РСВ: какие листы заполнять в вашей ситуации и как сдать расчёт по страховым взносам

РСВ — это квартальный расчёт по страховым взносам, который подают в налоговую те, кто платит людям деньги: работодатели, организации с директором на окладе, заказчики по договорам ГПХ. ИП без выплат другим людям его, как правило, не сдаёт. Состав листов зависит от вашей ситуации, поэтому ниже сначала таблица «кто что заполняет», а потом шаги, пример по месяцам и проверка перед отправкой.

Кто сдаёт РСВ и нужен ли он ИП

Если вы платите людям, расчёт нужен. Это работодатели с сотрудниками, организации, где директор получает оклад, и все, кто заключил договор ГПХ с физлицом и выплатил по нему деньги. Окончательно вопрос решает Налоговый кодекс (ст. 431 НК РФ) и ваша ситуация, но в большинстве случаев хватает одного признака: были ли выплаты физлицам.

РСВ сдают те, кто платит людям, а не все, у кого есть ИП или ООО.

ИП без сотрудников и без договоров ГПХ расчёт, как правило, не сдаёт: взносы «за себя» платят другим порядком и в РСВ не попадают. Если же у ИП появился сотрудник или договор ГПХ, расчёт нужен. Что делать после увольнения последнего сотрудника и нужен ли нулевой расчёт, сверьте со ст. 431 НК РФ или уточните в налоговой: ответ зависит от обстоятельств.

Сложные случаи — иностранные работники, совместители, реорганизация — лучше обсудить с бухгалтером до заполнения.

Какие листы расчёта заполнять в вашей ситуации

Набор листов зависит от того, кому и что вы платили. Титульный лист нужен всегда, а дальше решают выплаты: есть люди с начислениями — заполняют раздел 3 и итоги в разделе 1 и подразделе 1.1.

Типичная картина: у ИП появился первый сотрудник, срок сдачи близко, а в форме десятки полей и непонятно, какие из них его. Чтобы не гадать, найдите свою строку и соберите комплект листов расчёта по ней.

Форму утверждает приказ ФНС, и она менялась. Применяйте ту, что действует на дату сдачи: актуальную версию возьмите на сайте налоговой.

Что собрать до заполнения

Расчёт собирается из данных по людям, поэтому начинайте со сбора и сверки, а не с открытия формы. Ошибки в ФИО, СНИЛС и суммах после отправки обходятся дороже, чем лишний час подготовки.

• Реквизиты плательщика. Название или ФИО, ИНН, налоговая, где вы стоите на учёте.
• Данные по каждому человеку. ФИО, СНИЛС, ИНН, даты приёма и увольнения. Сверьте СНИЛС с документом, а не с памятью.
• Начисления по месяцам. Для каждого человека — суммы за все месяцы периода, а не только за последний.
• Выплаты, с которых взносы не платят. Перечень закрывает ст. 422 НК РФ; отнесите к ним только то, что там названо.
• Договоры ГПХ. С кем заключены, за какой период и сколько выплачено.

Чаще всего расходятся ведомость и расчёт, а также СНИЛС в кадровом учёте и в форме. Сверка до заполнения занимает минуты, а после отказа в приёме приходится начинать заново.

Как заполнить РСВ по шагам

Удобный порядок такой: титульный лист, потом раздел 3 по каждому человеку, потом итоги в разделе 1 и подразделе 1.1. Итоги собираются из раздела 3, поэтому с него проще начинать: сначала вы получаете суммы по людям, и только потом их складываете в общую цифру.

1. Заполните титульный лист: реквизиты плательщика, период, номер корректировки. Частая ошибка — неверный период.
2. Заведите в разделе 3 каждого человека один раз. Частая ошибка — дубль человека.
3. Внесите помесячную базу для исчисления взносов по каждому. Частая ошибка — выплата попала в чужой месяц.
4. Проверьте, что каждый, кому платили, есть в разделе 3. Частая ошибка — пропавший сотрудник.
5. Соберите итоги в разделе 1 и подразделе 1.1 и сверьте с суммой по людям.

Раздел 3: данные по каждому человеку

Для каждого застрахованного лица в разделе 3 указывают персональные данные, помесячную базу и исчисленные взносы. Уволенный сотрудник остаётся в расчёте за период, в котором ему платили. Как заполнить месяцы без выплат, смотрите в порядке заполнения формы.

Тариф, предельную базу и минимальную базу директора здесь не называем: ставка и предельная величина установлены НК РФ и индексируются, берите их на дату расчёта.

Раздел 1 и подраздел 1.1: итоги

Подраздел 1.1 содержит итоговые суммы по страховым взносам для организации. Они складываются из раздела 3, поэтому сумма по людям должна совпасть с суммой по плательщику. Не сошлись — ищите дубль, потерянного человека или выплату не в том месяце.

В годовом расчёте итоги идут нарастающим итогом с начала года; как итоги прошлых периодов попадают в него, смотрите в порядке заполнения формы.

Пример: ООО с директором и одним сотрудником за квартал

Это условный пример, суммы выдуманы. ООО платит директору оклад, а менеджер уволен в феврале и в марте уже не получал выплат.

Директору в разделе 3 указывают три месяца, менеджеру — месяцы, где были его выплаты. База по двум людям за квартал даёт 280 000 ₽, и с этой суммой должны согласоваться итоги организации. Взносы не считаем: ставка и предельная величина берутся из НК РФ на дату расчёта.

Теперь как выглядит проверка в жизни.

До: «В ведомости два человека за квартал, а в расчёте три. Менеджер задвоился: один раз с точкой в фамилии, один раз без».

После: «Дубль удалили, СНИЛС сверили с документом. Сумма по людям совпала с итогом, можно отправлять».

Когда и как сдавать РСВ и что будет при опоздании

Расчёт подают по итогам каждого периода: квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Точный день называет ст. 431 НК РФ, а при выходном он переносится. Дату на нужный период проверьте по календарю налоговой, а не по памяти.

Факт. РСВ подают по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года; точный день и порог численности для обязательной электронной сдачи указаны в ст. 431 НК РФ.

• Первый квартал. Передают данные за три месяца.
• Полугодие. Расчёт нарастающим итогом с начала года.
• Девять месяцев. То же, итог за три квартала.
• Год. Итоговый расчёт, в который входят все предыдущие периоды.

Как отправлять, зависит от численности работников: порог указан в ст. 431 НК РФ, сверьте его там. Электронный расчёт уходит в налоговую по месту учёта через оператора с электронной подписью.

За несдачу и недостоверные сведения предусмотрены штрафы (ст. 119, 126 и 126.1 НК РФ). Размеры смотрите в действующей редакции кодекса.

Принят ли расчёт, видно по квитанции о приёме, а не по факту отправки. Отправлено ещё не значит принято.

Что проверить до отправки и как исправить ошибку

Перед отправкой пройдите по списку: он ловит ошибки, из-за которых расчёт чаще всего не принимают.

1. Нет дублей сотрудников в разделе 3.
2. ФИО и СНИЛС совпадают с документами.
3. Суммы по людям совпали с итогами в разделе 1 и подразделе 1.1.
4. Нет людей без выплат за период.
5. Суммы сверены с зарплатной ведомостью.
6. Программа проверки не показывает расхождений между разделами.

Суммы в разделах связаны между собой, и проверочная программа покажет, какие не сошлись. Конкретные формулы и коды ошибок берите из первоисточника. Проверка в программе не заменяет сверку с ведомостью и не гарантирует приём.

Отказ в приёме и ошибка в принятом расчёте — разные ситуации. После отказа исправляют данные и подают расчёт заново. Если расчёт принят, а ошибка нашлась позже, подают уточнённый расчёт, а порядок описан в ст. 81 НК РФ.

Иногда ошибка не в расчёте, а в данных: зарплатная программа не так считает, справочник сотрудников заполнен неверно, неправильно указана категория застрахованного. Если ведомость и расчёт расходятся из квартала в квартал, возможно, проще вести зарплату и взносы в одной программе.

Когда расчёт проще готовить в программе

Программа нужна, если расчёт повторяется каждый квартал, сотрудников несколько, данные приходится переносить руками, а ошибки находят уже после отправки. Тогда имеет смысл держать зарплату, взносы и отчёт в одном месте.

Эльба помогает подготовить РСВ из данных по сотрудникам и выплатам и отправить его в налоговую. Что именно входит в отчётность, смотрите на страницах раздела Эльбы, а стоимость — на странице тарифов.

Работа остаётся и у вас: заводить сотрудников и выплаты, сверять итоги, проверять приём. Сложные случаи программа за вас не решит.

Если сотрудников и выплат нет или с отчётностью уже работает бухгалтер или аутсорс и ошибок нет, менять ничего не нужно.

Хотите проверить на своих данных? Посмотрите, как в Эльбе готовят и отправляют расчёт по страховым взносам, и сравните с тем, как вы делаете это сейчас.

Частые вопросы

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать РСВ?

Как правило, нет: расчёт нужен тем, кто платит выплаты физлицам. Если выплат не было и вы не работодатель, проверьте свою ситуацию по ст. 431 НК РФ или у налоговой.

Что подготовить, чтобы заполнить РСВ без остановок?

Реквизиты плательщика, данные по каждому человеку и помесячные начисления за период. Начните со сверки СНИЛС и ФИО с документами: расхождения в них чаще всего ведут к отказу в приёме.

Что делать, если ошибку нашли уже после отправки расчёта?

Если расчёт принят, исправляют уточнённым расчётом, а не новым отчётом с нуля. Порядок описан в ст. 81 НК РФ.

Сколько работы остаётся сотруднику, если расчёт готовит программа?

Программа собирает расчёт из данных, которые вы завели. Заводить людей и выплаты, сверять итоги и проверять приём всё равно приходится вам или бухгалтеру. Стоимость смотрите на странице тарифов Эльбы.

Как понять, что налоговая приняла расчёт?

По квитанции о приёме от оператора или инспекции. Статус «отправлен» ещё не значит «принят»: проверьте, нет ли отказа и требований.