Платёжное поручение: как заполнить каждое поле и не получить возврат из банка

Платёжное поручение — это распоряжение банку перевести деньги со счёта плательщика на счёт получателя. Полей в нём немного, но ошибка в реквизитах или назначении возвращает платёж или отправляет деньги не туда. Ниже поля разобраны по блокам, с условным образцом и проверкой перед отправкой.

Из чего состоит платёжное поручение

Платёжное поручение — письменное или электронное распоряжение владельца счёта своему банку. Владелец счёта подписывает его, банк плательщика исполняет: списывает сумму и отправляет её получателю. Форму документа и перечень полей устанавливают нормативные акты Банка России о правилах перевода денежных средств. Банк-клиент и учётная программа строят поля по этой форме.

Удобнее смотреть на платёжку как на пять блоков:

• Шапка. Номер, дата, вид платежа. Проверьте, что номер не повторяет прежний.
• Плательщик. Наименование, ИНН, расчётный счёт, банк, БИК и корреспондентский счёт банка.
• Получатель. Те же данные, но получателя. Здесь чаще всего прячется причина возврата.
• Платёж. Сумма цифрами и прописью, назначение платежа.
• Налоговые поля. Нужны только при платежах в бюджет.

Факт. Налоговые поля заполняют только в платежах в бюджет. В платёжке поставщику или арендодателю их нет.

Номера полей и требования к ним смотрите в тексте самого акта Банка России: они зависят от редакции. В этой статье поля названы по смыслу.

Номер, дата и вид платежа: с чего начинается платёжка

Шапка короткая, но ошибка в ней создаёт путаницу в учёте. Номер должен быть уникальным среди платёжек вашего счёта, а дата — днём составления.

Номер платёжного поручения

Номера идут по порядку: 1, 2, 3 и дальше. Повторов быть не должно, иначе при сверке с выпиской вы не поймёте, какой платёж какой. Банк-клиент и учётная программа обычно проставляют номер сами. Готовите платёжку вручную — сверьтесь с последним номером в выписке.

Дата и вид платежа

В дате стоит день составления документа. Её удобно сверять с вашим учётом: платёж, который в бухгалтерии числится за одним днём, а в банке за другим, потом долго ищут.

Вид платежа — отдельное поле шапки, и его не надо путать с видом документа. Что писать в этом поле именно у вас, проверьте по тексту акта и по правилам своего банка.

Плательщик и получатель: реквизиты, которые нельзя брать по памяти

Реквизиты плательщика и получателя — это наименование, ИНН, расчётный счёт, банк, БИК банка и его корреспондентский счёт. Свои данные вы знаете. Данные получателя берите из его счёта, договора или письма, а не из старой платёжки. Счёт могли сменить, а цифры в старом файле останутся прежними.

Допустим, бухгалтер ИП копирует платёжку прошлого квартала и меняет только сумму. У арендодателя за это время сменился банк. Платёж уходит на закрытый счёт, банк его возвращает, а арендодатель пишет, что оплаты нет. Такая история может стоить нескольких дней и нервов с обеих сторон. Если реквизиты каждый раз вводят вручную, шанс такой ошибки есть всегда. Поэтому удобнее держать контрагентов в одном месте и менять реквизиты один раз, когда получатель сообщает о смене. Какие возможности для документов и платежей есть в Эльбе, смотрите на странице сервиса.

Типичные причины возврата по реквизитам: у получателя сменился счёт или банк, в одной цифре счёта или БИК опечатка, реквизиты взяты из чужой или устаревшей платёжки, ИНН и наименование не совпадают друг с другом.

Бывает и по-другому. Банк может отклонить или задержать платёж по собственной проверке или из-за ограничений по счёту. Тогда правка полей не поможет, причину нужно уточнять у банка. Ещё один вариант — техническая неполадка в банк-клиенте: реквизиты верны, а платёж не ушёл.

Сумма и назначение платежа: что написать, чтобы получатель вас узнал

Назначение платежа — единственное поле, в котором вы объясняете получателю, за что пришли деньги. В хорошем назначении три ответа: за что платите, по какому документу и за какой период. Сумму указывают цифрами и прописью.

Сравните две формулировки:

• До. «Оплата». Арендодатель видит поступление на 60 000 ₽ и не понимает, это аренда за октябрь, возврат депозита или оплата услуг. Он звонит и просит уточнить.
• После. «Оплата по счёту № 15 за аренду помещения за октябрь, НДС не облагается». Получатель сразу относит деньги к договору, звонить не нужно.

Хорошее назначение платежа отвечает на три вопроса: за что, по какому документу, за какой период.

Отдельная строка про НДС. Формулировку берите из счёта получателя: он знает свой режим и свои условия. Если сомневаетесь, спросите бухгалтера. Даже при ясном назначении получатель может отнести платёж иначе, поэтому при расхождении напишите ему.

Налоги и взносы: поля, которые есть только в платёжках в бюджет

В платёжке в бюджет, помимо общих полей, заполняют налоговые: статус плательщика, КБК, ОКТМО, основание платежа и период. Значения нельзя придумывать или переносить с прошлого года. Их определяет действующий порядок ФНС, и он меняется. Это не индивидуальная налоговая консультация: перед первым платежом сверьте поля с порядком ФНС или проверьте в сервисе, который подставляет их сам.

Кому достаточно общих полей

Платёж поставщику, арендодателю или подрядчику налоговых полей не требует. Если вы платите по счёту обычному контрагенту, остаётесь в первых четырёх блоках.

Где искать значения для платежа в бюджет

Значения берут из актуального порядка ФНС, из личного кабинета налогоплательщика или из сервиса, который подставляет их автоматически. Копировать прошлогоднюю платёжку здесь опасно: КБК и правила учёта платежей меняются, и деньги могут лечь не на тот платёж. Если платёж уже ушёл с ошибкой или идёт спор о зачёте, повторить платёжку самостоятельно мало. Обратитесь к бухгалтеру или в налоговую.

Условный образец: оплата аренды по счёту

Ниже платёжка целиком на выдуманных данных. Это условный пример: все наименования, номера и суммы придуманы, реальных банков и счетов здесь нет. Образец показывает порядок заполнения и не заменяет бланк, поэтому подставляйте свои реквизиты.

В вашей платёжке изменятся все значения: реквизиты, номер счёта, сумма, формулировка про НДС. Порядок останется прежним.

Ошибки в платёжке: чем они грозят и как проверить до отправки

Ошибка в платёжке приводит к трём исходам: банк возвращает платёж, получатель не находит оплату, налог не ложится на нужный платёж. Самая дорогая ошибка — неверные реквизиты получателя, поэтому проверка начинается с них. Проверьте шесть пунктов:

1. Реквизиты получателя совпадают с его счётом или договором, а не со старой платёжкой.
2. Сумма цифрами и прописью одинакова.
3. Назначение называет документ, предмет и период.
4. Налоговые поля, если платёж в бюджет, взяты из актуального порядка ФНС.
5. Номер не повторяет прежний, дата верна.
6. Платёжка подписана тем, кто вправе подписывать.

Задержка бывает и по другим причинам: банк проверяет операцию, на счёт наложены ограничения, в банк-клиенте случился сбой. Тогда поля ни при чём, причину уточняйте у банка.

Если платёж ушёл с ошибкой, свяжитесь с банком и с получателем. С налогами обратитесь к бухгалтеру или в налоговую. Суммы, сроки и последствия здесь не называем: они зависят от обстоятельств и действующих норм.

Как отправить платёжку в банк и не вводить поля вручную каждый раз

Платёжку подают в банк на бумаге или электронно через банк-клиент. Бумажную подписывают на месте, электронную подписывают электронной подписью, и она уходит в банк. В обоих случаях банк исполняет только подписанное распоряжение.

Если платежей много, ручной ввод реквизитов превращается в источник ошибок. Сначала проверьте на странице интеграций Эльбы, есть ли там ваш банк: список зависит от банка. В любом варианте решение об оплате остаётся за человеком: он проверяет сумму и назначение и подписывает.

Порядок такой: выберите контрагента и возьмите реквизиты из его карточки или счёта, проверьте сумму и назначение, подпишите документ и отправьте его в банк. Следующий платёж оформите так и сверьте результат по шести пунктам из чек-листа.

Если платежей в месяц мало, ручной ввод тоже работает, главное — брать реквизиты из первоисточника. Когда их становится больше, один раз заведите контрагентов и оформляйте платёжки и документы в Эльбе.

Частые вопросы

Как присвоить номер платёжному поручению?

Номера идут по порядку, без повторов. Обычно их проставляет банк-клиент или учётная программа. Если готовите платёжку вручную, посмотрите последний номер в выписке.

Какие бывают виды платёжных поручений?

Платёжка бывает бумажной и электронной, обычной и для платежей в бюджет. Различаются способ подписи и набор полей.

Где взять образец платёжного поручения?

Образец есть в банк-клиенте и в учётных сервисах. Подставляйте в него свои реквизиты, а не копируйте чужие.

Что подготовить, чтобы заполнить платёжку без ошибок?

Счёт или договор получателя с реквизитами, свои реквизиты и, для налогов, актуальные платёжные данные ФНС. Остальное проверьте по чек-листу из статьи.

Как проверить, что платёж дошёл до получателя?

Найдите списание в выписке по счёту и попросите получателя подтвердить поступление. Если деньги вернулись, сверьте реквизиты с первоисточником и уточните причину в банке.