Как оформить приём сотрудника на работу: порядок, документы, образцы заявления и приказа

Приём сотрудника идёт в таком порядке: документы от кандидата, медосмотр (если он нужен для должности), знакомство с правилами компании, подписание трудового договора. Договор лучше подписать до первого рабочего дня: закон даёт на это не больше трёх рабочих дней с момента, когда человек фактически начал работать. Приказ, записи о работе и уведомления делают следом.

Приём на работу по шагам: что сделать до выхода сотрудника и после

Кандидат согласился и выходит в понедельник. Кадровика нет, образцов нет, а знакомые советуют разное: одни говорят «обязательно заявление и приказ», другие «хватит договора».

Если вы только становитесь работодателем, сначала посмотрите, как устроены первые шаги. Дальше проще идти от последствий: сначала то, без чего человека нельзя допускать к работе, потом то, что оформляют в первые дни.

Факт. Если человека фактически допустили к работе, работодатель обязан оформить с ним письменный трудовой договор не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

Эта таблица — карта статьи: каждая строка ниже раскрыта отдельно.

Какие документы попросить у кандидата

Приём на работу начинается со сбора документов. Обязательный набор называет ст. 65 ТК РФ, и требовать документы сверх того, что предусмотрено законом, запрещено. Сверяйте комплект с Трудовым кодексом, а не с образцом из интернета.

Обязательный набор

Попросите оригиналы, копии снимите сами и положите в дело:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность: по нему вы проверяете, кто выходит на работу;
• трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности: по ним видно стаж и прежние места работы;
• документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (СНИЛС): нужен для отчётности за сотрудника;
• документы воинского учёта, если человек военнообязанный или подлежит призыву;
• диплом или другой документ об образовании и специальной подготовке, если работа требует специальных знаний или подготовки.

Если человек заключает трудовой договор впервые, трудовой книжки и сведений о прошлой работе ст. 65 ТК РФ от него не требует. Это не помеха для приёма.

Когда нужны дополнительные документы и чего требовать нельзя

Для отдельных должностей добавляются справки: например, справка о наличии или отсутствии судимости, если закон не допускает к такой работе людей с судимостью (ст. 65 ТК РФ). У несовершеннолетних, иностранных граждан и совместителей набор отличается. Уточните его до приглашения на выход: в Трудовом кодексе или у юриста.

Лишнего просить нельзя. Если продавцу вы предлагаете принести свидетельство о браке, это требование, не связанное с работой. Спорную бумагу проще не просить, чем потом объяснять.

Медосмотр при приёме: кому нужен и кто платит

Для каких должностей нужен осмотр

Обязательный предварительный медосмотр нужен не всем. Его проходят работники моложе восемнадцати лет (ст. 69 ТК РФ), а также те, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда и на работах, связанных с движением транспорта. Отдельно закон называет работников пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений (ст. 220 ТК РФ).

Работодатель обязан не допускать к работе человека, который не прошёл обязательный медосмотр (ст. 76 ТК РФ). Поэтому до заключения о годности на такую должность человека не выпускают.

Вредные факторы и работы, при которых нужен осмотр, а также порядок осмотра утверждают федеральные ведомства в сфере здравоохранения и труда (ст. 220 ТК РФ). Перечни целиком в статье не нужны: они меняются, должность сверяют по действующему приказу на дату приёма.

Как организовать осмотр и кто за него платит

Порядок простой. Вы выдаёте кандидату направление, он проходит осмотр, заключение хранится в деле. Обязательные медосмотры проводят за счёт работодателя, если законом не установлено иное (ст. 220 ТК РФ), а не за счёт кандидата.

До допуска к работе на такой должности нужно заключение, а не обещание принести его позже.

Если кандидат отказывается идти на осмотр, допускать его на такую должность нельзя. Если причина задержки — очередь в клинике, это тоже не повод выпустить человека раньше.

Пример: повар у ИП

ИП открывает точку общественного питания и нанимает первого повара. Общепит прямо назван в ст. 220 ТК РФ, так что осмотр нужен. Кандидат согласился во вторник, выход назначен на понедельник. Если выдать направление сразу, у клиники почти неделя. Если выдать в пятницу, осмотр не успеют пройти, и выход придётся переносить.

Ознакомление с правилами компании до подписания договора

При приёме, до подписания трудового договора, работодатель знакомит человека под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными актами, которые прямо связаны с его работой, и коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Из локальных актов это может быть, например, положение об оплате труда, если оно у вас есть.

Подпись ставят в листе ознакомления или в самом договоре. Для первого сотрудника проще бумажный лист: он быстро заполняется и хранится в деле.

ИП с малым штатом часто спрашивает, нужно ли писать все эти акты. Работодатель — микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от локальных актов с нормами трудового права, например от правил распорядка и положения об оплате труда (ст. 309.2 ТК РФ). Тогда эти условия записывают прямо в трудовые договоры, а договоры заключают на основе типовой формы. Относится ли ваш бизнес к микропредприятиям и как это оформить, уточните до найма; сложный случай обсудите с юристом. Вводный инструктаж по охране труда — отдельный шаг, в эту схему он не входит.

Трудовой договор и испытательный срок

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны: один передают работнику, другой хранится у работодателя (ст. 67 ТК РФ). Закон требует письменную форму не позднее трёх рабочих дней от фактического допуска, но разумнее подписать до выхода. Если условия ещё не согласованы, сначала договоритесь, а потом подписывайте.

Что записать в трудовом договоре

Главное: должность, место работы, дата начала, оплата, режим работы. Те же данные потом повторяются в приказе, поэтому сразу сверьте их. Как составить сам договор по шагам, разобрано в статье о трудовом договоре с сотрудником.

Как установить испытание и что делать с результатом

Испытательный срок действует только по условию, записанному в трудовом договоре. Нет записи — считается, что человека приняли без испытания (ст. 70 ТК РФ). Забыли строку — испытания не будет.

Факт. Срок испытания по общему правилу не может превышать трёх месяцев, а для руководителей организаций и главных бухгалтеров — шести месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Есть и работники, которым испытание не назначают: например, беременные женщины, работники моложе восемнадцати лет и те, с кем договор заключают на срок до двух месяцев (ст. 70 ТК РФ). Если сомневаетесь, можно ли установить испытание конкретному человеку, спросите юриста до подписания.

Если испытание не пройдено, порядок расставания с работником жёстко описан в законе. Это случай для юриста, а не для самостоятельных решений.

Заявление о приёме и приказ: нужны ли они и как выглядят образцы

Заявление

Заявление о приёме Трудовой кодекс не требует: приём оформляется трудовым договором (ст. 68 ТК РФ). Заявление берут на практике, чтобы зафиксировать согласие кандидата и дату начала. Если вам так спокойнее, пусть кандидат напишет его в день подписания договора.

Образец заявления (имена условные). Индивидуальному предпринимателю Петрову П. П. от Сидорова Ивана Ивановича Прошу принять меня на работу на должность повара с 26 октября на условиях, указанных в трудовом договоре. Дата, подпись.

Приказ

Факт. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого договора, но не обязан (ст. 68 ТК РФ).

Если издаёте, форму можно взять привычную (Т-1) или составить свою. Главное, чтобы содержание приказа соответствовало условиям договора (ст. 68 ТК РФ): должность, дата, оплата.

Образец приказа (имена условные). Приказ № 1 от 23 октября. Принять Сидорова Ивана Ивановича на должность повара с 26 октября. Основание: трудовой договор № 1 от 23 октября. Работодатель: подпись. Работник ознакомлен: подпись.

Чаще всего путают дату начала работы и номер договора. Подпись работника на приказе удобна для дела: видно, что он знает дату начала и условия.

Записи и уведомления после подписания договора

После подписания договора появляются записи о работе и уведомления. Приём создаёт записи в сведениях о трудовой деятельности: у работника это бумажная или электронная трудовая книжка, у работодателя — запись при приёме.

Что делать дальше, зависит от человека и должности:

• запись о приёме в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности для СФР;
• личная карточка работника (многие ведут её по форме Т-2): данные о сотруднике нужно где-то хранить;
• воинский учёт, если работник военнообязанный;
• уведомление МВД, если вы нанимаете иностранного гражданина.

Сроки по этим сообщениям зависят от категории работника и меняются, поэтому здесь они не названы. Про сведения и отчётность за сотрудников можно прочитать отдельно, а порядок на дату приёма сверяйте по документам СФР и МВД.

Первый сотрудник у ИП: что меняется в учёте после приёма

Первый сотрудник превращает ИП в работодателя, и появляются регулярные обязанности: расчёт и выплата зарплаты, страховые взносы, отчётность за сотрудников, хранение кадровых документов. Ставки и сроки меняются, их сверяют по нормам на момент расчёта. Если зарплата небольшая, заранее проверьте её по минимальному размеру оплаты труда.

Эльба — один из способов держать это в одном месте. В кадровом блоке сервис считает зарплату, НДФЛ и взносы, больничные и отпуска, помогает с приказами, а по внесённым данным о сотрудниках сам заполняет РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения. Кадровый блок открывается с тарифа «Бизнес»; от тарифа зависит, за сколько сотрудников сдаётся отчётность, подробности — на странице тарифов Эльбы. Решения о приёме и условия договора остаются за работодателем. Если у вас уже есть бухгалтер, который всё это ведёт, или кадровая программа, новый сервис добавит лишний шаг.

Где ошибаются при приёме и чем это грозит

Чаще всего ошибаются в четырёх местах:

• человека допускают к работе без договора, и срок в три рабочих дня идёт с первого дня;
• договор подписан, а условие об испытании не записали, значит, испытания не будет;
• с человеком оформляют гражданско-правовой договор, хотя по сути это работа в штате: проверяющие и суд могут посмотреть на это иначе;
• заявление и приказ расходятся с договором по дате или должности.

Уклонение от оформления трудового договора, его ненадлежащее оформление или гражданско-правовой договор вместо трудового — административное правонарушение, за которое штрафуют и должностных лиц, и ИП (ст. 5.27 КоАП РФ). Размер штрафа сверяйте по действующей редакции статьи.

Перед выходом сотрудника проверьте:

• документы собраны по списку, лишнего не просили;
• медосмотр пройден, если он нужен для должности;
• в листе ознакомления стоит подпись;
• договор подписан в двух экземплярах;
• условие об испытании записано, если оно нужно;
• приказ, если издавали, совпадает с договором.

Если зарплату, взносы и кадровые документы после найма придётся вести самим, посмотрите, какие из этих задач берёт на себя Эльба: так можно понять, подойдёт ли сервис для вашего штата.

Частые вопросы

Что подготовить работодателю до выхода сотрудника?

Бланк договора в двух экземплярах, документы для ознакомления с правилами, направление на медосмотр, если он нужен для должности, и папку для документов сотрудника.

Сколько времени занимает оформление нового сотрудника?

Если документы собраны заранее, подписание договора занимает один визит. Остальное зависит от медосмотра и от того, сколько записей и уведомлений нужно сделать по должности.

Как проверить, что сотрудник оформлен полностью?

Сверьте дело с проверочным списком из раздела об ошибках: в нём лежат подписанный договор, лист ознакомления, заключение медосмотра, если он нужен, и приказ, если вы его издавали.

Что делать, если человек уже работает, а договор не подписан?

Подписать договор как можно скорее. Срок считается от фактического допуска, и каждый день без договора увеличивает риск претензий. Учтите: в такой ситуации условие об испытании можно включить в договор, только если его оформили отдельным соглашением до начала работы (ст. 70 ТК РФ). В сложном случае обратитесь к юристу или в инспекцию труда.