Договор ГПХ с физлицом: какие налоги и взносы платит заказчик и чем он отличается от трудового

Договор ГПХ — гражданско-правовой договор: человек выполняет конкретную работу или услугу, а заказчик платит за результат, а не за выход на смену. С выплат физлицу заказчик удерживает НДФЛ и платит страховые взносы почти как с зарплаты, но отпуска и трудовых гарантий у исполнителя нет. Главное — чтобы на деле это не выглядело как работа по графику под руководством начальника.

Что значит договор ГПХ и когда он подходит

Договор ГПХ — это соглашение, по которому исполнитель делает определённую работу или оказывает услугу, а заказчик принимает результат и платит. Это не приём на работу: исполнитель не входит в штат, не получает должность и сам решает, как и когда работать. Основные формы — подряд (ст. 702 ГК РФ: подрядчик выполняет работу по заданию заказчика и сдаёт результат, заказчик принимает и оплачивает его) и возмездное оказание услуг (ст. 779 ГК РФ). Поручение, агентский договор и другие виды встречаются реже.

ГПХ уместен, когда выполняются три условия:

• есть понятный результат и срок;
• исполнитель сам организует работу и использует свои инструменты;
• человек не встроен в ваш распорядок и может работать на других заказчиков.

Условный пример. Небольшая компания по установке окон берёт монтажника на два объекта подряд. По каждому объекту подписывают акт, инструмент у монтажника свой, расписание он выбирает сам. Это ГПХ.

Договор ГПХ оплачивает результат по акту, а не выход на работу. Название договора не меняет сути отношений: смотрят на то, как человек работает на самом деле.

Чем договор ГПХ отличается от трудового договора

Главное различие в предмете. По трудовому договору человек лично выполняет трудовую функцию под управлением и контролем работодателя и подчиняется правилам внутреннего распорядка (ст. 15 ТК РФ), а по ГПХ делает одну задачу и сдаёт результат. Если вы не уверены, нужен ли вам найм, сверьте оба варианта по критериям из таблицы.

Для заказчика ГПХ проще и гибче на разовой работе. Для исполнителя найм надёжнее: он получает отпуск и гарантии без отдельных оговорок. Выбирайте по задаче: разовый результат — ГПХ, постоянная работа в вашем распорядке — найм.

Какие налоги и взносы платит заказчик по договору ГПХ

Что платить, зависит от статуса исполнителя. Если это физлицо без статуса, заказчик удерживает НДФЛ из вознаграждения как налоговый агент и платит с выплат страховые взносы. Самозанятый и ИП платят налоги сами.

Исполнитель — физлицо без статуса

НДФЛ. Организация или ИП, от которых человек получил доход, обязаны исчислить, удержать и уплатить налог (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удерживают его при фактической выплате вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК РФ). Для резидента РФ ставка — 13 %, пока сумма налоговых баз за год не больше 2,4 млн ₽; с превышения действует 15 %, а выше 5 млн ₽ — следующие ступени шкалы (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Страховые взносы. Выплаты по гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг — объект обложения взносами (подп. 1.1 п. 1 ст. 420 НК РФ). С 2023 года пенсионные, медицинские взносы и взносы на нетрудоспособность и материнство платят по единому тарифу: 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё (п. 3 ст. 425 НК РФ). Значение предельной базы на 2026 год проверьте на сайте ФНС.

Для малого и среднего бизнеса в действующей редакции ст. 427 НК РФ пониженный тариф применяется к части выплат сверх полуторакратного МРОТ за месяц (подп. 17 п. 1 ст. 427 НК РФ) и только при соблюдении условий п. 13.1–13.3 той же статьи — они касаются основного вида деятельности и доли дохода от него. Если ваша компания условиям не соответствует, считайте по общему тарифу.

Взносы на травматизм входят в расчёт только при условии в договоре (ст. 5 и 20.1 закона 125-ФЗ). Ошибка в расчёте ляжет на заказчика, а не на исполнителя. Как сервис считает НДФЛ, взносы и выплаты, смотрите на странице учёт выплат и расчёт налогов в Эльбе.

Исполнитель — самозанятый

Налог платит сам исполнитель, заказчик НДФЛ не удерживает. Основание для расхода — чек: самозанятый обязан сформировать его и передать заказчику (ч. 1 ст. 14 закона 422-ФЗ). Если чек есть, выплаты самозанятому физлицу не облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 15 закона 422-ФЗ).

Проверьте до подписания три вещи:

• статус самозанятого действует на дату выплаты;
• годовой доход исполнителя не превысил 2,4 млн ₽ — после этого режим применять нельзя (п. 8 ч. 2 ст. 4 закона 422-ФЗ);
• вы не работодатель этого человека и не были им последние два года. Доход по ГПХ от работодателя или бывшего работодателя, если с увольнения прошло меньше двух лет, не облагается налогом на профессиональный доход (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона 422-ФЗ). Тогда к выплате применяются обычные правила: НДФЛ и взносы.

Исполнитель — ИП

ИП платит налоги по своему режиму, и заказчик обычно не удерживает НДФЛ. Проверьте, что исполнитель действительно зарегистрирован как ИП и что работа относится к его предпринимательской деятельности: реквизиты и выписка из реестра это показывают.

Факт. Заказчик, платящий физлицу без статуса по договору ГПХ, выступает налоговым агентом: он сам удерживает НДФЛ при выплате и перечисляет его в бюджет (ст. 226 НК РФ).

Сколько заказчик платит на одной сумме при разных вариантах

Одна и та же сумма обходится заказчику по-разному в зависимости от статуса исполнителя. Расчёт строится так: вознаграждение по договору плюс взносы заказчика. Из вознаграждения удерживается НДФЛ, и исполнитель получает остаток. У самозанятого и ИП налогов у заказчика нет.

Условный пример на 100 000 ₽. Допущения: исполнитель — резидент РФ, вычетов нет, его годовой доход не больше 2,4 млн ₽, выплаты в пределах единой предельной базы, заказчик платит взносы по общему тарифу 30 %.

Сильнее всего итог меняют три вещи: статус исполнителя, право компании на пониженный тариф и превышение предельной базы. Разница между ГПХ с физлицом и наймом по взносам небольшая: основное отличие — в трудовых гарантиях и обязательных взносах на травматизм.

Мнение. Если работа разовая и у исполнителя есть статус самозанятого или ИП, для заказчика это самый простой вариант: нет удержаний и взносов. Если человеку нужны гарантии и он работает с вами постоянно, сравните ГПХ с наймом: по деньгам разница невелика, а при найме трудовая инспекция или суд не станут признавать ваш договор трудовым.

Больничный, отпуск и стаж по договору ГПХ

Исполнитель по ГПХ на выполнение работ или оказание услуг застрахован на случай нетрудоспособности и в связи с материнством — кроме самозанятых (п. 1 ч. 1 ст. 2 закона 255-ФЗ). Отдельная оговорка в договоре для этого не нужна: взносы входят в единый тариф. Но право на пособие есть не всегда. Оно возникает, если взносы с выплат в пользу исполнителя за предыдущий календарный год составили не меньше стоимости страхового года (ч. 4.2 ст. 2 закона 255-ФЗ). Порядок выплаты и расчёт пособия уточняйте в СФР.

Больничный по ГПХ зависит от взносов за прошлый год. Если человек только начал работать по договорам, пособия может не быть.

Отпуск и запись в трудовой книжке по ГПХ не предусмотрены: это гарантии трудового договора. Пенсионные взносы с выплат по ГПХ платятся, поэтому период работы, как правило, учитывается в пенсионных правах.

Взносы на травматизм платят, только если договор обязывает заказчика их платить (ст. 5 закона 125-ФЗ). Для исполнителя на опасной работе это стоит обсудить заранее. Если нужны стабильные гарантии для человека, который работает с вами давно, надёжнее трудовой договор.

Как составить договор ГПХ: структура образца и формулировки результата

Образец из интернета — основа, но не готовое решение. Подгоняйте его под вид работ и сверяйте со списком. В договоре должны быть восемь частей:

1. Стороны: реквизиты и статус исполнителя.
2. Предмет и результат: что именно будет сделано.
3. Сроки или этапы.
4. Цена и порядок оплаты.
5. Порядок приёмки и акт.
6. Ответственность сторон.
7. Расторжение.
8. Условие об уплате взносов на травматизм, если вы решили их платить.

Результат пишите так, чтобы его можно было проверить. Хорошо: «смонтировать оконные блоки на объекте по заданию и сдать по акту до конца месяца». Плохо: «выходить на объект с 9 до 18». Первая формулировка — про результат, вторая — про график, и она может помочь признать отношения трудовыми.

Что не писать в договоре: график работы, оклад вместо цены за результат, должность, подчинение правилам внутреннего распорядка. Перед подписанием спросите себя: есть ли здесь что-то, что работодатель написал бы в трудовом договоре? Если есть, уберите или перейдите на найм.

Когда договор ГПХ могут признать трудовым

Заключать гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения, нельзя (ч. 2 ст. 15 ТК РФ). Признать такие отношения трудовыми может сам заказчик по заявлению исполнителя или по предписанию трудовой инспекции, а также суд (ст. 19.1 ТК РФ). Смотрят не на название, а на то, как человек работает. Один признак ещё не повод; важна совокупность. Неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений.

Проверьте себя до подписания. Тревожные признаки:

• исполнитель выходит по графику, который задали вы;
• он получает фиксированную плату независимо от результата;
• он подчиняется внутренним правилам, как штатный сотрудник;
• он делает одну и ту же работу постоянно, а не отдельные задачи;
• он работает только на вас и у него нет других заказчиков.

Вернёмся к примеру с монтажником. Через три месяца директор просит его каждый день выходить к восьми утра на склад и записывать смены в журнал. Отношения перестали быть разовой работой по результату. Теперь это похоже на найм.

Что будет, если отношения признают трудовыми:

• они считаются возникшими со дня, когда исполнителя фактически допустили к работе (ч. 4 ст. 19.1 ТК РФ), — с этой даты на него распространяются отпуск, оплата больничных и другие гарантии работника;
• за договор ГПХ, фактически регулирующий трудовые отношения, грозит штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для организации — от пятидесяти до ста тысяч рублей, для должностного лица и ИП — меньше;
• придётся оформить трудовой договор и пересчитать взносы с учётом обязательного страхования от несчастных случаев.

Если спор уже начался, не разбирайтесь сами: обратитесь к юристу или в трудовую инспекцию.

Что делать заказчику: от договора до отчётов

Порядок действий заказчика простой, но каждый шаг требует документов и расчёта. Работы добавится: акты, расчёт налогов, календарь отчётов.

1. Определите статус исполнителя: физлицо, самозанятый или ИП.
2. Подпишите договор по структуре выше.
3. Для физлица подайте в СФР сведения о договоре в составе ЕФС-1.
4. Получите акт приёмки результата.
5. Выплатите вознаграждение; для физлица удержите НДФЛ.
6. Заплатите взносы, если исполнитель — физлицо.
7. Для самозанятого получите чек и сохраните акт.
8. Сдайте отчёты, которые положены по вашей ситуации.

Отчёты заказчика по выплатам физлицам по ГПХ и их сроки:

Эльба считает зарплату, НДФЛ и взносы и сама заполняет РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения по данным сотрудников; кадровый блок открывается с тарифа «Бизнес». О сроках сервис напоминает заранее. Отдельно о выплатах исполнителям по договорам ГПХ в описании Эльбы на портале не сказано, поэтому до подключения спросите в чате Эльбы, как сервис учитывает такие выплаты. Перечень отчётов — на странице сдавать отчёты по выплатам вовремя. Решение по спорным случаям остаётся за вами и бухгалтером.

Если вы уже выбрали вариант оформления, следующий шаг такой: определите статус исполнителя, составьте договор по структуре выше и посмотрите, как вести выплаты, налоги и документы в одном месте.

Частые вопросы

Можно ли оформить сотрудника по договору ГПХ вместо трудового при устройстве?

Нет, если по сути это работа по должности. Гражданско-правовой договор, фактически регулирующий трудовые отношения, заключать нельзя (ч. 2 ст. 15 ТК РФ). ГПХ подходит, только если человек делает конкретную работу с результатом и сам её организует.

Оплачивается ли больничный по договору ГПХ?

Да, если исполнитель — не самозанятый и взносы с выплат в его пользу за прошлый год составили не меньше стоимости страхового года (ч. 4.2 ст. 2 закона 255-ФЗ). Порядок выплаты уточняйте в СФР.

Можно ли заключить ГПХ с бывшим сотрудником как с самозанятым?

Если с увольнения прошло меньше двух лет, его доход от вас не облагается налогом на профессиональный доход (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона 422-ФЗ). Выплату придётся облагать как обычное вознаграждение физлицу: с НДФЛ и взносами.

Где взять образец договора ГПХ и что в нём проверить?

Образец подойдёт как основа. Проверьте, что в нём есть результат работы, срок, цена и порядок приёмки, а график и должность убраны.

Какие документы нужны, кроме самого договора ГПХ?

Обычно нужны акт приёмки результата и документы исполнителя; для самозанятого ещё чек. Если есть задание на работу, его прикладывают к договору.

Сколько работы добавится бухгалтеру, если взять исполнителя по ГПХ?

Добавится расчёт НДФЛ и взносов, сведения в СФР при заключении и прекращении договора, ежемесячные и квартальные отчёты, хранение актов. С самозанятым проще: нужно получить чек и сохранить акт.