ИИ в закупках: какие задачи можно отдать, а где решение остаётся за человеком

ИИ в закупках уже берёт на себя рутину: разбирает заявки и письма, сопоставляет строки предложений с вашими позициями, сводит их в одну таблицу. Выбор поставщика, переговоры и ответственность за цену остаются у закупщика. Работает это ровно настолько, насколько аккуратны ваши данные.

Что ИИ в закупках делает уже сейчас

Представьте: пришла заявка на несколько десятков позиций, а от поставщиков вернулось пять предложений — Excel, PDF и текст прямо в письме. Программа с языковой моделью (она читает обычный текст и вытаскивает из него нужные поля) берёт на себя ручную сборку этих материалов. Решение по ним она не принимает.

Пять задач, которые можно отдать:

• разобрать заявку и письма: достать позиции, количество и сроки из файлов и текста;
• сопоставить строки предложений с позициями заявки и с вашим каталогом;
• свести предложения в одну таблицу и подсветить расхождения в цене, единицах, НДС и сроках;
• найти альтернативных поставщиков по позиции;
• подготовить черновик запроса поставщику.

ИИ готовит материал, решает закупщик.

Кто что делает на каждом этапе закупки

Этапы, где работа сводится к чтению и сверке, удобно отдавать программе: поиск поставщиков и свод предложений. Там, где нужны контекст, отношения и ответственность, решает человек: выбор и переговоры. Таблица показывает границу по всем семи этапам.

Когда цена в одном файле указана за метр, в другом за тонну, а в третьем за упаковку, свести это вручную может занять полдня. Поэтому первыми стоит отдать два этапа: приём заявки и сопоставление со сводом. Чтобы собрать предложения поставщиков в один конкурентный лист, нужны оба.

Мнение. Если у вас один закупщик и повторяющиеся заявки, начинайте со свода предложений: итоговую таблицу легко сверить с исходными файлами, поэтому ошибку там проще заметить.

Почему ИИ ошибается, если справочник грязный

Сопоставление строк опирается на справочник номенклатуры: программа ищет в нём позицию, на которую похожа строка поставщика. Если в справочнике одна и та же позиция заведена трижды или нет артикулов, ИИ сопоставит строку не с той карточкой либо не найдёт совпадения вовсе.

Болт у вас записан в 1С как «Болт М10 оцинк.», в заявке клиента как «болт 10 мм цинк», а у поставщика ещё иначе. Закупки по нему тогда считаются как три разных товара, и аналитика получается неверной.

Признаки того, что дело в данных: много дублей, одинаковые позиции с разными единицами, пустые характеристики. Прежде чем винить программу, исключите другие причины: неполный запрос поставщику, сбой обмена с 1С, неверные правила сопоставления.

ИИ сопоставляет строки не лучше, чем устроен каталог, с которым он их сверяет.

В МБС.НСИ сопоставление чужой строки с вашим каталогом устроено так: спорные позиции программа отдаёт человеку, а 1С остаётся главной системой для справочника. Как это работает на заявке клиента, описано на странице про сопоставление номенклатуры.

Сравнение предложений: что получается сразу, а что надо проверить глазами

Сводную таблицу программа собирает быстро, но ошибки в единицах и НДС остаются на проверке человека. Вот условный пример: заявка на стальную трубу и крепёж, три поставщика.

До. Три файла в разных форматах. Первый поставщик указал цену за метр без НДС, второй — за тонну с НДС, третий продаёт крепёж упаковками по 50 штук и поштучной цены не даёт. Позиция «болт М10 оцинк.» записана тремя способами.

После. Одна таблица, где строки привязаны к позициям заявки:

Программа показывает расхождения, закупщик пересчитывает и решает, что брать. Отдельно проверяются условия доставки и минимальная партия: в таблицу они попадают не всегда.

Рынок тоже виден в конкурентном листе. МБС.НСИ находит поставщиков и предложения в интернете, использует историю системы, загруженные прайсы, подключённые фиды и API поставщиков. Поэтому закупщик видит не только свою историю закупок и полученные КП, но и альтернативных поставщиков.

Что не стоит отдавать ИИ без проверки

Границу задают ответственность и возможность ошибки: программа готовит сравнение, но отвечает за выбор и за деньги закупщик. Ниже три места, где вывод ИИ нужно проверять обязательно.

Выбор поставщика и переговоры

Цена не единственный критерий. Сроки, надёжность, история отношений и условия оплаты нередко сидят в договорённостях, которых нет в системе. ИИ видит данные, а ответственность за выбор остаётся у закупщика.

Выдуманные данные и неверные расчёты

Языковая модель может уверенно назвать то, чего нет в предложении поставщика, или ошибиться в расчёте. Поэтому у каждого вывода должен быть виден источник: файл и строка. Сверяйте итоговые суммы, единицы, НДС, срок и условия доставки.

Нестандартные ситуации

Позиция без аналога, спорная замена, поставщик с нетипичными условиями: такие строки программа должна отдавать человеку, а не угадывать. Договоритесь в команде о пороге уверенности: всё, что ниже, идёт на ручной разбор.

Какие данные нельзя отдавать во внешние сервисы

Прайсы с индивидуальными скидками, договоры, данные поставщиков и клиентов — это коммерческая информация, и загружать её в открытые чат-сервисы без решения ИТ-службы не стоит. Где такие данные хранятся и кто их видит, зависит от конкретного сервиса, а не от общих обещаний.

До запуска задайте ИТ-службе три вопроса: где хранятся и обрабатываются данные, кто имеет к ним доступ, как фиксируется источник каждого вывода. Нормы о персональных данных и коммерческой тайне лучше согласовать с юристом: в статье мы их не пересказываем.

Перед запуском выясните, куда уходят данные и кто видит прайсы с вашими скидками. Ответ должна дать ИТ-служба, а не обещание поставщика.

У МБС.НСИ размещение, обработку данных и работу ИИ согласуют с ИТ-службой заказчика под её требования: облако, серверы заказчика или локальная ИИ-модель. Подробности — на странице про данные и размещение.

Как начать небольшой команде с одного процесса

Крупная система для старта не нужна: хватит одного процесса, нескольких реальных заявок и ответов поставщиков. Задача пилота — проверить, как программа справляется именно с вашими данными, и показать закупщику спорные строки.

1. Выберите один процесс, например свод предложений по повторяющимся заявкам.
2. Соберите комплект: несколько реальных заявок, предложения поставщиков в том виде, как они пришли, выгрузку справочника.
3. Зафиксируйте цифры «до»: время сборки свода, число ошибок, долю строк, сопоставленных вручную.
4. Запустите программу на этих данных и разберите спорные строки глазами закупщика.
5. Сравните результат с «до» по критериям, согласованным заранее, и решите, расширять ли запуск.

Типичная ошибка — брать для пилота «идеальные» заявки. Берите те, что присылают реально.

Факт. Пилот МБС.НСИ занимает 5 рабочих дней с получения согласованного комплекта данных. Ориентир точности — от 50% на пилоте и от 80% после адаптации; это не гарантия, точность проверяется на данных клиента по критериям, согласованным заранее.

Стоимость пилота рассчитывается под задачу и засчитывается в следующий этап внедрения. Срок самого внедрения определяется по итогам пилота с учётом объёма.

Когда ИИ вам не нужен и какую работу он добавит

Если закупки редкие и разовые, позиции каждый раз новые, а заявок мало, закупщик успевает без потерь, и выгода от программы будет небольшой. Тот же вывод, если справочника нет или в нём много дублей, а вести его некому: тогда сначала нужна нормализация данных, и её можно сделать отдельно.

Работа у сотрудников не исчезает, а меняется. Добавятся проверка спорных строк, поддержка справочника и согласование правил сопоставления. Освободится время, которое сейчас уходит на копирование: его можно потратить на переговоры и анализ поставщиков.

Если ваша ситуация похожа на описанную, соберите несколько реальных заявок и ответов поставщиков и проверьте подход на своих заявках и предложениях. После заявки с вами свяжется MBS Group, которая проводит демо и пилот.

Частые вопросы

Можно ли доверить ИИ-снабженцу закупки целиком?

Нет. Программа готовит сопоставление и свод, а выбор поставщика, условия и ответственность остаются у закупщика. Она должна показывать, откуда взят каждый вывод.

Что нужно подготовить, чтобы начать использовать ИИ в отделе закупок?

Реальные заявки, ответы поставщиков в исходном виде и выгрузку справочника номенклатуры. Заранее решите, какие данные нельзя передавать за пределы компании, и согласуйте критерии оценки результата.

Как проверить, что ИИ правильно сопоставил позиции?

Возьмите выборку строк, сопоставьте их вручную и сравните с результатом программы по заранее согласованным критериям. Спорные строки смотрите отдельно: по ним видно, где данные требуют порядка.

Кто должен участвовать в пробном запуске со стороны компании?

Закупщик, который знает ваши позиции и поставщиков, и представитель ИТ-службы для вопросов о размещении данных и обмене с 1С. Первый разбирает спорные строки, второй отвечает за то, куда уходят данные.