Как проверить лицензию организации перед подписанием договора: порядок действий

Скан лицензии, который прислал подрядчик, ещё ничего не доказывает: лицензия могла закончиться, быть приостановленной или выданной на другой адрес. Проверять нужно в реестре того органа, который лицензирует этот вид деятельности. Ищите запись по ИНН или номеру лицензии, а затем сверьте вид работ и адреса с тем, что вы заказываете по договору.

Где проверить лицензию и что для этого нужно

Порядок короткий. Сначала вы определяете, какой орган лицензирует нужный вид работ. Затем открываете его реестр и ищете запись по ИНН контрагента, а если не находится — по номеру лицензии или наименованию. В конце сверяете статус и приложение с предметом договора.

Единого окна «ввёл ИНН и получил всё» может не быть: реестр зависит от вида деятельности, а формы поиска у органов разные. Перед проверкой откройте страницу нужного реестра и посмотрите, по каким полям он ищет.

Подготовьте заранее:

• ИНН и точное наименование контрагента из договора;
• номер и дату лицензии из присланного документа;
• предмет договора;
• адреса, где будут выполняться работы.

Скан лицензии показывает, что документ когда-то выдали. Действует ли он сейчас и покрывает ли ваши работы, видно только в реестре.

Нужна ли контрагенту лицензия на эту работу

Лицензия нужна не на любую работу, а только на те виды деятельности, которые определены законом о лицензировании. Если вашей работы в законе нет, лицензии не будет, и требовать её бессмысленно. Сверяйте предмет договора с текстом закона, а не с рекламой подрядчика.

ОКВЭД лицензию не заменяет и ничего не доказывает. Компания может указать нужный код в ЕГРЮЛ и при этом не иметь права на работу. Код говорит о заявленном направлении, лицензия — о разрешении.

Для части работ вместо лицензии требуются членство в СРО или допуск. Это отдельная проверка в другом реестре, и лицензию там искать не нужно.

Ещё одно различие: перепродажа товара и оказание лицензируемой услуги — разные вещи. Если подрядчик только поставляет товар, лицензия на услугу ему может не понадобиться. Если он работает на вашем объекте или с вашим имуществом, вопрос о лицензии стоит открыть. Сомневаетесь — спросите юриста до подписания.

Кто выдаёт лицензию и где искать запись

Реестр лицензий ведёт лицензирующий орган, и каждый вид деятельности закреплён за своим. Поэтому «реестр лицензий организаций» в одном месте вы не найдёте: сначала определите орган по закону о лицензировании, затем идите на его сайт.

Названия реестров и формы поиска у органов разные. В одних можно искать по ИНН, в других только по номеру лицензии или наименованию. Тогда найдите запись так, а ИНН сверьте уже внутри неё.

Как найти лицензию по ИНН: порядок действий

Проверка занимает пять шагов. Каждый даёт результат, который можно сохранить.

1. Сверьте ИНН и название. Возьмите их из договора и сравните с бесплатной выпиской на egrul.nalog.ru. Неточное название — частая причина, почему запись «не находится».
2. Определите орган. По виду работ найдите лицензирующий орган по закону о лицензировании.
3. Откройте реестр и введите ИНН. Не нашли — повторите по номеру лицензии и по наименованию.
4. Откройте запись целиком. Нужны приложения: в них виды работ и адреса.
5. Сохраните результат. Скриншот или выписка с датой проверки ложатся в дело по договору.

Ошибаются здесь чаще всего так: смотрят только название лицензии и не открывают приложение, ищут не в реестре того органа, путают ИНН юрлица и ИНН ИП или принимают за подтверждение лицензию другой организации из той же группы компаний.

Если вы проверили запись и увидели, что скан и реестр расходятся, это первый повод остановиться. Дальше можно проверить подрядчика до подписания договора: собрать сведения о нём в одном месте и сохранить результат.

Что сверить в найденной записи

Запись в реестре читают не по заголовку, а по пунктам. Каждый пункт сравнивайте с договором.

• ИНН и наименование — совпадают с контрагентом по договору, а не с его «сестринской» компанией.
• Вид деятельности — по смыслу совпадает с предметом договора, а не с похожим названием.
• Перечень работ в приложении — включает то, что вы заказываете.
• Адреса мест осуществления — включают площадку, где будут идти работы.
• Статус — «действует»; другое значение разберите отдельно.
• Дата выдачи и срок — укладываются в срок договора.
• Орган — тот, что лицензирует этот вид работ.

Если срок лицензии в записи не указан, не делайте вывод, что она бессрочна. Сверьте запись с текстом закона о лицензировании и, если есть сомнение, спросите юриста.

Если лицензия приостановлена, аннулирована или её не нашли

Результат поиска бывает тремя: запись есть и действует, запись есть, но статус другой, записи нет. Первый вариант ведёт к сверке из предыдущего раздела. Два других требуют отдельных действий.

Запись есть, но статус не «действует»

Приостановка, прекращение и аннулирование — разные статусы с разными последствиями. Точный смысл каждого читайте в реестре и в тексте закона. Пока статус не выяснен, не начинайте работы и не переводите аванс. Попросите у подрядчика пояснение и повторите проверку.

Запись не нашли

Причины не всегда в самом подрядчике:

• вы открыли реестр не того органа;
• в ИНН опечатка;
• лицензия оформлена на другое юрлицо или на ИП;
• реестр отстаёт от решений органа.

Спросите у контрагента номер лицензии и орган, который её выдал, и проверьте снова.

Чего не делать

Не принимайте копию вместо записи в реестре. Не переводите аванс, пока картина не ясна. Об ответственности за работу без лицензии подробно писать здесь не будем: сложный случай лучше разбирать с юристом.

Пример: лицензия есть, а площадки заказчика в ней нет

Это условный пример, а не реальный случай. Предприятие заказывает у подрядчика услугу, для которой нужна лицензия. Подрядчик присылает скан и говорит: «Лицензия у нас есть, вот скан». В скане указан один адрес, а работы пойдут на другой площадке.

Закупщик находит лицензию в реестре по ИНН: запись действует. Но в приложении есть только первый адрес, площадки заказчика там нет.

Теперь разговор другой: «В реестре лицензия действует, но вашей площадки в приложении нет. Оформите изменения или назовите, где именно будет выполняться работа». Без открытого приложения эту разницу не заметили бы: название и статус выглядели благополучно.

Что записать в договор, чтобы проверка не потерялась

Проверка до подписания фиксирует состояние на один день. Договор помогает закрепить, что подрядчик отвечает за лицензию и после него. Точные формулировки и последствия согласуйте с юристом: ниже только принципы.

• Заверение о лицензии. Подрядчик подтверждает, что у него есть лицензия на нужные работы и адреса, и указывает номер и орган.
• Обязанность сообщить об изменениях. Если лицензию приостановили или изменили, подрядчик сообщает вам сразу.
• Право заказчика. При проблемах с лицензией вы вправе приостановить оплату или расторгнуть договор.
• Приложение. К договору прикладывают копию записи из реестра с датой проверки.
• Повторная проверка. Для длящегося договора назначьте расписание сами и впишите его в рабочие инструкции.

Мнение. Если договор разовый и сумма небольшая, хватит одной проверки перед оплатой. Если он длится месяцы, а лицензия определяет, вправе ли подрядчик вообще работать, договорную оговорку и повторную проверку стоит добавить. Оговорка снижает риск, но не заменяет проверку.

Как собирать и хранить сведения о проверке, описано в разделе про должную осмотрительность при выборе контрагента.

Когда одной проверки лицензии мало

Лицензия отвечает на один вопрос: вправе ли контрагент выполнять работы этого вида. О долгах, судах, банкротстве и налоговых рисках она ничего не говорит. Эти сведения можно собрать из бесплатных госсервисов: выписка на egrul.nalog.ru, «Прозрачный бизнес» на pb.nalog.ru, картотека арбитражных дел на kad.arbitr.ru, ЕФРСБ.

Проверка сама по себе не гарантирует, что претензий не будет. Она помогает собрать и сохранить сведения о том, что вы смотрели до сделки. Как это влияет на налоговые последствия в вашем случае, уточните у налогового консультанта.

Если контрагентов много, собирать всё в одном месте и следить за изменениями удобнее через сервис проверки. Фокус от Контура собирает такие сведения и показывает изменения, а его возможности описаны на отдельной странице.

Следующий шаг простой: прежде чем подписывать договор на этой неделе, откройте реестр, найдите лицензию и сверьте приложение. Остальное можно собрать там же, когда вы решите, как проверить подрядчика по ИНН и сохранить результат.

Частые вопросы

Можно ли проверить лицензию организации только по ИНН?

Иногда да, но не во всех реестрах. Если запись не нашли, повторите поиск по номеру лицензии или наименованию и убедитесь, что вы открыли реестр того органа, который лицензирует этот вид работ.

Где найти реестр лицензий организаций?

Единого поля на все случаи может не быть. Реестр ведёт лицензирующий орган по вашему виду деятельности, поэтому начните с определения этого органа.

Что подготовить перед проверкой лицензии контрагента?

ИНН и название из договора, номер и дату лицензии из присланного документа, предмет договора и адреса, где будут выполняться работы. С таким набором запись находится быстрее и сверяется точнее.

Как сохранить результат проверки?

Сохраните скриншот или выписку записи с датой проверки и приложите к договору. Для длящегося договора назначьте повторную проверку по своему расписанию.