТ-службой.

Факт. Закупки госзаказчиков и отдельных видов юридических лиц регулируют 44-ФЗ и 223-ФЗ. В этой статье речь о коммерческих закупках, где порядок задаёт сама компания.

Мнение. Если закупок мало и закупает один человек, начинайте с таблицы и регламента: система добавит работу, а потерь вы пока не видите.

С чего начать на этой неделе

Начните с трёх шагов, которые не требуют покупок:

1. Разберите 20 последних заявок по списку выше.
2. Выберите два показателя и посчитайте их на текущих данных.
3. Решите, какой этап автоматизировать первым.

Если справочник или сравнение предложений оказались слабым местом, это можно проверить на своих заявках за пилот. Пилот МБС.НСИ занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Аудит справочника проходит как тот же пилот на тех же условиях. Стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения, срок внедрения определяют по результатам пилота.

На пилоте видно, как заявки и предложения сопоставляются на ваших данных, по каким критериям проверять результат и где нужно решение человека. После заявки с вами свяжется MBS Group: демо, пилот и внедрение проводит она.

Частые вопросы

Что подготовить, чтобы понять, с чего начинать автоматизацию закупок?

Выгрузку или копии последних заявок с датами по этапам, текущий справочник номенклатуры и несколько комплектов предложений поставщиков. На них видно, где заявка ждёт и где позиции путаются.

Сколько работы останется сотрудникам после автоматизации закупок?

Рутина со сборкой и сверкой сокращается, но остаются правила заполнения заявки, проверка спорных строк и выбор поставщика. Эти решения принимает человек.

Нужно ли менять 1С, чтобы закупки работали в системе?

Нет. 1С остаётся главной системой, а обмен настраивают под конфигурацию заказчика. Какая конфигурация у вас и что нужно передавать, выясняют до начала пилота.

Как проверить, что автоматизация закупок помогла?

Сравните выбранные показатели до и после на одинаковых по составу заявках и за равный период. Отдельно проверьте долю спорных строк, которые пришлось решать вручную.