Счёт-фактура: кто её выставляет, как заполнить и как проверить полученную от поставщика

Счёт-фактуру выставляет продавец — плательщик НДС, не позднее пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса: по ней покупатель принимает налог к вычету. Если вы на УСН и освобождены от НДС, счёт-фактуру не составляете, хотя покупатели часто её просят. Ниже — кто и что выставляет по режимам в 2026 году, как заполнить номер, дату и строки, как исправить ошибку и как проверить документ от поставщика.

Кто выставляет счёт-фактуру: ответ по вашему режиму

Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный продавцом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поэтому выставляет её продавец, который платит НДС: плательщик обязан составлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ). Плательщики НДС — организации и индивидуальные предприниматели (ст. 143 НК РФ), но спецрежимы и освобождение меняют картину. Найдите свою строку в таблице: она показывает общее правило, а не заменяет разбор вашей ситуации.

Откуда эти строки:

• УСН. С 2025 года упрощёнка не освобождает от НДС автоматически. Освобождение действует, если доходы за прошлый год не больше 20 млн ₽ — такой порог в ст. 145 НК РФ установлен на 2025–2028 годы, дальше он снижается. Новые ИП и организации на УСН освобождены с даты постановки на учёт. Освобождённые на УСН счета-фактуры не составляют (п. 5 ст. 168 НК РФ).
• ОСНО с освобождением. Освобождение по п. 1 ст. 145 НК РФ доступно, если выручка без налога за три месяца подряд не больше 2 млн ₽. Счета-фактуры такие продавцы составляют, но без выделения налога и с надписью или штампом «Без налога (НДС)» (п. 5 ст. 168 НК РФ).
• Патент. ИП на патенте не плательщики НДС (п. 11 ст. 346.43 НК РФ). Исключения — виды деятельности, на которые патент не распространяется, ввоз товаров и некоторые другие случаи из той же нормы.
• АУСН. Плательщики АУСН не платят НДС, кроме ввоза товаров и обязанностей налогового агента (ч. 6 ст. 2 закона № 17-ФЗ).
• Самозанятые. ИП на налоге на профессиональный доход не плательщики НДС (ч. 9 ст. 2 закона № 422-ФЗ). При каждом расчёте самозанятый формирует чек и передаёт его покупателю (ст. 14 того же закона).

Слова «выданный» и «полученный» описывают сторону сделки. Выданный счёт-фактуру выставили вы как продавец, полученный пришёл от вашего поставщика.

Розница — отдельный случай. Если вы продаёте населению за наличный расчёт, требование выставить счёт-фактуру считается выполненным, когда покупатель получил кассовый чек (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Спорный случай — смена режима, посредничество, работа налоговым агентом, смешанные операции — сверьте с бухгалтером или налоговой.

Факт. Налог к вычету покупатель принимает по счёту-фактуре. Если продавец не платит НДС, принимать к вычету нечего, и счёта-фактуры с налогом в обычном порядке нет.

Вы на УСН без НДС, а покупатель просит счёт-фактуру

Если вы на УСН и освобождены от НДС, счёт-фактуру не составляете (п. 5 ст. 168 НК РФ). Покупателю отправьте счёт на оплату и накладную или акт без выделенного налога и одной фразой объясните причину. Просят обычно по привычке: бухгалтерия покупателя хочет принять НДС, а принимать его при вашем режиме не с чего.

Вот как это выглядит в переписке.

До: бухгалтер покупателя пишет «пришлите счёт-фактуру для вычета». ИП отвечает «у меня такого документа нет». Тема зависает, оплата стоит.

После: ИП пишет, что работает на УСН с освобождением от НДС по ст. 145 НК РФ, поэтому счёта-фактуры в его документах нет. К письму прикладывает счёт и накладную, где налог не выделен. Вопросов обычно не остаётся.

Отсутствие счёта-фактуры у продавца без НДС — следствие режима. Покупателю нужно объяснить причину, а не искать документ.

Выставить счёт-фактуру с выделенным налогом «чтобы не спорить» нельзя без последствий. Если такой документ выставил неплательщик НДС или освобождённый от него, налог из счёта-фактуры придётся заплатить в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ). Если вы регулярно выставляете клиентам счета и закрывающие документы, удобно держать их в одном месте, а не в разрозненных файлах.

Обратная ситуация. Если вы сами плательщик НДС, а покупатель на УСН без НДС, по письменному согласию сторон счета-фактуры можно не составлять (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Это частое условие в договорах с небольшими клиентами.

Этот совет не про вас, если ваши доходы вышли за порог освобождения и вы платите НДС, если вы работаете как налоговый агент или посредник, отгружающий от своего имени. Не подходит он и тогда, когда договор прямо обязывает передавать счёт-фактуру: это договорное условие, его придётся обсуждать с покупателем.

Чем счёт-фактура отличается от счёта на оплату, накладной и УПД

Счёт на оплату просит заплатить и налогового значения не имеет. Накладная подтверждает передачу товара, акт — приёмку услуги, а счёт-фактура служит основанием для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Заменить счёт-фактуру счётом на оплату нельзя.

Запрос «счёт-фактура на оплату» часто означает путаницу. Либо человеку нужен обычный счёт на оплату, либо речь об авансовой счёт-фактуре. Её плательщик НДС выставляет в течение пяти календарных дней после того, как получил предоплату в счёт будущей поставки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Уточните, о чём просят, прежде чем что-то готовить.

УПД со статусом 1 работает и как первичный документ, и как счёт-фактура: так его можно использовать и для налога на прибыль, и для расчётов по НДС (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Со статусом 2 — только как первичный документ. Подробнее о статусах и строках — в статье «УПД: что это и как заполнить».

Из чего состоит счёт-фактура: реквизиты и строки

Счёт-фактура состоит из шапки с данными сторон, таблицы с товарами или услугами и налогом и подписей. Обязательные реквизиты перечислены в п. 5 ст. 169 НК РФ, а форму и правила заполнения утверждает Правительство (п. 8 ст. 169 НК РФ) — это приложение № 1 к постановлению Правительства РФ № 1137. Перед заполнением соберите полные данные сторон, адреса, ИНН и КПП, договор, наименования, единицы, цены и ставку налога. Если вы на УСН без НДС, этот раздел нужен вам только для проверки документов поставщика.

Шапка: кто продавец, кто покупатель

Сверху указывают порядковый номер и дату составления документа. Затем — наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя (у организаций в той же строке пишут КПП), наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Если была предоплата, указывают номер платёжно-расчётного документа. Дальше идут валюта и идентификатор госконтракта или договора, если он есть. Данные берите из договора и выписки из реестра, а не по памяти: расхождение в одном знаке ИНН потом дорого обходится.

Таблица с товарами и налогом

В таблице по каждой позиции пишут наименование, единицу измерения, количество и цену за единицу по договору без налога. Затем — стоимость без налога, ставку, сумму налога, предъявляемую покупателю, и стоимость с налогом (п. 5 ст. 169 НК РФ). Сумму налога в счёте-фактуре выделяют отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК РФ). Суммы по строкам должны сходиться с итогом и с накладной или актом.

Подписи

Счёт-фактуру организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо другие лица, уполномоченные приказом или доверенностью. Предприниматель подписывает сам или через представителя по доверенности и указывает свой ОГРНИП и дату его присвоения (п. 6 ст. 169 НК РФ). Документ в электронном виде подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Номер и дата счёта-фактуры: как не запутаться

Номер — порядковый, дата — дата составления документа (пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ), а не дата оплаты. Правила заполнения добавляют, что счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры нумеруют в общем хронологическом порядке: каждый новый документ получает следующий номер без повторов. Единый порядок нумерации установите один раз и держите его.

Номер и дата в счёте-фактуре и в книге продаж или книге покупок должны совпадать. Расхождение — первое, что замечает проверяющий.

Срок выставления — не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Выставлять документ раньше отгрузки (кроме авансового) не стоит.

Выданный счёт-фактуру вы записываете в книгу продаж, полученный — в книгу покупок: обе книги ведут по правилам того же постановления № 1137. Записи делают по тем же номерам и датам, что стоят в документах.

Чаще всего путаются так:

• два разных документа получили один номер;
• в нумерации пропущено число;
• дата документа стоит раньше отгрузки.

Это не всегда лишает покупателя вычета: важно, может ли налоговая по документу определить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Но объясняться придётся.

Пример заполнения: отгрузка товара с налогом

Ставку берите по своему товару из ст. 164 НК РФ. В 2026 году общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ), для отдельных товаров, например части продовольственных, — 10 % (п. 2 ст. 164 НК РФ). Плательщики на УСН вправе вместо общих ставок выбрать 5 %, если доходы не больше 250 млн ₽, или 7 %, если не больше 450 млн ₽ (п. 8 ст. 164 НК РФ).

Если налог добавляют сверху, умножайте цену без налога на ставку. Если цена названа с налогом, налог выделяют расчётным способом по п. 4 ст. 164 НК РФ: для ставки 22 % это сумма × 22 / 122, для 10 % — сумма × 10 / 110.

Пример условный: ООО на ОСНО продаёт партию товара по общей ставке.

Если договор называет цену 50 000 ₽ без налога, налог добавляют сверху: 50 000 × 22 % = 11 000 ₽, итого 61 000 ₽. Если цена 61 000 ₽ названа с налогом, налог выделяют расчётным способом: 61 000 × 22 / 122 = 11 000 ₽, стоимость без налога 50 000 ₽. Итог один и тот же.

В шапке вписывают номер, дату, данные сторон и реквизиты платёжного документа, если был аванс. В таблице — позицию, цену без налога, ставку, сумму налога и итог, в нижней строке — общие суммы.

Реальные цифры берут из договора и первичных документов, и сверять их придётся человеку. Подходит ли вам обмен через ЭДО, смотрите на странице интеграций Эльбы.

Как проверить счёт-фактуру от поставщика до вычета

Проверяйте документ до того, как принять налог к вычету. Вычет делают на основании счетов-фактур продавцов, после принятия товаров на учёт и при наличии первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ), и только по покупкам для облагаемых НДС операций (п. 2 ст. 171 НК РФ). Счета-фактуры, которые не соответствуют требованиям ст. 169 НК РФ, в книге покупок не регистрируют (правила ведения книги покупок, постановление № 1137). Проверка идёт по пяти шагам.

1. Данные продавца и покупателя совпадают с договором и сведениями из реестра. Документ выписан на ваш ИНН.
2. Номер и дата на месте и выглядят логично: дата не раньше отгрузки, номер не повторяется.
3. Наименование, количество, цена, ставка и сумма налога сходятся с накладной или актом.
4. Форма актуальна, подписи на месте, а у электронного документа есть усиленная квалифицированная электронная подпись.
5. Документ получен именно на ваше юрлицо или ИП, а не на другое.

Не каждая ошибка лишает права на вычет. Ошибки, которые не мешают налоговой определить продавца, покупателя, товар, его стоимость, ставку и сумму налога, основанием для отказа не являются. Не лишает вычета и невыполнение требований, которых нет в пп. 5 и 6 ст. 169 НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ). Отличить такую ошибку от критичной поможет бухгалтер.

Иногда причина не в продавце. В программе поставщика мог не обновиться справочник, цена выгрузилась с ошибкой, а документ ушёл до отгрузки. Просите исправленный счёт-фактуру, а не правку от руки.

Со сроками есть запас, но не бесконечный. Вычет можно заявить в пределах трёх лет после принятия товара на учёт (п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Если счёт-фактура пришла после окончания квартала, но до срока сдачи декларации, налог можно принять к вычету в том квартале, когда товар принят на учёт.

Чек-лист не гарантирует вычет: решение остаётся за бухгалтером и налоговой.

Мнение. Если поставщик присылает счёт-фактуру с расхождением в сумме или в ИНН, просите замену сразу, не копите такие документы к концу квартала.

Ошибки, исправление и сроки: что делать, если документ уже ушёл

Ошибку в уже отправленном документе исправляют новым экземпляром счёта-фактуры. Если же после отгрузки изменились цена или количество, оформляют корректировочный счёт-фактуру. Это два разных документа для разных ситуаций.

Исправление и корректировка

Исправленный счёт-фактура нужен, когда ошибка в самом документе. Исправления вносит продавец, составляя новый экземпляр. Номер и дату из строки 1 в нём не меняют, а в строке 1а указывают номер и дату исправления (правила заполнения, постановление № 1137). Если ошибка не мешает определить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку и сумму налога, новый экземпляр не составляют.

Корректировочный счёт-фактура нужен, когда после отгрузки согласовали новую цену или уточнили количество, например при возврате части товара. Продавец выставляет его не позднее пяти календарных дней со дня составления документов об изменении стоимости (п. 3 ст. 168 НК РФ). В нём пишут название «корректировочный счёт-фактура», его номер и дату, а также номер и дату исходного документа (п. 5.2 ст. 169 НК РФ). Если стоимость уменьшилась, разницу в налоге продавец принимает к вычету при наличии документа о согласии покупателя и не позднее трёх лет с момента составления корректировочного счёта-фактуры (п. 10 ст. 172 НК РФ).

Если ничего не изменилось по существу, ничего менять не нужно.

Электронный обмен и следующий шаг

Счёт-фактуру можно составить на бумаге или в электронном виде. Электронные документы составляют по взаимному согласию сторон, если у обеих есть совместимые технические средства (п. 1 ст. 169 НК РФ). На практике обмен идёт через оператора ЭДО. В Эльбе счета, акты, накладные и УПД можно отправлять контрагентам через Диадок, систему ЭДО Контура. Отправка через Диадок есть в тарифах со «Стандарта», а сам Диадок оплачивается отдельно (подробнее — на странице интеграций).

Теперь определите свой режим по таблице, при необходимости сверьте его с бухгалтером и соберите пакет: счёт, накладную или акт и счёт-фактуру, если вы плательщик НДС. В Эльбе счета-фактуры, с НДС и без, а также декларация по НДС есть в тарифах со «Стандарта». Состав тарифов — на странице «Тарифы Эльбы», а какие документы можно вести в одном сервисе, — в разделе возможностей. Сверять реквизиты и подписывать всё равно будете вы.

Частые вопросы

Счёт-фактура на оплату — это то же самое, что счёт на оплату?

Нет. Счёт на оплату просит заплатить и налогового значения не имеет, а счёт-фактура — основание для вычета НДС. Авансовую счёт-фактуру плательщик НДС выставляет в течение пяти календарных дней после получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Нужно ли выставлять счёт-фактуру на УСН в 2026 году?

Зависит от того, освобождены ли вы от НДС. При доходах за прошлый год до 20 млн ₽ освобождение действует, и счета-фактуры не составляются (ст. 145, п. 5 ст. 168 НК РФ). Если доходы выше, вы плательщик НДС: выставляете счета-фактуры по ставке 5 %, 7 % или по общей ставке.

Чем выданная счёт-фактура отличается от полученной?

Выданную составляет ваша компания как продавец, и она попадает в книгу продаж. Полученную присылает поставщик, и по ней покупатель заявляет вычет через книгу покупок.

Какие данные подготовить, чтобы выставить первую счёт-фактуру?

Реквизиты обеих сторон с ИНН, КПП и адресами, договор, наименования, единицы и цены без налога, ставку налога и порядковый номер документа. Если была предоплата — номер платёжного документа. Если чего-то не хватает, сначала уточните у покупателя.

Сколько работы останется бухгалтеру или владельцу, если вести счета-фактуры в сервисе?

Реквизиты, суммы и спорные случаи проверяет человек. Время зависит от числа отгрузок и вашего режима.

Как понять, что счёт-фактура от поставщика оформлена правильно?

Сверьте реквизиты, номер, дату и сумму налога с договором и накладной и убедитесь, что документ выписан на ваш ИНН. Сомнения о том, мешает ли ошибка вычету, передайте бухгалтеру.