ЕФС-1: какие сведения о работниках сдаёт работодатель и когда

ЕФС-1 — единая форма, в которой работодатель сообщает Социальному фонду о работниках и о страховых взносах на травматизм. Что именно подавать и к какому сроку, зависит от события: приняли человека, уволили, перевели, заключили договор ГПХ или закончился квартал. Ниже — какое событие в какую часть формы попадает, какой у него срок и что делать, если сведения ушли с ошибкой.

Кто сдаёт ЕФС-1 и какие отчёты она заменила

ЕФС-1 подают организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники или исполнители по договорам ГПХ. Сведения подают о каждом работающем человеке, включая тех, кто работает по договору ГПХ. Принимает форму Социальный фонд России (СФР) по месту регистрации работодателя. Одна форма собрала сведения, которые раньше уходили несколькими отдельными отчётами.

Действующая форма и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. В форме два раздела: в первом — сведения о работниках, во втором — взносы на травматизм. Разделы и подразделы можно сдавать по отдельности, каждый в свой срок.

Представьте: вы наняли первого человека и не знаете, что отправлять в фонд и когда. Ответ зависит от того, что произошло. Приём, увольнение, перевод и договоры ГПХ — это подраздел 1.1, стаж за год — подраздел 1.2, взносы на травматизм — раздел 2.

Чего в ЕФС-1 нет: сведений о заработке и начисленных взносах по каждому работнику. Их работодатель подаёт не в СФР, а в налоговую.

Мнение. Если у вас один-два сотрудника, форма остаётся той же: записей меньше, а логика прежняя. Сверяйтесь со списком событий, а не с размером штата.

Что и к какому сроку подавать: таблица по событиям

Сроки в ЕФС-1 зависят от события. Приём, увольнение и договоры ГПХ подают почти сразу, перевод — до 25-го числа следующего месяца, взносы на травматизм — раз в квартал, стаж — раз в год. Сроки ниже взяты из закона об индивидуальном учёте (27-ФЗ, ст. 11) и закона о страховании от несчастных случаев (125-ФЗ, ст. 24).

Госучреждения из перечня Минтруда дополнительно сдают каждый месяц сведения о зарплате работников, не позднее 25-го числа следующего месяца. Малого бизнеса это не касается.

Если последний день срока выпал на выходной, сдать можно в следующий рабочий день. Например, сведения о стаже за 2025 год СФР принимал до 26 января 2026 года: 25 января пришлось на воскресенье.

Кадровые события: как отразить приём, увольнение и перевод

Приём, увольнение и перевод отражают отдельными записями по каждому событию, а не одним отчётом за месяц. Основа записи — документ: приказ, договор или заявление. Дата документа и дата самого события могут не совпадать, и путаница между ними — частая причина возврата. Срок считают от дня издания документа.

Разберём условный пример, не кейс компании. ИП нанял помощника, через две недели оформил второго человека и перевёл первого на другую должность. Это три события и три отдельные записи. Каждый приём нужно отправить не позднее следующего рабочего дня после приказа, а перевод — до 25-го числа следующего месяца. Чтобы не терять события, удобно заранее подготовить отчёт по сотрудникам и не пропустить срок, а не собирать всё в последний день.

Порядок такой:

1. Зафиксируйте событие и найдите документ о нём.
2. Определите запись: приём, увольнение, перевод или заявление о способе ведения трудовой книжки.
3. Заполните запись по данным документа, а не по памяти.
4. Посчитайте срок по таблице и отправьте.
5. Сохраните подтверждение приёма от фонда.

Приём и увольнение

Основание приёма — приказ или трудовой договор, основание увольнения — приказ. Сведения подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания такого документа. Если увольнение оформили задним числом, подайте сведения сразу после появления документа и не ждите конца месяца.

Перевод, смена должности и договоры ГПХ

Перевод на другую постоянную работу отражают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Пример неверной записи: перевод отражён как новый приём. Верная запись: перевод с новой должностью и датой документа.

По договору ГПХ с физическим лицом подают дату заключения, дату прекращения и реквизиты договора, а также сведения о том, есть ли в нём условие об уплате взносов на травматизм. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора, а при прекращении — следующего за днём прекращения. Есть ли исключения для отдельных видов договоров, сверьте с порядком заполнения.

Остальные части формы: что нужно не каждому

Большинству малого бизнеса с работниками нужны записи подраздела 1.1 по событиям и раздел 2 о травматизме раз в квартал. Остальные части зависят от ситуации. Ниже — признак, по которому вы поймёте, что часть формы про вас.

• Сведения о стаже, подраздел 1.2. Нужны по работникам с особыми периодами за год: например, работа с правом на досрочную пенсию, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты, простой. Срок — по окончании года, не позднее 25 января. Если работник обратился за пенсией, сведения подают не позднее трёх рабочих дней со дня запроса фонда или обращения работника.
• Дополнительные взносы на накопительную пенсию. Нужны, если вы перечисляете их за работников. Срок — по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года, не позднее 25-го числа следующего месяца.
• Взносы на травматизм, раздел 2. Нужны, если вы платите эти взносы. Срок — ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после квартала.

Коды категорий, статусов и гражданства здесь не разобраны: полный перечень лежит в порядке заполнения, а пересказ только добавит риск ошибки. Особые случаи — иностранные работники, обособленные подразделения, работа в районах Крайнего Севера — лучше обсудить с бухгалтером или в территориальном отделении фонда.

Как сдать ЕФС-1 и что делать, если отправили с ошибкой

Способ сдачи зависит от численности. Если работающих, включая исполнителей по ГПХ, больше 10 человек, ЕФС-1 сдают только электронно, с усиленной квалифицированной электронной подписью. При 10 и менее работающих можно сдать на бумаге или электронно. Сформировать сведения можно в своей учётной программе или в бесплатном электронном сервисе СФР, отправить — через личный кабинет страхователя или оператора электронного документооборота.

Если сведения ушли с ошибкой, подайте уточнённую форму с верными данными. Если ошибку нашёл фонд, он пришлёт уведомление: расхождения нужно устранить в течение пяти рабочих дней. По взносам на травматизм действует отдельное правило: уточнённые сведения с ошибкой, которая не занижает взносы, не считаются поданными с нарушением срока, даже если вы отправили их после срока.

1. Найдите неверную запись и определите, к какой части формы она относится.
2. Решите, нужно ли исправить данные или отменить запись целиком.
3. Подайте корректирующую форму.
4. Сохраните подтверждение приёма.

Если фонд отклонил отчёт, ошибка не всегда в данных. Проверьте реквизиты страхователя, формат файла, срок действия подписи и настройки обмена в программе. Сложный случай разберёт бухгалтер или отделение СФР.

Мнение. Если вы заметили ошибку сами, исправляйте сразу: уточнить сведения до требования фонда проще, чем отвечать на требование.

Чем грозит просрочка и как не получить требование

Последствия зависят от того, что именно нарушено. За сведения о застрахованных лицах, поданные с опозданием, не полностью или с ошибками, закон об индивидуальном учёте предусматривает штраф 500 рублей за каждого застрахованного. На сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод) этот штраф не распространяется. За нарушение обязательной электронной сдачи — 1000 рублей. Штраф по взносам на травматизм регулирует закон о страховании от несчастных случаев, а должностным лицам может грозить административная ответственность. Сначала определите, что не подано или подано с ошибкой, и только потом считайте последствия.

Требования фонда бывают и без просрочки: например, если сведения не совпали с данными, которые есть у фонда. Поэтому перед отправкой пройдите проверку:

• события месяца собраны по приказам и договорам;
• даты сверены с таблицей сроков;
• реквизиты, СНИЛС и подпись проверены;
• подтверждение приёма сохранено.

Как вести календарь сдачи и когда отдать отчёт сервису

Простой регламент состоит из трёх шагов. Записывайте кадровое событие в тот же день. Ставьте в календарь дату подачи: для приёма, увольнения и ГПХ — следующий рабочий день, для перевода — 25-е число следующего месяца, для травматизма — 25-е число месяца после квартала. В последний день срока проверяйте, что подтверждение приёма пришло.

Решает, что произошло и какие данные верны, работодатель, даже если отчёт готовится в сервисе. Сведения о сотрудниках и зарплате, на которых строится отчёт, удобнее держать в одном месте: что для этого есть в Эльбе, смотрите в разделе о документах, зарплате и кадрах.

Следующий шаг: составьте календарь событий на текущий месяц и сверьте его с таблицей. Если вести его вручную неудобно, посмотрите, какие отчёты по сотрудникам можно подготовить в Эльбе.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если у меня нет сотрудников?

Сведения раздела 1 подают о работающих людях, включая исполнителей по договорам ГПХ. Нет таких людей — нет и событий для подраздела 1.1. Нужен ли раздел 2 о взносах на травматизм в вашей ситуации, уточните у бухгалтера или в отделении СФР.

Что делать, если сведения в ЕФС-1 отправлены с ошибкой?

Подайте уточнённую форму с верными данными и сохраните подтверждение приёма. Если ошибку нашёл фонд и прислал уведомление, устраните расхождения в течение пяти рабочих дней.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

Да, если работающих, включая исполнителей по ГПХ, 10 человек или меньше. Если больше 10, форму сдают только электронно с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что подготовить, чтобы заполнить ЕФС-1 без ошибок?

Приказы и договоры по кадровым событиям, СНИЛС и ИНН работников, реквизиты страхователя и электронную подпись, если сдаёте электронно.