УПД: что это за документ, какой ставить статус и как заполнить его по строкам

УПД — один документ вместо счёта-фактуры и накладной или акта. Его выставляют, когда покупатель просит закрыть отгрузку одной бумагой. Главное, что нужно решить заранее, — статус: от него зависит, станет ли УПД счётом-фактурой. Дальше разберём строки, графы и коды.

Что такое УПД и какие документы он заменяет

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Он объединяет счёт-фактуру и первичный документ о передаче: товарную накладную (ТОРГ-12) или акт выполненных работ и услуг. Вместо двух бумаг покупатель получает одну, а продавец оформляет её один раз. Форму УПД ФНС рекомендовала в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: она построена на форме счёта-фактуры из постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Типичная ситуация: ИП отгрузил партию товара, и покупатель пишет «пришлите УПД». У ИП были отдельно накладная и акт, а что писать в новом документе и какой ставить статус, непонятно. Подготовить такой документ можно в онлайн-бухгалтерии Эльба, но сначала нужно понять, что именно вы оформляете.

УПД — один документ вместо двух. Важен не сам бланк, а выбранный статус: он решает, будет ли документ счётом-фактурой.

Когда УПД подходит, а когда лучше обойтись без него

УПД подходит, если покупатель готов принять поставку, работу или услугу одной подписью. Можно по-прежнему выставлять счёт-фактуру и накладную или акт отдельно. Что выбрать, зависит от сделки и от правил покупателя.

Подходит

• Продажа товаров, когда отгрузка и передача происходят одним действием.
• Услуги и работы, которые закрываются актом.
• Регулярные поставки одному покупателю: один формат документа снимает вопросы при сверке.

Когда лучше без УПД

• Покупатель по своим правилам принимает только отдельные накладную и акт.
• Перевозка требует собственных транспортных документов.
• Сделка с авансом, агентской или посреднической схемой: порядок оформления лучше обсудить с бухгалтером.

Подакцизные и маркированные товары в статью не входят, по ним тоже сверяйтесь с бухгалтером. Использование УПД можно закрепить в договоре и учётной политике, об этом ниже.

Статус 1 или статус 2: как выбрать под свою систему налогообложения

Статус УПД определяет, служит ли документ счётом-фактурой. По письму ФНС № ММВ-20-3/96@ статус «1» или «2» продавец выбирает сам, в зависимости от цели, с которой выставляет документ. Выбор зависит от двух вопросов: платите ли вы НДС и нужна ли покупателю счёт-фактура для вычета. Как режим налогообложения связан с НДС, можно посмотреть в разделе про налоги и режимы в Эльбе.

Статус 1: УПД вместо счёта-фактуры и накладной

Документ работает и как счёт-фактура, и как первичный документ. Его выбирают продавцы, которые выставляют счета-фактуры. Счёт-фактура — основание для вычета НДС у покупателя (п. 1 ст. 169 НК РФ), поэтому покупатель на ОСНО может принять НДС по такому УПД к вычету, если выполнены остальные условия вычета.

Статус 2: УПД только как первичный документ

Документ заменяет накладную или акт. Счёта-фактуры в нём нет. Для ИП на УСН, освобождённого от НДС, это обычный случай: продавцы на УСН с освобождением счета-фактуры не составляют (п. 5 ст. 168 НК РФ).

Факт. Продавцы на УСН, освобождённые от НДС, счета-фактуры не составляют (п. 5 ст. 168 НК РФ), поэтому их УПД идёт со статусом «2».

Если вы работаете агентом, оформляете аванс или впервые теряете освобождение от НДС на УСН, статус выбирайте вместе с бухгалтером: это особые случаи.

Если покупатель вернул УПД, статус не всегда причина. Проверьте реквизиты, формат файла и договор.

Мнение. Если вы на УСН и НДС не выделяете, как правило, подойдёт статус 2, и усложнять не нужно. Если покупатель настаивает на счёте-фактуре, сначала выясните у бухгалтера, нужна ли она в вашей сделке.

Как заполнить шапку УПД по строкам: пример для ИП на УСН

Шапка отвечает на вопросы «кто, кому, что и на каком основании». Данные берутся из договора, реквизитов сторон и счёта. Номера строк сверяйте с действующим бланком.

Условный пример: ИП на УСН без НДС продаёт партию товара ООО на ОСНО. Покупатель пишет: «В УПД статус 1, а вы без НДС. Мы не сможем принять вычет, пришлите заново». Ошибка в статусе: у ИП нет НДС, поэтому УПД должен идти со статусом 2.

1. Статус: 2, так как ИП не выставляет счёт-фактуру.
2. Номер и дата: по вашей нумерации, дата составления документа.
3. Продавец: ФИО ИП, ИНН, адрес как в ЕГРИП.
4. Покупатель: название, ИНН и КПП из договора или карточки контрагента.
5. Грузоотправитель и грузополучатель: если совпадают с продавцом и покупателем, допустимо писать «он же». Если товар едет на склад третьего лица, укажите его.
6. К платёжно-расчётному документу: номер и дата платежа, если оплата была.
7. Валюта: рубли.

После исправления покупатель принял документ без вопросов. Если ИП оказал услугу и счёт-фактура покупателю не нужна, УПД со статусом 2 заменяет акт.

Графы таблицы: что писать про товар, цену и налог

В табличной части по порядку идут наименование, единица измерения, количество, цена, стоимость без налога, налоговая ставка, сумма налога и стоимость с налогом. Если вы освобождены от НДС, в графах налога пишут «Без налога (НДС)» (п. 5 ст. 168 НК РФ). Какие графы остаются пустыми в статусе 2, смотрите в бланке, который вы используете.

• Наименование: как в договоре и спецификации. Покупатель сверяет текст, поэтому одинаковые названия экономят время.
• Единица измерения и количество: из накладной склада, единица по ОКЕИ.
• Цена и стоимость: из договора или счёта. Итог пересчитайте вручную: ошибка в сумме встречается чаще, чем в реквизитах.
• Ставка и сумма налога: «Без налога (НДС)», если вы освобождены от НДС.

Товар и услугу в одном УПД лучше не смешивать: оформите два документа. Цифры из шаблонов не копируйте, а считайте по своей сделке.

Какие коды нужны в УПД и откуда их брать

Коды нужны, чтобы покупатель и налоговая однозначно понимали, о чём документ. Для большинства российских товаров достаточно единицы измерения. Остальные коды появляются при импорте.

Подакцизные, маркированные и прослеживаемые товары вынесены за рамки статьи. Коды удобнее хранить в справочнике товаров, чем вписывать руками каждый раз.

Дата, номер и ссылка на договор в УПД

Дата составления документа и дата отгрузки не обязаны совпадать: товар могли передать в пятницу, а документ оформить в понедельник. Укажите обе даты там, где их требует форма.

Нумерация бывает сквозной, общей для всех УПД, или отдельной для каждого вида. Правило удобно закрепить в учётной политике.

Основание передачи — договор и спецификация. Номер и дата договора в УПД должны совпадать с договором, иначе покупатель вернёт документ на уточнение. Условие про УПД и ЭДО в договоре можно записать коротко: «стороны вправе обмениваться УПД, в том числе в электронном виде».

Дата и основание — первое, что покупатель сверяет с договором. Расхождение здесь возвращает документ быстрее любой другой ошибки.

Бумажный или электронный УПД: как выставить без бумаги

Если ЭДО нет, УПД можно оформить на бумаге: распечатать в двух экземплярах, подписать у обеих сторон и обменяться лично или по почте. Для единичных сделок этого хватает. Файловую версию без подписи можно отправить покупателю на проверку, а подписанный экземпляр передать позже.

Для ЭДО нужны электронная подпись, оператор и файл в формате, который принимает оператор. Формат и действующие требования уточняйте у оператора ЭДО и на сайте ФНС.

• Бумага: принтер и ручка. Работы больше на каждую сделку, но настроек нет.
• ЭДО: подпись, согласие контрагента, оператор у обеих сторон или роуминг. Настроить дольше, дальше быстрее.
• Смешанный вариант: готовите документ в онлайн-бухгалтерии, отправляете файл, подписываете бумагой.

О том, какие банки, кассы и ЭДО подключаются к Эльбе, написано в разделе про обмен документами. Условия на момент выставления проверяйте там.

Частые ошибки в УПД и как исправить документ

Чаще всего ошибаются в четырёх местах. Список помогает проверить документ до отправки.

• Неверный статус. Покупатель не может принять вычет или возвращает документ. Исправление: новый УПД с верным статусом.
• Расхождение с договором. Номер, дата или наименование не совпадают. Исправление: привести в соответствие с договором.
• Опечатка в реквизитах. ИНН или адрес. Исправление: исправленный документ.
• Итоги не сходятся. Строки считались вручную. Исправление: пересчитать и переоформить.

Причина возврата бывает и технической: формат файла, нет подписи, устарели реквизиты контрагента. Как именно оформить исправление, если документ уже учтён, спросите у бухгалтера. Аванс, агентская схема и возврат товара — тоже повод позвать бухгалтера.

Чек-лист: что проверить в УПД перед подписью

Эти пункты можно пройти за несколько минут. Сверяйте документ с договором и счётом, а не по памяти.

1. Статус соответствует вашему режиму и просьбе покупателя.
2. Реквизиты сторон: названия, ИНН, КПП, адреса.
3. Дата и номер документа.
4. Договор и спецификация: номер и дата совпадают с оригиналом.
5. Наименования товаров совпадают с договором.
6. Единицы измерения и коды.
7. Итоги пересчитаны, графы налога заполнены по вашему режиму.
8. Подпись и печать, если вы ей пользуетесь.

После проверки покажите документ покупателю и сохраните копию. Чтобы не собирать УПД руками, подготовьте документ в Эльбе и сверьте его с этим списком. Какой тариф подходит, смотрите на странице тарифов.

Частые вопросы

Как выставить УПД, если нет электронного документооборота?

Распечатайте его в двух экземплярах и подпишите у обеих сторон либо подготовьте файл в онлайн-бухгалтерии и отправьте покупателю на проверку. Электронная подпись нужна только для обмена через ЭДО.

Какую дату ставить в УПД, если отгрузили в один день, а подписали в другой?

Дата составления и дата отгрузки — разные поля. Дату отгрузки берут по фактической передаче, дату составления ставят, когда документ сформирован.

Нужно ли прописывать УПД в договоре?

Записать формат и порядок обмена документами стоит: это снижает число споров с покупателем. Хватит одной строки, например, что стороны вправе обмениваться УПД в бумажном и электронном виде.

Чем УПД отличается от обычного акта выполненных работ?

УПД со статусом 2 выполняет роль обычного акта. УПД со статусом 1 служит ещё и счётом-фактурой, поэтому в нём есть налоговые графы.

Что подготовить, чтобы выставить УПД?

Понадобятся договор со спецификацией, реквизиты покупателя, счёт или данные сделки и список товаров или услуг с количеством и ценой. Если оплата уже была, добавьте номер и дату платёжного документа.