Характеристики номенклатуры в 1С (УНФ и УТ): как вести, чтобы находить аналоги

Чтобы 1С находила аналоги, технические параметры позиции (размер, сечение, материал, стандарт) хранят отдельными полями с едиными значениями, а не в наименовании. Характеристику заводят для вариантов одной позиции, общие свойства выносят в реквизиты. Ниже: что куда положить, как проверить справочник и где ручного порядка не хватает.

Почему 1С не находит аналог, хотя он в базе есть

Аналог не находится, когда параметры позиции записаны в названии, а не в полях. Отбор работает по значению поля, а название 1С читает как одну строку: «10 на 60» и «М10×60» для неё разные тексты.

Условный пример. Пришла заявка на болт с оцинкованным покрытием, нужного нет в наличии. Закупщик ищет по слову «болт» и видит три записи: «Болт М10×60 оцинк.», «Болт 10 на 60» и «Болт М10 60 мм кл. 8.8». Только в первой покрытие указано в названии, во второй и третьей о нём ничего нет. Какая запись подходит, закупщик понять не может, поэтому звонит коллеге, который «помнит, что такое было». Через час он либо заводит четвёртую карточку, либо отвечает клиенту, что замены нет.

Если у вас так же, найти замену по параметрам помогает выделение свойств в отдельные поля. Но проверьте, что дело именно в этом.

Аналог находят по параметрам, а не по названию: из наименования параметры не отбираются.

Другие причины, из-за которых замена не находится:

• технические данные не заполнены вообще, потому что их не дал поставщик;
• у вида или категории номенклатуры нет набора свойств;
• карточки задвоены при импорте, и нужная позиция лежит под другим названием;
• поиск в списке настроен только по наименованию;
• нужные настройки в конфигурации выключены.

Совет вынести параметры в поля не нужен, если справочник небольшой и однородный и позиции знает весь отдел. Он не поможет и там, где аналог определяет конструктор или заказчик, а не параметры.

Что куда выносить: отдельная карточка, характеристика, реквизит или вид номенклатуры

Отдельную карточку заводят для другого товара, характеристику для варианта того же товара, реквизит для свойства позиции целиком. Вид или категория номенклатуры задаёт набор этих свойств. Простая проверка: если закупка, цена и учёт ведутся по общей позиции, а различается только размер, цвет или длина, это характеристика.

Как называется последний уровень, зависит от конфигурации и релиза, поэтому сверьте термины с документацией своей конфигурации. Есть ли характеристики в Бухгалтерии, КА, ERP и Рознице, тоже зависит от конфигурации и релиза.

Примеры по нишам:

• Крепёж. В характеристику: длина. В реквизит: материал, покрытие, класс прочности.
• Кабель. В характеристику: длина бухты. В реквизиты: сечение, число жил, тип изоляции.
• Подшипники. В реквизиты: внутренний и наружный диаметр, ширина, тип.
• Оргтехника. В характеристику: цвет. В реквизиты: формат, интерфейс.

Мнение. Если варианты различаются не только размером, но и поставщиком или правилами закупки, заведите их отдельными карточками. Если различие только в размере, характеристика убережёт справочник от дублей.

Какие свойства делают позиции взаимозаменяемыми

Для каждого вида или категории задайте «ядро аналога»: три–пять свойств, по которым позицию вообще можно заменить другой. Всё остальное описывает товар, но замену не определяет.

Свойства, по которым позицию можно заменить

Это параметры, от которых зависит, сработает ли позиция на месте другой:

• для крепежа: размер, материал, покрытие, стандарт;
• для кабеля: сечение, число жил, тип изоляции.

Состав ядра лучше всего спросить у сотрудника, который сейчас подбирает замену вручную. Он знает, по каким признакам отбрасывает позиции.

Свойства, которые только описывают позицию

Цвет упаковки, номер партии, рекламное описание в ядро не входят. С производителем сложнее. Он определяет конкретную позицию, но аналог не всегда: для одного заказчика бренд принципиален, для другого безразличен.

Решение «этот бренд допустим» принимает человек, у которого есть проект или договор. Поле в базе такое решение не заменяет.

Как вести значения: список вместо свободного текста

Свободная строка превращает одно значение в несколько: «М10», «М 10» и «10 мм» отбор считает тремя разными. Находится лишь та запись, которую вы набрали буква в букву. Поэтому для свойств ядра заводят список допустимых значений.

Пять правил, которые стоит записать для сотрудников:

1. Для каждого свойства ядра есть список допустимых значений, свободный ввод отключён.
2. Единицу измерения пишут в названии свойства («Длина, мм»), а не в значении.
3. Свойства ядра обязательны для новой позиции. Без них карточку не сохраняют.
4. Новое значение добавляет один назначенный человек, а не каждый, кто заводит карточку.
5. Синонимов нет: одно значение пишут одним способом. Раз в квартал список просматривают на лишние варианты.

Пример «до и после». Было три значения покрытия: «оцинк.», «цинк», «оцинковано». Стало одно: «Оцинкованное». Теперь отбор по покрытию покажет все три позиции сразу.

Тип свойства (строка, число, значение из списка, «да или нет») влияет на отбор и группировку. Точные возможности сверьте с документацией конфигурации.

Как включить характеристики и свойства в УНФ и УТ

Характеристики и дополнительные реквизиты включаются в настройках конфигурации. Где они находятся и как называются, зависит от конфигурации и релиза, поэтому ищите их через поиск по меню. Пути и названия флажков здесь не приводятся: их нельзя давать по памяти, они меняются между релизами.

Что сделать до включения:

• на копии базы проверьте, есть ли движения по позициям и как заполнены карточки;
• решите, для каких видов или категорий нужен набор свойств.

После включения задайте набор свойств для вида или категории и отметьте обязательными свойства ядра. Как поведёт себя набор у уже заведённых позиций при его изменении, заранее не скажешь. Проверяйте на копии базы и по документации.

Как найти аналог в самой 1С за три шага

Когда нужной позиции нет, ищите замену по параметрам ядра, а не по названию.

До: «Посмотри там, кажется, было что-то похожее на этот болт». После: «Отбери по трём параметрам: размер, класс прочности, покрытие».

1. Определите вид или категорию искомой позиции. Так вы получите нужный набор свойств.
2. Отберите список номенклатуры по значениям ядра. Размер, материал, покрытие. При необходимости выведите эти свойства колонками списка, чтобы сравнивать позиции глазами.
3. Сверьте производителя и условия заказчика. Решение принимает человек.

Отбор вернул пустой список? Ослабьте одно свойство, например уберите покрытие, и проверьте с заказчиком, допустимо ли это.

Состав штатных механизмов аналогов и замен в УНФ и УТ здесь не описывается: его нужно подтвердить документацией своей конфигурации. Возможности отбора и отчётов по свойствам тоже зависят от конфигурации и релиза.

Как привести в порядок справочник, где размер сидит в наименовании

Начинайте с одного вида номенклатуры и на копии базы. Так история остатков и движений не пострадает, а ошибку можно откатить.

Сначала проведите аудит. Посчитайте, сколько позиций отличаются только размером в названии, у каких видов не заполнены свойства, где значения пишутся по-разному. Типичный пример: «Болт М10×60» и «Болт 10 на 60 оцинк.» заведены двумя карточками.

Порядок работы:

1. Заведите свойство и список его значений.
2. Вынесите параметры из названий в свойства.
3. Объедините варианты одной позиции в характеристики.
4. Сверьте остатки до и после.

Решение по каждому дублю принимает человек. Позиции, по которым нет уверенности в совпадении, не объединяйте: соберите их в отдельный список на ручную проверку. Массовое заполнение из таблицы возможно не везде. Штатные средства и риски проверьте по документации. Обещать, что чистка пройдёт без потерь, нельзя: именно поэтому её делают сначала на копии.

Где ручного порядка не хватает и что делает МБС.НСИ

Ручной порядок упирается в объём: десятки тысяч позиций, несколько баз, прайсы поставщиков, строки клиентской заявки в чужой записи. Свойства вручную уже не заполнить, а дубли возвращаются с каждым импортом.

МБС.НСИ как возможность платформы подбирает кандидатов в аналоги по параметрам позиции и сопоставляет чужие строки с вашим каталогом. Главной системой остаётся 1С, обмен настраивают под конфигурацию заказчика. Спорные строки всегда решает человек.

Факт. Пилот МБС.НСИ занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Стоимость рассчитывается под задачу, срок внедрения определяют по итогам пилота. Точность проверяется на ваших данных по критериям, согласованным заранее, и это не гарантия.

Что подготовить к пилоту:

• выгрузку справочника номенклатуры;
• несколько примеров заявок, по которым не нашлось аналога;
• список критериев приёмки.

Если вручную охватить справочник нельзя, проверьте подбор аналогов на своём справочнике: передайте выгрузку и примеры заявок и посмотрите, какие кандидаты предложит платформа.

Частые вопросы

Чем характеристика номенклатуры отличается от дополнительного реквизита?

Характеристика описывает вариант одной позиции, например размер или длину. Реквизит описывает позицию целиком. Для поиска аналогов важно, чтобы оба вида свойств были заполнены единообразно.

Есть ли характеристики номенклатуры в «1С:Бухгалтерии»?

Это зависит от конфигурации и релиза. Проверьте документацию вашей конфигурации на its.1c.ru и не опирайтесь на ответы по другим продуктам 1С.

Можно ли изменить набор свойств, если по позиции уже были движения?

Заранее ответить нельзя: поведение зависит от конфигурации. Сначала проверьте изменение на копии базы и сверьтесь с документацией.

Как перенести размер из наименования в свойство и не потерять остатки?

Начните с одного вида номенклатуры на копии базы. Сначала заведите свойство и значения, потом объедините варианты. Спорные позиции проверяет человек, остатки сверяют до и после.

Сколько работы останется сотрудникам после пилота по подбору аналогов?

Сотрудники решают спорные строки и сверяют результат с критериями приёмки, о которых договорились заранее. Что передать для пилота, описано выше.