Штатное расписание: нужно ли малому бизнесу и как его составить

Если у вас нет наёмных работников, штатное расписание ИП не нужно: составлять его не для кого. Оно появляется вместе с первым сотрудником, когда надо записать, какие должности есть и сколько за них платят. Ниже — что в нём указывать, как утвердить и менять, и пример на 6 человек.

Нужно ли штатное расписание ИП и малому бизнесу

Ответ зависит от одного: есть ли у вас работники по трудовому договору. Предприниматель, который работает один или с подрядчиками, расписание не ведёт. Как только появляется сотрудник, должность и оклад нужно где-то закрепить, и расписание становится самым удобным местом для этого.

Разберём три типичных положения.

• ИП без работников. Расписание описывает должности работников, а их нет. Подрядчики по гражданско-правовым договорам и самозанятые в штат не входят.
• ИП или ООО с сотрудниками. Трудовой договор называет должность работника, и эту должность удобно брать из расписания. Расписание и договор должны говорить об одном и том же.
• ООО, где директор работает по трудовому договору. Тогда директор — работник, и в расписании у такой компании есть минимум одна должность.

Штатное расписание нужно тогда, когда у вас появился наёмный работник. Пока вы один или работаете с подрядчиками, документ вам не нужен.

Если подрядчик на деле работает как сотрудник (по графику, под вашим руководством, на постоянном месте), вопрос уже про вид договора, а не про расписание. С ним лучше идти к юристу или бухгалтеру.

Когда документ понадобится: первый найм и рост команды

Чаще всего расписание вспоминают в день первого найма. Предприниматель берёт администратора, садится писать договор и упирается в вопрос, как назвать должность. Оклад при этом обсудили устно, а нигде не записано ни название, ни число мест.

Через полгода к администратору добавляются менеджер и бухгалтер. Должности в договорах названы по-разному, оклады лежат в чьей-то таблице, начисления идут по третьему файлу. Расписание, договоры и зарплата разъезжаются, и разбираться приходится уже при споре или проверке. Если хотите вести сотрудников и зарплату в одном месте, посмотрите, какие кадровые и зарплатные возможности есть в Эльбе.

Расписание пересматривают и в других случаях:

• открылось новое подразделение или направление;
• изменилось число штатных единиц;
• поменялся оклад на должности.

Должность в договоре и в расписании лучше писать одинаково, слово в слово. О том, что ещё входит в договор, читайте в статье как составить трудовой договор с сотрудником.

Из чего состоит штатное расписание

Штатное расписание — таблица, в которой каждая строка описывает одну должность: где она находится, сколько мест под неё предусмотрено и какой оклад положен. Фамилий в таблице нет. Она отвечает на вопрос «какие места у нас есть», а не «кто на них сидит».

Номера граф и коды в шапке форм зависят от бланка, их берите из самой формы.

Должность, штатная единица и ставка

Должность — название работы, например «менеджер по продажам». Штатная единица — место под одного работника на этой должности. Ставка — доля единицы: у менеджеров две штатные единицы, а у администратора на полдня 0,5 единицы.

В расписание не попадают фамилии, графики отпусков, личные показатели и разовые премии. Для них есть другие документы.

Форма Т-3 или собственный бланк

Форма Т-3 — унифицированный бланк штатного расписания. Многие компании пользуются своим бланком: главное, чтобы в нём были все нужные сведения — подразделения, должности, число единиц, оклады. Можно ли обойтись без унифицированной формы, проверьте по тексту закона о бухгалтерском учёте.

Если ваша учётная система или контрагент просит конкретную форму, берите Т-3. При штате из нескольких человек и простых окладах хватит и своего бланка.

Мнение. Если сомневаетесь, берите Т-3: её знают все, и объяснять её не придётся. Свой бланк оправдан, когда вам нужны графы, которых там нет.

Образец скачивайте из справочной системы. Случайные сайты нередко публикуют старые или правленые версии.

Пример расписания для компании из 6 человек

Возьмём условную мастерскую: директор, бухгалтер, два менеджера по продажам, администратор и кладовщик. Все цифры ниже — условный пример, а не рекомендация по размеру оклада.

Условный пример: оклады вымышлены.

Проверим сумму: 90 000 + 70 000 + 120 000 + 50 000 + 55 000 = 385 000 ₽.

Факт. В штатном расписании нет фамилий: оно описывает места, а не людей. Поэтому должностей в таблице может быть меньше, чем сотрудников.

В эту сумму не вошли надбавки, премии, взносы и налоги: они считаются сверху. Ставки смотрите на сайтах ФНС и СФР.

Как составить штатное расписание: пять шагов

Этот порядок можно пройти за один вечер, если договоры с окладами под рукой.

1. Выпишите работу, которую нужно выполнять, и кто делает её сейчас.
2. Разбейте работу по подразделениям (оно может быть одно) и назовите должности простыми словами, теми же, что будут в договоре.
3. Определите число штатных единиц и оклады, сверьте их с трудовыми договорами.
4. Сведите всё в бланк, Т-3 или свой, и назначьте дату начала действия.
5. Утвердите расписание приказом.

Типичные ошибки:

• расписание не совпадает с договором, и возникает спор о должности или окладе;
• в таблицу вписали фамилии, и документ придётся переутверждать при каждой смене человека;
• в одной должности стоит вилка окладов без объяснения, откуда разница. Лучше развести такие случаи по разным должностям, например «менеджер» и «старший менеджер».

Результат проверяется просто: найдите в расписании каждого работника по должности и убедитесь, что оклад в договоре тот же.

Как утвердить штатное расписание: приказ и образец текста

Что написать в приказе

Расписание начинает действовать, когда руководитель подписывает приказ. Подписывает директор компании или ИП. Нужны ли подписи главного бухгалтера и кадрового работника, зависит от бланка и от того, есть ли такие должности. В малой компании часто достаточно подписи руководителя.

Образец приказа, реквизиты и числа в нём оставлены пустыми:

Приказ № __ от ..____

Утвердить и ввести в действие с ..____ штатное расписание в составе __ штатных единиц с месячным фондом оплаты труда __ рублей.

Директор ______ / подпись /

Дата начала действия в приказе нужна: от неё считают, с какого дня должности и оклады действуют. Номера приказов ведите по порядку.

Хранение и ознакомление работников

Срок хранения расписания и приказов устанавливает перечень сроков хранения документов, сверьте его с действующей редакцией.

Ознакомить работников с расписанием удобно подписью в самом приказе или в листе ознакомления. Точные требования к этому уточните у юриста.

Как изменить штатное расписание: приказ, работники, сокращение

Приказ об изменении или новое расписание

Если меняется одна-две позиции (добавили единицу, переименовали должность), выпускают приказ об изменении. Если меняется много, утверждают новое расписание целиком.

Образец приказа об изменении:

Приказ № __ от ..____

Внести с ..____ в штатное расписание изменения: ввести 1 штатную единицу менеджера по продажам с окладом __ рублей.

Директор ______ / подпись /

В нашем примере после такого приказа в мастерской станет 7 единиц и 445 000 ₽ окладов в месяц.

Что с теми, кто уже работает

Новая единица ни на кого не влияет, пока на неё никого не приняли. Иначе с изменением оклада или должности у работающего человека: простая смена таблицы не меняет его договор. Условия договора меняют по правилам Трудового кодекса. Сроки и порядок смотрите в статье кодекса об изменении определённых сторонами условий трудового договора.

Сокращение

Сокращение — отдельная процедура со своими правилами в Трудовом кодексе. Замена расписания людей не сокращает. В сложном случае обратитесь к юристу или бухгалтеру.

Выбираете режим налогов, когда в штате появляются люди? Почитайте, как работает АУСН и кому она подходит.

Если вы только открываете ИП или ООО и впервые берёте людей, начните со статьи о том, как открыть ИП или ООО и подготовить первые шаги по найму. Потом составьте расписание по пяти шагам, утвердите приказом и сверьте с договорами.

Частые вопросы

Можно ли включить в штатное расписание совместителей и сотрудников на неполную ставку?

Да. Должность записывают как обычно, а долю единицы (например, 0,5) указывают в графе с числом единиц. Совместитель занимает ту же должность, но работает по отдельному договору.

Входят ли в расписание сотрудники на удалёнке?

Да, если они работают по трудовому договору. Удалённый работник занимает штатную единицу так же, как офисный. Самозанятые и подрядчики в расписание не попадают.

Что подготовить, чтобы составить расписание за один вечер?

Список задач, которые сейчас делают сотрудники, трудовые договоры с окладами и выбранный бланк. С этим остаётся свести данные в таблицу и написать приказ.

Сколько работы останется после первого утверждения?

Расписание придётся обновлять, когда появляются новые единицы, меняются должность или оклад, и сверять его с договорами. Если людей мало, это занимает несколько минут на изменение.

Как проверить, что расписание составлено верно?

Возьмите любого работника: его должность и оклад из договора должны найтись в расписании. Затем проверьте, что итог в таблице равен сумме окладов по всем единицам.