Код и артикул номенклатуры в 1С: что хранить, чтобы позицию находили и не заводили дважды

Код в 1С нужен системе и обменам, артикул нужен людям и поставщикам, наименование нужно, чтобы глазами отличить позицию от соседней. Если смешать эти роли, одну и ту же позицию заведут дважды, а поиск перестанет её находить. Ниже: что в какое поле писать, как записывать артикулы и что проверить, прежде чем менять код.

Что писать в код, артикул, наименование и штрихкод

Каждое поле карточки отвечает на свой вопрос. Код говорит системе, какая это запись. Артикул говорит человеку, какой это товар. Наименование помогает отличить позицию от соседней в списке. Штрихкод нужен сканеру. Названия реквизитов зависят от конфигурации и релиза, поэтому сверьте таблицу со своей карточкой.

Артикул поставщика в собственный артикул не кладут. У каждого поставщика своя строка и своё обозначение, поэтому их хранят отдельной связью с поставщиком.

Факт. Названия и состав реквизитов карточки номенклатуры отличаются в разных конфигурациях 1С, поэтому правила записи сверяют со своей базой.

Почему код лучше оставить скучным номером

Код стоит оставить обычным порядковым номером без смысла. Смысловая схема вроде «группа-поставщик-размер» ломается в тот день, когда позиция переходит в другую группу или меняет поставщика: код уже напечатан в документах, а менять его страшно.

Код видят в документах, печатных формах и обменах, и к нему привыкают. Поэтому правка кода задевает чужие привычки и связи. Код при этом не равен внутренней ссылке на элемент. Как именно обмен узнаёт позицию, зависит от его настроек: у одного обмена это код, у другого артикул, у третьего внутренний идентификатор. Проверьте это в своей конфигурации.

Автонумерация, длина кода и контроль уникальности тоже зависят от конфигурации. Точные значения ищите в документации 1С по вашей конфигурации и релизу, а не в чужих статьях.

Как записывать артикул, чтобы по нему находили

Артикул находят, когда он записан одним способом во всей базе. Один формат на все позиции: одинаково писать регистр, дефисы и пробелы. Отдельно следите за буквами, которые на вид одинаковы в латинице и кириллице: человек их не отличает, а поиск отличает.

Правила записи:

• Пишите артикул так, как он напечатан на изделии или в паспорте. Так: AB-1204/5. Не так: ab 1204 5.
• Не смешивайте латиницу и кириллицу в одном артикуле. Так: KS-77. Не так: КS-77, где первая буква кириллическая.
• Не добавляйте пометки. «Новый», «акция» и «под заказ» к артикулу не относятся.
• Не считайте артикул уникальным автоматически: это зависит от конфигурации и настроек, проверьте в своей базе.

Артикул производителя

Артикул производителя один на изделие и не меняется от поставщика к поставщику. По нему менеджер и склад узнают товар, где бы его ни купили. Если у позиции артикула нет, например у услуги или нестандартного изделия, её опознают по наименованию и характеристикам, а поле не заполняют выдуманным значением.

Артикул поставщика

Один и тот же товар у разных поставщиков записан своими строками и своими артикулами. Хранить их в собственном артикуле нельзя: он быстро превратится в свалку. Правильнее связать позицию поставщика со своей карточкой, как описано в разборе про позиции поставщика, записанные по-своему.

Наименование: порядок слов важнее красоты

Наименование строят по одному порядку: сначала что это, затем определяющие признаки, затем размер или марка. Тогда похожие позиции стоят в списке рядом, и новую карточку проще сравнить с уже существующими.

Размер, цвет и материал лучше выносить в характеристики, если конфигурация их поддерживает. Если нет, пишите их в строго одинаковом порядке. Полное наименование нужно для печатных форм и клиента, краткое работает в поиске и списке. Сокращения и единицы записи оговорите один раз и держите в коротком документе правил.

Вот одна позиция кабеля, которую три сотрудника записали по-своему:

Три разных названия попадают в разные места списка. Поиск по одному из них не находит два других, и четвёртый сотрудник заводит четвёртую карточку.

По каким полям позицию находят в списке и подборе

Быстрый поиск в списке, подбор в документ и поиск по строке могут искать по разным полям. Какие именно реквизиты участвуют в поиске, определяет конфигурация и настройка формы. Поэтому не гадайте, а проверьте на своей базе.

Возьмите три-четыре позиции, которые вы знаете наизусть, и введите по очереди:

1. артикул целиком;
2. часть артикула;
3. артикул без дефиса;
4. артикул с кириллицей в похожих буквах.

Повторите это в списке номенклатуры, в подборе внутри документа и в строке поиска. Если позиция не нашлась, ищите причину по порядку: артикул записан в карточке иначе, чем вы вводите; поле не участвует в поиске на этой форме; настройка формы подбора; отбор в самом документе; права пользователя. Пути меню и точные настройки берите из документации вашей конфигурации и релиза.

Мнение. Если ваши сотрудники ищут позиции в подборе документа, проверяйте поиск именно там, а не только в списке справочника: формы настраивают отдельно, и результат может отличаться.

Что проверить до создания новой карточки

Дубли появляются просто: поиск ничего не нашёл, и человек завёл новую карточку. Через месяц в заявке или закупке попадаются обе, а остатки и история разъезжаются. Эту цепочку обрывает короткая проверка перед созданием.

• Найдите позицию по артикулу производителя в разных написаниях: с дефисом, без дефиса, с пробелом.
• Найдите по первым словам наименования и по штрихкоду.
• Посмотрите группу и соседние позиции: рядом часто лежит нужная карточка под другим названием.
• Заполните артикул, единицу и вид номенклатуры по правилам до сохранения, а не «потом».
• Если позиция похожа, но не совпадает, запишите отличие в характеристики или наименование.

Как устроена карточка по полям, показано в разборе про где в 1С находится номенклатура и как устроена её карточка. Если дубли уже накопились и вручную с ними не справиться, можно навести порядок в справочнике номенклатуры вместе с командой MBS Group.

Что сломается, если поменять код или артикул у существующей позиции?

Правка кода или артикула у позиции, которая уже в работе, может сломать поиск, выгрузки и обмены. Гарантировать безопасность такой правки нельзя: она зависит от того, где поле используется. Порядок действий такой:

1. Найдите, где поле уже используется: печатные формы, обмены между базами, выгрузки поставщикам и на площадки, внешние прайсы, интеграции.
2. Узнайте, по какому полю связывает позицию каждый обмен. У одного это код, у другого артикул, у третьего другое поле.
3. Попробуйте правку на копии базы.
4. Предупредите получателей выгрузок о новом значении.
5. Проверьте поиск по новому и по старому значению.

Если артикул был записан с ошибкой, исправьте его и сохраните прежнее значение в комментарии: так не потеряется история. Про обмен с 1С в целом можно прочитать на странице интеграции с 1С.

Когда баз и поставщиков несколько: правил в карточке уже мало

Правила записи уменьшают число дублей внутри одной базы. Но у клиента, поставщика и в вашей 1С одна позиция записана по-разному, и никакое правило в карточке этого не отменяет.

Тогда нужны единый справочник и связи вида «строка контрагента → своя карточка». Платформа МБС.НСИ сопоставляет чужие строки с вашим справочником и предлагает совпадения; спорные строки решает человек. Точность проверяется на ваших данных по критериям, которые согласуют заранее, и не гарантируется. 1С остаётся главной системой, обмен настраивают под вашу конфигурацию. Подробнее о задаче: связать чужие строки со своим справочником.

Если у вас одна небольшая база и аккуратный ввод, хватит чек-листа выше. Если правила есть, а дубли возвращаются, возможно, не хватает ответственного за справочник: это решается без внешних инструментов.

Факт. Пилот или аудит справочника в МБС.НСИ занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных; стоимость рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения.

Следующий шаг: запросить пилот или аудит справочника на своих данных. После заявки с вами свяжется MBS Group, которая проводит демо, пилот и внедрение; если нужно сначала обсудить задачу, начните с консультации.

Частые вопросы

Можно ли изменить код номенклатуры в 1С вручную?

Возможность зависит от конфигурации и настроек. Сначала выясните, где код уже используется: в обменах, выгрузках и печатных формах. Правку пробуйте на копии базы.

Чем артикул номенклатуры отличается от кода в 1С?

Код нужен системе, артикул нужен людям и контрагентам. Код лучше не делать смысловым, артикул записывают так, как он указан у производителя.

Почему поиск по артикулу в 1С не находит позицию?

Чаще всего артикул записан иначе, чем вы вводите, или поле не участвует в поиске на этой форме. Проверьте также отбор в документе и права пользователя.

Как не создавать дубли при заведении новой позиции?

Проверьте артикул в разных написаниях, начало наименования и штрихкод. Ещё помогают единое правило записи и ответственный за справочник.