Налоговые режимы для малого бизнеса: как выбрать подходящий и не пожалеть через год

Режим выбирают не по самой низкой ставке, а по тому, с кем вы работаете, сколько у вас подтверждаемых расходов и нужен ли клиентам НДС. Ответьте на пять вопросов о своём деле, и из нескольких режимов останется один-два. Ниже сами вопросы, разбор «УСН или ОСНО», расчёт на условном примере и порядок смены режима, если выбор не подошёл.

Как выбрать налоговый режим: пять вопросов по порядку

Выбор режима сводится к пяти вопросам: кто ваши клиенты, какую часть выручки съедают расходы, есть ли сотрудники, чем и где вы занимаетесь, сколько рассчитываете заработать за год. Каждый ответ отсекает часть режимов, поэтому порядок важен: начинайте с клиентов.

Представьте ИП, который перепродаёт оборудование компаниям. Он открылся на «доходах», а первый крупный покупатель просит счёт-фактуру с НДС. Без ответа на вопрос про НДС любая таблица ставок бесполезна: низкий налог не поможет, если клиент уйдёт к поставщику с НДС. Об этом подробнее в материале про ставки НДС для малого бизнеса. Если хотите заранее увидеть, как выбранный режим ляжет в учёт, посмотрите, как налоги и взносы ведутся в Эльбе.

Вопрос 1. Кто ваши клиенты

Частные лица и компании без НДС обычно не требуют счёта с налогом. Компании на общей системе могут требовать: для них входящий НДС — вычет. Если вы продаёте частным лицам, начните со второго вопроса.

Вопрос 2. Какая доля выручки уходит на подтверждаемые расходы

Закупки товара, аренда, подрядчики и зарплата с документами тянут к объекту «доходы минус расходы». Расходы без документов или не признанные законом в расчёте не помогут.

Вопрос 3. Есть ли сотрудники и сколько их будет

У многих режимов есть ограничения по штату. Считайте не сегодняшнюю численность, а ту, что планируете на год.

Вопрос 4. Чем вы занимаетесь и где

Не каждый вид деятельности и не каждый регион доступны для каждого режима. Патент, например, вводят региональные законы, а условия АУСН зависят от региона.

Вопрос 5. Какой доход ждёте за год и есть ли сезонность

Годовой прогноз важнее одного сильного или слабого квартала. Если выручка может подойти к границе режима, проверьте её заранее.

Какие бывают налоговые режимы для ИП и ООО

Налоговые режимы делятся на общий (ОСНО) и специальные: УСН, АУСН, патент (ПСН) и другие. Перечень закреплён в Налоговом кодексе, а у каждого специального режима своя глава или отдельный закон, свои условия применения и порядок расчёта. Лимиты и ставки меняются, поэтому в таблице только принципы: точные значения берите из текста закона на дату выбора.

НПД стоит в таблице для сравнения. Это режим для самозанятых, а не для ИП и ООО, о которых эта статья. Совмещать режимы можно не все: допустимые сочетания определяет закон.

УСН или ОСНО: решает НДС клиентов

Между УСН и ОСНО выбирают, глядя на покупателей. Ставка налога вторична: если ваши клиенты хотят вычет по НДС, поставщик без НДС для них дороже на сумму налога, который нельзя зачесть.

На самом деле сравнивают не два налога, а две цены для клиента: с НДС и без него.

Когда клиент — компания на общей системе

Для такой компании входящий НДС уменьшает её собственный налог. Счёт без НДС она оплачивает полной суммой и может попросить скидку. Часть клиентов принимает такое условие, часть нет: требование бывает формальным, а бывает из тендера или внутренней политики. Спросите клиента напрямую, а не гадайте.

Когда клиенты — частные лица или упрощенцы

Частному лицу вычет не положен, для него НДС просто часть цены. Упрощенцы тоже обычно не берут налог к вычету. Здесь отсутствие НДС у поставщика редко мешает.

Что с НДС у упрощенца

Упрощенец тоже может стать плательщиком НДС или применять освобождение от него. Условия и пороги менялись и продолжают меняться, поэтому смотрите их в действующей редакции НК РФ, а не в пересказах.

Мнение. Если большая часть ваших покупателей — компании с НДС и они просят счёт-фактуру, считайте не ставку, а цену для клиента с НДС и без. Если покупатели в основном частные лица, этот вопрос можно отложить.

Совет не подходит, когда вы сами делаете крупные закупки с НДС и хотите принимать его к вычету. Это отдельный расчёт для бухгалтера.

УСН «доходы» или «доходы минус расходы»: считаем на своих цифрах

Объект налогообложения на УСН выбирают сами: платить налог с доходов или с разницы между доходами и признанными расходами. Налог равен базе, умноженной на ставку. Ставки зависят от объекта, а в ряде случаев и от региона, поэтому в расчёте ниже стоят буквы, а не проценты.

Условный пример. Выручка за год — 100 условных единиц, подтверждённые расходы — 70. Ставка на «доходах» — A, на «доходах минус расходы» — B.

Какой вариант выгоднее, зависит от соотношения A и B и доли расходов. Подставьте ставки вашего региона из закона и свою долю расходов: при высокой доле подтверждённых расходов чаще выгоднее второй объект, при низкой — первый. Это проверяется расчётом, а не правилом.

Страховые взносы ИП на «доходах» уменьшают налог в порядке, который задан в НК РФ, а на «доходах минус расходы» учитываются как расход. Суммы и порядок смотрите в кодексе. Сильнее всего результат меняют два числа: доля подтверждённых расходов и региональная ставка. Если расходов почти нет (услуги без закупок), «доходы» обычно проще, но и это проверьте расчётом.

АУСН и патент: когда на них стоит посмотреть

АУСН и патент подходят не всем, и условия у них жёстче, чем у УСН. Смотреть на них имеет смысл, если у бизнеса понятная выручка, небольшой штат и подходящий вид деятельности.

АУСН

Условия АУСН установлены отдельным законом № 17-ФЗ: регионы, штат, виды деятельности, требования к банку и порядок расчёта. Читайте их по тексту закона, цифры в сводных таблицах расходятся.

Патент

Вместо налога с выручки вы платите фиксированную стоимость патента на выбранный срок. Её определяет региональный закон, а лимиты и виды деятельности — глава НК РФ о патентной системе. Проверьте свой регион отдельно.

Перед выбором АУСН или патента проверьте:

• вид деятельности есть в перечне режима;
• ваш регион входит в зону действия;
• штат не выйдет за ограничение в течение года;
• выручка регулярна, а не разовая;
• вы готовы к условиям режима по банку и учёту.

Как подтвердить, какой налоговый режим вы применяете

Подтверждение режима просят банк при открытии счёта или проверке, контрагент перед договором, организатор тендера или закупки. Оно показывает, какой режим применяет налогоплательщик, и не заменяет выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП: та показывает регистрационные данные.

Подтверждающий документ выдаёт налоговая. Название, форму и порядок получения уточните на nalog.gov.ru: они меняются, и пересказ здесь устарел бы быстрее справки. Если в документе указан не тот режим, проверьте, подано ли уведомление и в какую дату, а затем обратитесь в налоговую.

Как перейти на режим и поменять его, если ошиблись

Для большинства специальных режимов нужно уведомление о переходе, и срок подачи зависит от того, новый вы бизнес или действующий. Срок установлен НК РФ: найдите его в статье о выбранном режиме до подачи. Просрочка обычно оставляет вас на общем режиме.

Новый ИП или ООО

Уведомление подают после регистрации в срок, установленный кодексом. Без него вы остаётесь на общей системе.

Действующий бизнес

Переход обычно делают со следующего года, подав уведомление до его начала. Поэтому смотрите на годовой прогноз, а не на один квартал: сезонность или разовый контракт не повод менять режим.

Потеря права на режим

Если вы превысили условия, переход на общую систему происходит по закону, а не по выбору. Уведомить налоговую нужно в установленный срок. Вернуться на режим после потери права можно не сразу и не всегда, правила отдельные.

Порядок действий:

1. Определите режим по ответам на пять вопросов.
2. Проверьте условия в тексте закона.
3. Подайте уведомление.
4. Убедитесь, что режим отражён в вашем кабинете налогоплательщика, и при необходимости запросите подтверждение.
5. Настройте учёт под режим.

Частые ошибки: пропущенный срок, неверный объект налогообложения, не учтённое совмещение. Куда уходят платежи после выбора режима, объясняет материал про единый налоговый счёт.

Что делать после выбора: учёт и отчётность по режиму

Режим выбирают раз в год, а учёт и отчёты нужны каждый период. Что бы вы ни выбрали, вам остаётся хранить документы, платить в срок и следить за лимитами. Налоги и взносы, отчёты и документы можно передать программе: Эльба считает налоги и взносы ИП и ООО на УСН, АУСН и патенте, готовит отчётность, документы и зарплату. Проверять итог всё равно вам.

Сложные случаи — совмещение режимов, дробление бизнеса, спор с налоговой — лучше решать с бухгалтером или налоговым консультантом. Программа не гарантирует защиту от претензий.

Если бизнес ещё не открыт, начните с материала о том, как открыть ИП и сразу подключить учёт. Если интересует, какие отчёты идут за режимом, смотрите раздел об отчётности. Чтобы вести налоги и взносы по выбранному режиму в Эльбе, посмотрите условия подключения на странице тарифов.

Частые вопросы

Чем УСН отличается от ОСНО для малого бизнеса?

На ОСНО платят общие налоги, в том числе НДС, а УСН заменяет их одним налогом с доходов либо с разницы доходов и расходов. Что именно заменяется, смотрите в главе НК РФ об УСН.

Какой налоговый режим выбрать новому ИП?

Сначала узнайте, нужен ли клиентам НДС и какая доля выручки уйдёт на подтверждаемые расходы. Затем сравните два подходящих режима расчётом на своих цифрах и проверьте условия в законе.

Как узнать, какой налоговый режим применяет компания или ИП?

Режим подтверждает документ из налоговой. Название, форму и порядок получения уточняйте на сайте ФНС.

Можно ли поменять налоговый режим, если он не подошёл?

Можно, но в сроки, которые установлены законом, и по правилам конкретного режима. Проверьте срок уведомления до того, как менять учёт.