Акт выполненных работ: как оформить и подписать, чтобы заказчик принял его без споров

Акт выполненных работ подтверждает, что исполнитель сделал работу, а заказчик её принял. В нём указывают стороны, договор, что именно сделано, когда и за какую сумму, и подписывают обе стороны. Ниже — что вписать, как отправить акт на подпись и что делать, если заказчик не отвечает.

Что обязательно указать в акте выполненных работ

Акт — первичный учётный документ: по нему видно, что работа была, кто её принял и сколько она стоит. Какие сведения должен содержать первичный документ, определяет закон о бухгалтерском учёте — сверьте его текст. Форму обычного акта работ чаще всего выбирают стороны: можно взять свою, если в ней есть все нужные сведения.

Чаще всего акт возвращают из-за одной строки: «Услуги по договору». Бухгалтер заказчика не видит, что именно он принимает и за что платит. Чтобы такого не случилось, посмотрите, какие документы можно оформлять в Эльбе, но любой шаблон всё равно нужно заполнить по списку:

• Название, номер и дата акта. Без них документ нельзя найти в учёте.
• Стороны с реквизитами. Наименование или ФИО, ИНН, адрес: по ним бухгалтер понимает, с кем сделка.
• Номер и дата договора. Они привязывают акт к основанию для расчётов.
• Что сделано и в каком объёме. Перечень работ с единицами измерения и количеством.
• Срок или период выполнения. Нужен, если по договору важны сроки.
• Стоимость, итог и НДС. НДС указывают, если вы его платите.
• Подписи и расшифровки. Подписывает руководитель или представитель по доверенности.

Факт. Название акта и порядок приёмки в первую очередь определяет договор: если в нём прописана приёмка по этапам или через электронный обмен, действуйте по договору.

Акт работ, акт услуг, УПД, КС-2: какой документ выбрать

Название акта следует за договором. Если заключён договор подряда, документ называют актом выполненных работ. Если договор об оказании услуг — актом оказанных услуг. Сомневаетесь, как назвать документ, — спросите бухгалтера: сложный случай решает он, а не шаблон.

Для УПД и КС-2 условия применения проверяйте по условиям договора и по документам, которые эти формы вводят. Акт с нерезидентом или исполнителем за рубежом — отдельный сложный случай: тут нужен бухгалтер.

Как выглядит акт, который принимают без вопросов

Слабый акт называет сумму, но не описывает результат. Сильный даёт заказчику проверить каждую позицию. Разницу хорошо видно на условном примере: ИП монтирует видео для интернет-магазина.

Что изменилось: заказчик видит, что принимает. Бухгалтер находит основание для расхода и сверяет суммы с договором. Повода спорить об объёме меньше, потому что объём записан.

Подробность нужна не всегда. Если работа разовая, результат один, а договор уже описывает его детально, акту достаточно сослаться на договор. Вторая причина возврата, кроме формулировок, — ошибки в реквизитах, сумма, которая не совпала с договором, или подпись не того человека. Бланк акта стройте по списку реквизитов из первого раздела, готовые файлы из сети проверяйте по нему же.

Как подписать акт: порядок от отправки до подписи

Сначала откройте договор: в нём могут быть сроки на приёмку, адрес для отправки и порядок передачи документов. Срок на подписание задаёт именно договор. Если он молчит, действуйте по общим правилам закона и здравому смыслу.

1. Сверьте договор: сроки, порядок приёмки, кто уполномочен подписывать.
2. Составьте акт по списку реквизитов и проверьте суммы.
3. Отправьте акт способом, который можно подтвердить: почтой с описью, через электронный обмен, письмом с уведомлением о прочтении.
4. Дождитесь ответа в срок, который указан в договоре или в вашем сопроводительном письме.
5. Получите подписанный экземпляр. На бумаге подписи ставят на каждом экземпляре.
6. Сохраните акт и подтверждение отправки.

Подписывает руководитель или представитель по доверенности. Нужна ли печать, определяют закон и договор: сверьте и то и другое. Чаще всего ошибаются так: акт подписал сотрудник без полномочий, акт датирован раньше, чем закончена работа, документ ушёл на старый адрес. Хороший результат — на руках экземпляр с подписями обеих сторон и подтверждение отправки. Промежуточные акты при авансе или поэтапной сдаче оформляют по тем же правилам.

Что делать, если заказчик не подписывает акт

У молчания и у отказа разные причины, и действовать нужно по-разному. Сначала выясните, что именно произошло.

Молчание заказчика и мотивированный отказ — разные ситуации. В первой вы напоминаете и фиксируете, во второй исправляете и выпускаете новый акт.

Заказчик молчит

Напомните письменно и сохраните подтверждение отправки. Сошлитесь на порядок приёмки из договора. Составить акт без подписи заказчика можно не всегда: условия смотрите в договоре и в тексте Гражданского кодекса. Односторонний акт не панацея: если заказчик заявит о недостатках, придётся доказывать, что работа выполнена. Поэтому сохраняйте переписку.

Заказчик пишет замечания

В мотивированном отказе должно быть видно, какие именно недостатки найдены и что исправить. Исправьте их и выпустите новый акт, а не правьте старый. Сроки претензий по качеству зависят от вида работ и договора, точные значения ищите в законе. Сложный спор лучше обсудить с юристом: общий порядок не заменяет совета по вашему договору.

Электронное подписание акта

Акт можно подписать электронно, если стороны договорились об обмене документами в электронном виде. Какая подпись достаточна — простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная, — определяют закон об электронной подписи и соглашение сторон. Соглашение пропишите в договоре или отдельным документом.

К электронным актам стоит подготовить три вещи: соглашение об обмене, подпись, которую примет заказчик, и порядок хранения (файл акта, файл подписи, подтверждение отправки и получения). Если вы хотите обмениваться актами в электронном виде, заранее посмотрите на странице интеграций Эльбы, что там подтверждено, и проверьте, принимает ли такой акт бухгалтерия заказчика.

Бумага остаётся, когда у заказчика нет электронного обмена или его служба принимает только бумажные документы. В таком случае не настаивайте: оформите акт на бумаге.

Ошибки в акте и чем они грозят учёту

Большинство ошибок видно за минуту до отправки. Проверьте акт по этому списку:

• Нет номера и даты договора. У бухгалтерии заказчика нет основания для расчёта.
• Расплывчатое описание. Возникают вопросы к расходу и спор об объёме.
• Сумма не совпадает с договором. Акт вернут или потребуют допсоглашение.
• Подписал неуполномоченный. Заказчик может не признать акт.
• Акт без даты. Непонятно, когда приняты работы.
• Исправления без согласования. Документ вызовет сомнения у обеих сторон.

Расходы по акту признаёт налогоплательщик по правилам своего режима, поэтому сложный случай стоит показать бухгалтеру. Срок хранения первичных документов установлен законом и перечнем архивных сроков, сверьте действующую редакцию.

Где вести акты, чтобы не собирать их вручную

Типичная картина: акты лежат в Word и в почте, версии путаются, непонятно, какие уже подписаны. Чтобы этого избежать, заведите единый реестр: у каждого акта номер, договор, дата отправки и отметка о подписи. Какие документы и в каком виде можно оформлять в Эльбе, смотрите на странице её возможностей.

Сотрудникам в любом случае остаётся сверить договор, заполнить данные клиента и работ, отправить акт и проверить подпись. Сервис не принимает работу за вас и не заменяет проверку договора. Если вы работаете с самозанятыми, помните: акт и чек самозанятого — разные документы, порядок оформления чека сверьте в справке налоговой. Эльба самозанятым не подходит, она для ИП и ООО.

Следующий шаг: откройте список возможностей Эльбы и сверьте, закрывает ли он ваш поток закрывающих документов. Стоимость смотрите на странице тарифов.

Частые вопросы

Нужна ли печать на акте выполненных работ?

Это определяют договор и закон. Сверьте оба: если в договоре печать прописана, ставьте её.

Нужен ли акт ИП, если оплата уже поступила?

Акт подтверждает приёмку работы и нужен заказчику для учёта, поэтому его обычно просят независимо от оплаты. Сверьте договор и спросите бухгалтера заказчика.

Что подготовить, прежде чем отправлять акт заказчику?

Договор с номером и датой, перечень сделанного, цену за единицу, итог и данные того, кто подпишет акт от заказчика.

Можно ли подписать акт электронной подписью?

Можно, если стороны договорились об электронном обмене и используют подпись, достаточную по закону. Заранее проверьте, примет ли такой акт бухгалтерия заказчика.

Как проверить, что акт составлен правильно?

Сверьте номер и дату договора, суммы, стороны и фамилию подписанта, затем отправьте черновик заказчику на согласование. Расхождения проще исправить до подписи.

Сколько стоит вести акты в Эльбе?

Тарифы и условия подписки, включая бесплатный период, опубликованы на странице условий подписки и бесплатного периода.