Запрос коммерческих предложений поставщикам: образец письма и что делать с ответами

Хороший запрос коммерческих предложений — это письмо, на которое поставщик отвечает цифрой, а не встречным вопросом. В нём есть позиция с характеристиками, объём, условия поставки, срок ответа и формат, в котором нужны цены. Ниже образцы для товаров и услуг, отличия запроса по 44-ФЗ от коммерческой закупки и порядок, как собрать ответы в одну таблицу.

Что написать в запросе, чтобы поставщик ответил цифрами

Поставщик отвечает ценой, когда из письма понятно, что покупать, сколько, куда везти и как оплачивать. Если хотя бы одного блока нет, он пишет «уточните» — и день потерян. Знакомая картина: письмо ушло семи поставщикам, трое просят техзадание, двое молчат, двое прислали цены на разные позиции. Когда ответы всё же пришли, но в разных форматах, их можно свести в конкурентный лист, а не перепечатывать вручную.

В письме нужны шесть блоков:

• кто запрашивает: компания, должность и имя отправителя;
• что нужно: наименование, характеристики, единица измерения, объём на период;
• условия поставки и оплаты: адрес, способ доставки, желаемая отсрочка, цена с НДС или без;
• формат ответа: таблица с ценой за единицу и итогом, отдельно строки про доставку и срок действия цены;
• срок ответа;
• контакт, по которому можно задать вопрос.

Добавьте одну фразу, что запрос не обязывает вас к покупке. Пишите её обычными словами, без юридического тона.

Позиции лучше вписать в тело письма, а не прикладывать файлом. Письмо часто читают с телефона, и вложение открывают не все.

Плохое письмо — не единственная причина тишины. Запрос мог уйти не тому человеку, попасть в спам, касаться нестандартной позиции или региона, куда поставщик не возит. Для закупки на сотни позиций или услуги по проекту письмо только открывает разговор: без вложения и звонка не обойтись.

Запрос цен работает, когда поставщик может ответить, не звоня вам: позиции, объём и условия уже в тексте письма.

Образец письма-запроса на товары

Образец ниже — склад ищет стрейч-плёнку и упаковочную ленту. Всё в квадратных скобках замените своим. Срок ответа и объёмы в образце условные.

Тема: Запрос цен на стрейч-плёнку и упаковочную ленту, ответ до [срок]

Здравствуйте, [имя]!

Меня зовут [имя], я отвечаю за закупки в [компания]. Просим прислать цены на позиции ниже. Запрос не обязывает нас к покупке.

1. Стрейч-плёнка, ширина 500 мм, толщина 20 мкм, рулон [масса] кг. Объём: [100] рулонов в месяц.
2. Лента упаковочная, ширина 48 мм, длина 150 м, прозрачная. Объём: [600] шт. в месяц.

Доставка: [адрес], разгрузка силами склада. Оплата: отсрочка [число] дней.

В ответе укажите цену за единицу, итог, ставку НДС, стоимость доставки, срок действия цены и минимальную партию. Удобнее всего ответить таблицей.

Ответ нужен до [срок]. Вопросы: [телефон, почта].

С уважением, [подпись]

Сравните с вариантом «до»: «Пришлите цены на плёнку и ленту, подробности в приложении». На такое письмо поставщики обычно отвечают вопросами: какая ширина, сколько брать, с доставкой или без. В версии «после» ответы на эти вопросы уже стоят в письме, а просьба о таблице не даёт прислать цену в произвольном виде.

Названия производителей в запросе не нужны, если вам подойдёт любой товар с такими характеристиками. Укажите бренд только когда замена недопустима.

Запрос на оказание услуг: что меняется в письме

Вместо характеристик товара в запросе на услуги пишут объём и состав работ, периодичность, результат и порядок приёмки. Поставщик услуг не может назвать цену, пока не понимает масштаб, поэтому сведения об объекте важнее, чем в закупке товара.

Для обслуживания вентиляции в двух офисах добавьте в письмо:

• адреса и площади офисов, число и тип установок (приточные, вытяжные, кондиционеры);
• состав работ: осмотр, замена фильтров, чистка, ремонт по заявке;
• периодичность и время работ (в рабочие часы или вечером);
• порядок приёмки: акт после каждого выезда или ежемесячно.

Спросите также, из чего складывается цена: она разовая или абонентская, что в неё не входит (расходные материалы, аварийный выезд), как быстро исполнитель приезжает на заявку и какую ответственность берёт на себя.

Бывает, что одним письмом не обойтись: объект нужно осмотреть, и реальную цену исполнитель назовёт после выезда. Тогда предложите два удобных времени для осмотра и задайте всем один и тот же перечень вопросов.

Запрос по 44-ФЗ и запрос в коммерческой закупке: в чём разница

Письмо с просьбой прислать цены — не то же самое, что закупочная процедура, хотя названия похожи. Здесь три разных случая, и правила у каждого свои.

Третья строка — это способ выбрать поставщика, а не письмо с просьбой прислать цены. Отдельным письмом его не заменить.

Запрос ценовой информации для НМЦК

Приоритетный способ обосновать НМЦК — метод сопоставимых рыночных цен, он же анализ рынка (ч. 6 ст. 22 44-ФЗ). Для него закон разрешает использовать цены, которые заказчик получил по запросу у поставщиков идентичных или однородных товаров, работ, услуг (ч. 5 ст. 22). Условия, на которых поставщик называет цену, должны быть сопоставимы с условиями будущей закупки (ч. 3 ст. 22). Письмо с размытыми условиями для НМЦК поэтому не годится.

Подробности — в методических рекомендациях, которые устанавливает федеральный орган по регулированию контрактной системы (ч. 20 ст. 22). Сейчас это рекомендации, утверждённые приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. Они советуют направить запросы не менее чем пяти поставщикам с опытом таких поставок (п. 3.7.1) и перечисляют, что может быть в запросе (п. 3.10):

• подробное описание объекта закупки с единицей измерения и количеством;
• сведения, по которым видно, что предлагаемый товар или услуга идентичны нужным или однородны им;
• основные условия будущего контракта: порядок поставки, оплаты, гарантия, обеспечение исполнения;
• срок, до которого нужна ценовая информация;
• оговорка, что сбор информации не создаёт обязательств заказчика;
• требование, чтобы из ответа однозначно читались цена за единицу, общая цена на условиях запроса, срок действия цены и её расчёт.

Образец выше почти совпадает с этим перечнем. Для НМЦК добавьте в него условия будущего контракта и просьбу показать расчёт цены. Порядок расчёта и оформления обоснования берите из рекомендаций и правил своей организации, а сложный случай разберите с юристом или контрольным органом.

Запрос котировок и запрос предложений — это закупки, а не письма

В действующей редакции 44-ФЗ конкурентные способы определения поставщика — конкурсы, аукционы и электронный запрос котировок (ч. 2 ст. 24). Запроса предложений в этом перечне нет. Электронный запрос котировок закон относит к электронным процедурам (ч. 3 ст. 24), и рассылка писем поставщикам его не заменяет.

223-ФЗ действует для другого круга заказчиков: государственных корпораций и компаний, субъектов естественных монополий, обществ с долей государства более пятидесяти процентов, их дочерних обществ и ряда других организаций (ч. 2 ст. 1 223-ФЗ). Закупки таких заказчиков регулирует их положение о закупке (ст. 2), в том числе порядок обоснования начальной цены договора. Среди способов конкурентной закупки закон называет и запрос котировок, и запрос предложений (ч. 3.1 ст. 3).

Для коммерческих закупок вне этих законов действуют внутренние правила компании. Их и ставьте в основу письма.

Запрос цен для обоснования НМЦК и запрос котировок — разные вещи: первый собирает информацию, второй выбирает поставщика.

Кому, как и когда отправлять запрос

Отправляйте запрос большему числу поставщиков, чем вам нужно ответов: часть не ответит. В список входят действующие поставщики, новые, найденные по рынку, и альтернативы по позициям, которые не возят из вашего региона.

Канал зависит от привычки адресата. Общая почта отдела продаж подходит для первого контакта, личное письмо менеджеру — для тех, с кем вы уже работали. Форма на сайте и мессенджер удобны для быстрого вопроса, но формальный запрос лучше хранить письмом: его легко найти и показать.

Текст для всех один. Если одним поставщикам вы напишете «с доставкой», а другим «самовывоз», цены не сойдутся. Срок ответа назначайте по сложности позиции: на типовой расходник хватит нескольких рабочих дней, на услугу с осмотром — больше.

Чтобы не терять ответы, ведите реестр запросов:

Проверьте письмо до отправки

Перед отправкой пройдите по списку. Каждый пункт — вопрос, на который в письме должен быть ответ.

• Позиции с характеристиками написаны в тексте письма.
• Указан объём на период.
• Заданы адрес, способ доставки и условия оплаты.
• Понятно, нужна цена с НДС или без.
• Назван срок и формат ответа.
• Есть контакт для вопросов.
• Нет лишних внутренних данных: бюджета и цены действующего поставщика.

Последняя проверка: отдайте письмо коллеге, который не знает вашей задачи. Если он понимает, что и кому отвечать, письмо готово.

Пока ждёте ответы: напоминание, вопросы и молчание

Ответы отслеживают по реестру запросов, а не по памяти. Открывайте его в день, который вы поставили на напоминание, и действуйте по статусу.

Поставщик молчит

Через день-два после срока ответа напишите коротко: «Здравствуйте! Напоминаю про запрос цен от [дата], нужен ответ до [срок]. Если вы не можете взять эту позицию, дайте знать». Не получили ответа и после этого — отметьте в реестре «не ответил» и не ждите дальше.

Поставщик задал вопрос

Если уточнение меняет условия (например, вы разрешили другую фасовку), разошлите его всем адресатам. Иначе вы сравниваете цены на разные позиции. Если уточнение касается только контакта или адреса, достаточно ответить одному.

Ответ пришёл не по форме

Не переписывайте цены за поставщика. Попросите: «Пришлите, пожалуйста, цену в формате из нашего письма: за единицу, с НДС, с доставкой». Тем, кого не выбрали, отправьте благодарность и вежливый отказ — вы ещё будете запрашивать у них цены.

Как привести ответы к одному виду и сравнить

Цены сравнивают после того, как условия приведены к одинаковым. Самая низкая цена в письме без НДС и без доставки может оказаться самой дорогой. Как оформить итог сравнения, разобрано в статье «Конкурентный лист: образец и сборка из КП».

Что привести к одному виду

Условный пример расчёта

Условный пример: 100 рулонов плёнки, общая ставка НДС 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ), доставка в ответе поставщика Б указана с НДС.

Поставщик Б выглядел самым дешёвым, а после приведения оказался самым дорогим. Если после сравнения хочется добиться лучшей цены от двух-трёх финалистов, пригодится переторжка. Если одна цена сильно выбивается из остальных, сначала проверьте, та ли это позиция и те ли условия. Для обоснования НМЦК методические рекомендации предлагают оценивать разброс цен через коэффициент вариации: если он больше 33%, набор цен считают неоднородным и ценовую информацию советуют добрать (п. 3.20.2).

Мнение. Если запросов у вас один-два в месяц и по несколько позиций, хватит реестра и таблицы в Excel: отдельный инструмент добавит больше настройки, чем сэкономит.

Какую часть работы можно поручить МБС.НСИ

Когда ответов много, они лежат в PDF, Excel и в тексте писем, а названия позиций у поставщиков не совпадают с вашей номенклатурой, сводная таблица собирается руками. Эту часть можно передать МБС.НСИ.

Платформа находит поставщиков и сопоставляет строки вашей заявки на закупку со строками их предложений. В конкурентном листе закупщик видит историю закупок, полученные КП, рынок и альтернативных поставщиков. Данные берутся из вашей номенклатуры и КП поставщиков, из поиска поставщиков и предложений в интернете, из истории системы, загруженных прайсов, подключённых фидов и API поставщиков.

Путь запроса выглядит так:

1. Поиск поставщиков.
2. Рассылка запроса.
3. Получение КП.
4. Сопоставление строк.
5. Конкурентный лист.
6. Решение закупщика.

Спорные строки сопоставления всегда решает сотрудник, а 1С остаётся главной системой. Если запрос составлен плохо — нет перечня позиций и формата ответа, — сначала исправьте письмо: платформа его не заменит.

Проверить разбор можно на своих документах: запросите пилот на ваших КП и прайсах, чтобы увидеть, как строки поставщиков ложатся на вашу заявку.

Факт. Пилот МБС.НСИ длится 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных; стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

Размещение данных и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика. MERA EXPERT — официальный партнёр MBS Group; после заявки с вами свяжется MBS Group.

Частые вопросы

Нужно ли подписывать и ставить печать на запросе, если письмо уходит по почте?

Для обычного сбора цен перед покупкой достаточно письма с рабочей почты и сохранённой переписки. Если запрос нужен для обоснования НМЦК по 44-ФЗ, форму сверьте с правилами заказчика; методические рекомендации советуют регистрировать полученные ответы с ценами в делопроизводстве заказчика (п. 3.12).

Что собрать до отправки, чтобы не дописывать письмо второй раз?

Перечень позиций с характеристиками и объёмом, адрес и условия доставки, желаемые условия оплаты, срок ответа и контакт для вопросов. Остальное проверьте по списку перед отправкой.

Можно ли отправить один и тот же запрос всем поставщикам?

Да, так даже лучше: одинаковые вводные делают ответы сопоставимыми. Если уточнение одному поставщику меняет условия, перешлите его всем адресатам.

Сколько работы остаётся сотруднику, если разбор ответов поручить МБС.НСИ?

Сотрудник проверяет спорные сопоставления строк и принимает решение по выбору поставщика. Сбор и приведение ответов к одному виду берёт на себя платформа.

Чем запрос коммерческих предложений по 44-ФЗ отличается от запроса котировок?

Запрос коммерческих предложений для НМЦК собирает ценовую информацию до закупки и не выбирает поставщика. Электронный запрос котировок — конкурентный способ определения поставщика по 44-ФЗ: его проводят как электронную процедуру среди участников закупки.

Как проверить, что полученные цены действительно можно сравнивать?

Сверьте в каждом ответе позицию, объём, НДС, доставку, отсрочку и срок действия цены. Если хотя бы одно условие различается, пересчитайте цену или уточните у поставщика.