Трудовой договор с сотрудником: как составить, что в нём указать и что сделать после подписания

Трудовой договор с сотрудником составляют письменно. В нём указывают данные сторон, место работы, должность, дату начала, оплату, режим и условия труда. Ниже разобрано, что собрать заранее, как заполнить договор по шагам и что сделать после подписания.

Что такое трудовой договор и когда он нужен?

Трудовой договор — письменное соглашение между работодателем и работником. Работодателем может быть организация или индивидуальный предприниматель. Договор составляют в двух экземплярах, у каждой стороны остаётся свой (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Порядок приёма на работу описан в ст. 68 ТК РФ.

Типичная ситуация: человек готов выйти на следующей неделе, договорённость была на словах, бумаг нет. Если у человека есть график, он подчиняется вашим указаниям и работает постоянно, это признаки трудовых отношений. Тогда разовый договор подряда может не подойти. Окончательно это оценивает инспекция или суд, а не работодатель.

Если человек уже работает без договора, оформить его всё равно нужно. Что в этом случае грозит, описано в разделе про ошибки.

Бумаг при первом найме больше, чем кажется: договор, приказ, кадровые записи, зарплата, взносы. Часть этой работы можно перенести в сервис, например вести зарплату и кадровые документы в Эльбе.

Факт. Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Что подготовить до того, как садиться за договор?

За один заход соберите три группы сведений: о себе как о работодателе, о работнике и о ваших решениях по условиям труда. Пока решений нет, договор не заполнить: образец подскажет поля, но не подскажет, какой оклад и график вы готовы дать.

• Работодатель: название организации или ФИО предпринимателя, ИНН, адрес, кто подписывает договор и на каком основании.
• Работник: ФИО, паспортные данные, адрес и документы, которые он предъявляет при приёме. Перечень документов, которые работник предъявляет при приёме, — в ст. 65 ТК РФ.
• Должность и рабочее место: как называется должность и по какому адресу человек работает.
• Дата выхода: с какого дня работник приступает.
• Оплата: размер оклада или ставки, дни выплаты зарплаты.
• График: пятидневка, сменный режим, время начала и конца дня.
• Испытание: нужно ли оно и на какой срок.

Какие сведения и условия должны быть в договоре?

В договоре есть обязательные условия и условия по соглашению сторон. Без обязательных документ неполный, даже если его подписали. Дополнительные условия добавляют, когда они нужны именно вам. Обязательные сведения и условия перечислены в ст. 57 ТК РФ. В интернете встречаются образцы по старым редакциям, поэтому сверяйте с текстом статьи.

Трудовую функцию формулируйте так, чтобы её подтверждало штатное расписание. С оплатой то же: пишите порядок выплаты, а не только сумму. Если график или условия сложнее обычных, покажите договор кадровому юристу.

Как составить договор по шагам?

Составление договора занимает пять шагов: образец, заполнение, ознакомление с локальными актами, подписание и, если вы его издаёте, приказ. Образец служит основой, а не готовым документом. Каждое условие проверяйте на соответствие действующему кодексу и своей ситуации.

1. Возьмите актуальный образец и сверьте его с текстом кодекса. Образец мог быть написан под другую должность или режим. Если пропустить сверку, в договоре останутся условия, которых у вас нет.
2. Заполните данные сторон и условия из подготовленного списка. Уберите из образца всё, что к вам не относится: вахту, ненормированный день, разъездной характер.
3. Познакомьте работника под роспись с правилами внутреннего распорядка и другими локальными актами, если они у вас есть. Закон требует сделать это до подписания договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ); храните отметку об ознакомлении.
4. Подпишите два экземпляра. Один отдайте работнику, на втором возьмите его подпись о получении (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Без отметки нечем показать, что экземпляр выдан.
5. Решите, нужен ли приказ о приёме. Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать, но не обязан (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Если издаёте, приказ должен соответствовать договору: должность, дата и оплата в двух документах совпадают. Расхождение в дате или должности — частая ошибка на этом шаге.

Срочный или бессрочный: какой договор заключить?

По умолчанию заключают бессрочный договор. Срочный допустим только при основаниях из ст. 59 ТК РФ, и выбирать его потому, что так удобнее работодателю, нельзя. Срочный договор заключают не больше чем на пять лет, если кодекс или другой федеральный закон не устанавливает иной срок (ст. 58 ТК РФ).

Совместительство и совмещение должностей — разные вещи. Совместительство значит работу в свободное от основной работы время, совмещение — несколько должностей у одного работодателя. Подробности требуют отдельной статьи.

Чем трудовой договор отличается от гражданско-правового, зависит от фактов. Есть график, подчинение, постоянная работа — риск, что отношения признают трудовыми. Разовая задача без графика и контроля — другой договор, и эта статья про него не нужна.

Мнение. Если сомневаетесь, нужен ли срочный договор, берите бессрочный. Основание для срочного придётся доказывать вам, а не работнику.

Испытательный срок и другие условия по соглашению

Испытание нужно записать в договоре. По ст. 70 ТК РФ срок испытания не больше трёх месяцев, а для руководителей организаций, главных бухгалтеров и их заместителей — не больше шести. Если договор заключён на срок от двух до шести месяцев, испытание не больше двух недель. Кому испытание устанавливать нельзя, перечислено в той же статье: например, беременным, работникам младше 18 лет и тем, кто заключает договор на срок до двух месяцев.

Что записать в договоре:

• срок испытания;
• по какому результату вы оцените работника: например, самостоятельно ведёт запись клиентов и кассу.

Неразглашение уместно, если человек получит доступ к клиентской базе или внутренним ценам. Уточнение места работы нужно, если у вас несколько точек: тогда договор привязывает человека к конкретному адресу.

Испытание не заменяет договор и не отменяет зарплату в этот период. Как расставаться по его итогам, отдельная тема, здесь её не разбираем.

Пример: договор с администратором небольшой студии

Это условный пример. Ирина, ИП, открыла студию маникюра. Администратор выходит в понедельник, а в четверг Ирина скачивает образец и видит поля «место работы», «трудовая функция», «условия оплаты». В шаблоне стояли вахта, ненормированный день и испытание на шесть месяцев, хотя для администратора по ст. 70 ТК РФ предел — три.

Без правок Ирина оставила данные сторон и порядок выдачи экземпляров. Поменять пришлось должность («администратор» вместо «менеджер по продажам»), адрес студии, график и порядок выплаты. Вахту и ненормированный день она убрала, потому что у неё их нет, а испытание сократила до одного месяца.

Перед подписанием Ирина сверила договор с приказом: должность и дата совпали, потому что она составила приказ по тем же данным.

Если в договоре и в приказе не совпадает хотя бы должность или дата, спорить придётся по двум документам, а не по одному.

Какие ошибки стоит исключить и чем они грозят?

Ниже пять типичных проблем: что сделано неверно и что с этим делать. Штрафы за нарушения при оформлении — в ст. 5.27 КоАП РФ, их размеры здесь не приводим.

• Допуск к работе без договора. Человек работает, а бумаг нет. Договор нужно оформить письменно не позднее трёх рабочих дней со дня, когда человек фактически приступил к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
• Нет обязательных условий или договор расходится с приказом и штатным расписанием. Сверьте документы построчно и исправьте.
• Трудовые отношения оформлены как подряд или самозанятость. При графике и подчинении инспекция может признать их трудовыми. Если вы не уверены, спросите юриста.
• У работника нет своего экземпляра или нет отметки о получении. Сделайте отметку на втором экземпляре.
• Образец скопирован без проверки. Вахта, ненормированный день и другие чужие условия остались в тексте.

За нарушения при оформлении трудовых отношений ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность для ИП и организаций.

Что делать после подписания: кадры, зарплата и отчётность

После подписания остаются кадровые записи, расчёт зарплаты и обязательные платежи. Первая неделя после договора выглядит так:

• оформить приказ о приёме, если вы его издаёте, и сведения о трудовой деятельности работника;
• завести личные данные и документы;
• настроить расчёт и выплату зарплаты;
• узнать, какие взносы платить и какую отчётность придётся сдавать за работника.

Сроки и суммы по взносам берите из действующих норм на сайтах ФНС и СФР.

Если у вас один сотрудник, хватит таблицы и календаря. С несколькими работниками трудно помнить даты выплат и платежей, а ошибка в расчёте стоит денег. Тогда проще вести зарплату, документы и сроки в одном месте. Перед выбором сервиса учтите: он добавляет первичную настройку и ввод данных, а решение по каждому сотруднику остаётся за вами.

Следующий шаг: соберите данные по списку выше, заполните договор и сверьте его с текстом кодекса. Если сотрудников несколько, посмотрите, как Эльба ведёт зарплату, кадровые документы и расчёты по сотрудникам.

Частые вопросы

Как проверить, что договор составлен правильно?

Сверьте условия со ст. 57 ТК РФ. Убедитесь, что должность, дата и оплата в договоре и приказе (если он есть) совпадают, а у работника есть свой экземпляр с его подписью о получении на вашем. Спорные случаи покажите бухгалтеру или юристу.

Сколько работы остаётся после подписания договора?

Нужно при желании издать приказ, внести данные работника, настроить выплату зарплаты и следить за взносами и отчётностью. Сервис убирает часть ручного ввода, но проверять данные и принимать решения по сотруднику всё равно вам.

Что делать, если человек уже работает без договора?

Оформить письменный договор: срок — не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Если срок уже прошёл, оформляйте сразу, а при сомнениях обратитесь к юристу.