Счёт на оплату: как выставить, чтобы клиент оплатил с первого раза

Обязательного бланка счёта на оплату нет, а платёж по нему проходит гладко, когда в счёте есть реквизиты сторон, номер и дата, перечень позиций, итоговая сумма и понятное основание. Ниже: какие поля заполнить, как отразить НДС на вашем режиме, когда счёт работает как договор и что проверить перед отправкой.

Что обязательно указать в счёте на оплату

Счёт — это просьба заплатить и основание для платежа. Форму выбираете вы, но набор полей лучше держать полным. Тогда бухгалтерия покупателя проведёт оплату без звонков и вопросов.

КПП и грузополучателя вписывайте, только если они есть у покупателя и отличаются от основных данных.

Подпись и печать для обычного счёта чаще всего не нужны. Но их могут потребовать договор или внутренние правила покупателя, поэтому спросите заранее.

Мнение. Если клиент платит с ошибками, начните с таблицы выше: чаще всего не хватает номера, основания или одной цифры в реквизитах, а не особой формы бланка.

Как выглядит счёт на услуги ИП: поле за полем

Разберём условный пример. ИП, веб-дизайнер, делает макет для ООО в два этапа. Договорились на 60 000 ₽: половина вперёд, половина после сдачи. Все суммы здесь условные, продавец в примере не плательщик НДС.

Первый счёт получает номер 12. В позиции: «Разработка макета сайта, этап 1», количество 1, цена 30 000 ₽. Итог: 30 000 ₽, прописью «тридцать тысяч рублей 00 копеек». На строке НДС: «Без НДС». Основание: «Заявка от (дата), предоплата 50 %». Вместо реквизитов ставьте свои: ИНН ИП, расчётный счёт, БИК банка.

Второй счёт получает номер 13, остаток тоже 30 000 ₽, основание «Заявка от (дата), окончательный расчёт».

Теперь разница в назначении платежа. Если клиент пишет «за услуги», бухгалтер ищет платёж среди двух одинаковых сумм и звонит вам. Если пишет «Оплата по счёту № 13 от (дата) за разработку макета, этап 2. Без НДС», платёж находится за минуту.

Номер и дата счёта в назначении платежа — единственное, что отличает два одинаковых по сумме платежа одного клиента.

Чтобы клиент не ошибся, дайте ему готовую строку для назначения платежа прямо в счёте. А если путаетесь в номерах и реквизитах, посмотрите, как устроено выставление счетов в Эльбе.

Как указать НДС в счёте на вашем режиме

Строка НДС зависит от того, платите ли вы НДС. Это определяется режимом налогообложения и условиями, которые менялись и могут меняться. Поэтому не копируйте строку из чужого счёта и старого шаблона: сначала выясните свой статус.

Ставки и пороги не приводим: они меняются, а точное значение надо брать из действующего текста Налогового кодекса и с сайта ФНС. Если вы на автоупрощёнке, подробности в материале как работает автоупрощёнка.

«Сверху» или «в том числе»

Если вы платите НДС, цена может включать налог или добавлять его сверху. Условный пример со ставкой 10 %: «сверху» — позиция 10 000 ₽, НДС 1 000 ₽, итог 11 000 ₽. «В том числе» — итог 10 000 ₽, из них НДС 909,09 ₽. Договоритесь с покупателем заранее, какая цена в договоре, и не меняйте схему в счёте.

Если покупатель задаёт вопросы к строке НДС или у вас смешанный случай, это вопрос к бухгалтеру или в налоговую, а не к шаблону.

Счёт на товар, услугу, предоплату и постоплату: чем отличаются

Основа у всех счетов одна, различаются основание и срок. Выберите свою ситуацию.

• Товар. Наименование или артикул точно как в заказе, единица измерения, количество, адрес и грузополучатель, если он есть, срок отгрузки.
• Услуга. Опишите результат или этап, а не «услуги по договору», и добавьте период оказания.
• Предоплата. В основании укажите долю и документ, например «предоплата 50 % по заказу № …». После оплаты вы всё равно оформляете закрывающий документ: акт, накладную или УПД.
• Постоплата. Срок оплаты считайте в днях с подписания акта или получения товара, например «10 дней с даты подписания акта» (условный пример).

Для самозанятого и от самозанятого счёт остаётся документом-основанием. Правила налога на профессиональный доход здесь не разбираем.

Счёт-договор: когда он заменяет договор, а когда нет

Счёт-договор — это счёт, в который вписаны условия сделки. Покупатель принимает их, когда оплачивает. Тогда счёт играет роль предложения, а оплата — согласия с ним, и отдельный договор не нужен. Как именно закон описывает заключение договора принятием предложения, читайте в тексте Гражданского кодекса: ссылка в источниках.

Что вписать в такой счёт:

• предмет, количество и цену;
• срок поставки или оказания услуги;
• срок оплаты;
• порядок приёмки;
• ответственность сторон;
• срок, до которого предложение действует.

Подходит он для разовой сделки с понятным предметом и ценой. Не подходит, если отношения долгие, работа идёт этапами, есть отсрочка, высокая стоимость или клиент (например, в тендере) требует отдельный договор.

Счёт-фактуру счёт не заменяет. Подробнее о ней в статье как заполнить счёт-фактуру.

Факт. Счёт на оплату не заменяет счёт-фактуру: это разные документы с разной задачей, и второй нужен плательщику НДС для налогового учёта.

Главный риск: клиент оплатил, а нужные условия не вписаны, и при споре их придётся доказывать. Сомнительный случай покажите юристу: защиту от споров этот формат не даёт.

Что проверить в счёте перед отправкой

Перед отправкой пройдите по шести пунктам. Каждый занимает меньше минуты.

1. Реквизиты получателя: расчётный счёт, БИК, банк и корсчёт совпадают с данными из банка.
2. Реквизиты покупателя: название, ИНН и адрес такие же, как в договоре или его карточке.
3. Сумма: итог равен сумме позиций, сумма прописью верна, строка НДС соответствует вашему статусу.
4. Номер и дата: номера не повторяются и не пропущены, дата не раньше договорённости.
5. Основание и срок оплаты: есть ссылка на договор или заказ, срок виден сразу.
6. Строка для назначения платежа: в счёте указано, что писать клиенту.

Если счёт всё равно возвращают, причина может быть вне счёта. У покупателя другие требования к форме, в его системе старые реквизиты, а ошибка бывает и в назначении платежа на его стороне. Спросите у бухгалтерии, что именно не прошло.

Срок действия, ошибка в счёте и выставление задним числом

Три вопроса возникают после отправки: до какого числа платить, что делать с ошибкой и можно ли поправить дату.

Сколько счёт можно оплачивать

Если срок указан в счёте или договоре, ориентир — он. Если срока нет, спор о том, когда платить, придётся решать по договору и закону. Поэтому пишите срок прямо в счёте, а общие правила о сроках исполнения сверяйте с текстом Гражданского кодекса.

Если нашли ошибку после отправки

Выставьте новый счёт с новым номером и пометкой «заменяет счёт № …». Сообщите покупателю, чтобы он не оплатил оба. Если платёж пришёл по старому счёту, согласуйте с клиентом, как его зачесть.

Исправленный счёт — это новый счёт с новым номером и пометкой, какой именно он заменяет.

Почему не ставить прошлую дату

Дата счёта, которая не совпадает с реальными событиями, вызывает вопросы у бухгалтерии покупателя. Если счёт нужен сейчас, выставьте его сейчас и в основании укажите, по какой договорённости работа выполнена.

После оплаты: закрывающие документы и выставление счетов в Эльбе

После оплаты счёт дополняют закрывающими документами: актом для услуги, накладной для товара или УПД. Когда нужна счёт-фактура, смотрите отдельную статью. Формы УПД и счёта-фактуры меняются, поэтому берите действующие бланки. Способ отправки согласуйте заранее: почта, мессенджер или ЭДО.

Порядок простой:

1. Договорились об условиях.
2. Выставили счёт.
3. Получили оплату и сверили назначение платежа.
4. Подписали акт или УПД.

Если счета лежат у вас в Word, реквизиты клиентов ищутся по старым файлам, а списка неоплаченных нет, пора смотреть на сервис. Особенно если счетов много. В разделе возможностей Эльбы описаны выставление счетов и документов; какие функции входят в ваш тариф, проверьте на странице возможностей и тарифов. Если вы выставляете один-два счёта в квартал, шаблона в Word может хватить: переход на сервис вряд ли оправдает усилия.

Человеку останется проверить сумму и строку НДС, согласовать условия с клиентом, отправить счёт и сверить платёж. Эту работу сервис за вас не сделает.

Возьмите последний свой счёт и пройдите по чек-листу. Потом выставьте следующий счёт в Эльбе, а условия подключения смотрите на странице тарифов.

Частые вопросы

Нужны ли печать и подпись на счёте на оплату?

Для обычного счёта чаще всего нет. Но подпись и печать может потребовать договор или правила покупателя. Спросите у клиента и закрепите ответ в договоре.

Что подготовить, чтобы быстро выставить первый счёт?

Свои реквизиты, реквизиты покупателя, перечень позиций с ценами и единицами, сведения о том, платите ли вы НДС, и основание: договор или заказ.

Как отправить счёт покупателю, чтобы его приняли в бухгалтерии?

Договоритесь о способе заранее. Пришлите счёт в PDF и укажите в письме номер и основание платежа.

Как проверить, что клиент оплатил именно этот счёт?

Сверьте сумму и назначение платежа: там должны быть номер и дата счёта. Если их нет, попросите у клиента платёжное поручение.